· Fachbeitrag · Tax Tech
Braucht eine Kanzlei ein Mandantenportal?
von Alexandra Buba, M. A., Nürnberg, www.medientext.com
| In immer mehr Kanzleien dienen digitale Plattformen als zentrale Schnittstelle zwischen Kanzlei und den Mandanten. Sie erhoffen sich so eine effiziente, sichere und benutzerfreundliche Kommunikation mit den Mandanten. Außerdem befreit man die Mandanten und die Kanzlei so von starren Bürozeiten (Stichwort 4-Tage-Woche). Allerdings gibt es eine Fülle an Systemen. Der Beitrag will hier eine Orientierung liefern. |
Die wichtigsten Funktionen von Mandantenportalen
Mandantenportale bieten eine Reihe von Funktionen, die zu einer effizienteren Zusammenarbeit von Mandant und Kanzlei führen sollen. Drei Schwerpunkte kommen häufig vor:
- Belegorganisation: Mandanten können Belege für die Buchhaltung, Unterlagen für Steuererklärungen und andere relevante Informationen direkt über das Portal an die Kanzlei übermitteln, und zwar in der von der Kanzlei vorgegebenen Weise, um die Verarbeitung in der Kanzlei zu erleichtern.
- Kommunikationsfunktion: Mandantenportale dienen als zentraler Knotenpunkt für die Kommunikation zwischen Steuerberatern und Mandanten, wodurch Anfragen, Terminvorschläge und Kanzleinachrichten effizient ausgetauscht werden können. Automatische Portal-Benachrichtigungen informieren Mandanten über neue bereitgestellte Dokumente oder erinnern sie an noch nicht abgerufene Dateien. Gleichzeitig wird die Kommunikation mit dem Mandanten auch dokumentiert.
- Mandanten-Cockpit: Mandantenportale sind aber keine Einbahnstraße in Richtung Kanzlei. Steuerberater können ihren Mandanten über das Portal betriebswirtschaftliche Auswertungen, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen und andere wichtige Informationen für deren Unternehmensführung über das Portal zur Verfügung stellen.
Einige Anbieter gehen noch einen Schritt weiter und bieten Kanzlei und Mandant eine kollaborative Plattform, auf der die Mandanten Funktionen ihres Rechnungswesens organisieren können. Damit sind weitergehende Szenarien realisierbar, wie z. B. dass die Kanzlei bei einem Selbstbucher-Mandanten die Urlaubsvertretung in der Buchführung übernimmt oder sich in Zweifelsfragen aufschaltet.
Die Vorteile für Kanzlei und Mandanten
Die Vorteile für Kanzlei und Mandanten durch den Einsatz von Mandantenportalen sind schon fast spiegelbildlich. Beide profitieren von den einfacheren und schnelleren digitalen Arbeitsabläufen. In der Kanzlei entfallen z. B. manuelle Konvertierungsarbeiten bei den Belegen. Für den Mandanten ist es allemal einfacher und billiger einen Beleg zu digitalisieren als ihn mit der Post zu versenden. Die verschlüsselte Übertragung sensibler Daten über das Portal gewährleistet einen höheren Schutz als herkömmliche Kommunikationswege wie die E-Mail z. B., die auch schon mal an den falschen Adressaten geht.
Für beide Seiten wird darüber hinaus die Kommunikation erleichtert. Nachrichten, Dokumente, Beleganforderungen und Antworten darauf gehen nicht im allgemeinen Posteingang unter, sondern stehen gesammelt im Portal des Mandanten. Viele Servicefunktionen wie der Zugriff auf ein „Informations-Cockpit“ mit den Dokumenten und Informationen des Mandanten oder ein elektronischer Terminkalender und flexible Zugriffsmöglichkeiten auf das Portal von verschiedenen Geräten, einschließlich Smartphones, sind sicher für digital-affine Mandanten ein Herausstellungsmerkmal ihres Steuerberaters. Schließlich lassen sich neue Level in der Zusammenarbeit erreichen, was zu einer starken Bindung des Mandats an die Kanzlei führt.
Feature-Übersicht / Mandantenportale |
Sicherheit
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Dokumentenmanagement
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Kommunikation Kanzlei ‒ Mandant
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Zugriff und Verfügbarkeit
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Personalisierbarkeit/Modularität
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Kollaboration
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Controlling/Cockpit-Funktion
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Service-Funktion
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Integration mit anderen Systemen
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Die Qual der Wahl
Auf dem Markt für Mandantenportale gibt es eine Vielzahl von Anbietern, die unterschiedliche Lösungen mit verschiedenen Schwerpunkten anbieten, was die Auswahl nicht gerade erleichtert. Positiv interpretiert kann man aber auch sagen, dass diese Vielfalt es Steuerberatungskanzleien ermöglicht, ein Portal zu wählen, das am besten zu ihren spezifischen Anforderungen und den Bedürfnissen ihrer Mandanten passt. Im Folgenden findet sich eine subjektive Auswahl, wobei Wert darauf gelegt wurde, auch Entwicklungen von Berufsträgern vorzustellen.
Integration in die Vorsysteme des Mandanten?
Ganz klassisch digital zusammenarbeiten können DATEV-Berater und -Mandaten neben „Unternehmen online“ z. B. über die Steuerberater-Lösung der Scopevisio AG, wo Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Kassenblätter inklusive strukturierter Belegdaten in die Kanzleisoftware übertragen und alle Daten automatisch in die DATEV-Buchungsmaske übernommen werden.
Das klingt nicht sonderlich aufregend, doch nun lässt aufhorchen, dass die DATEV eG sich zuletzt mit der b4value.net GmbH und der von ihr entwickelten TRAFFIQX®-Technologie selbst in ein Daten- und Dokumentenaustauschnetzwerk eingekauft hat. Im Hinblick auf die Entwicklung der E-Rechnungspflicht in Deutschland und der zu einem späteren Zeitpunkt zu erwartenden Meldepflicht steuerrelevanter Rechnungsdaten möchte man profitieren, kommentierte die DATEV eG die Akquisition.
Etwas, das die DATEV zusammen mit „Finmatics“ auch bereits verspricht: Auf der Plattform soll der automatisierte Belegeingang mittels KI unsortierte Belegstapel sechsmal schneller digitalisieren, eine automatische Seitentrennung ohne Barcodes, Stempel oder Trennblätter erfolgen ebenso wie die automatische Belegtyperkennung. Dies funktioniere unabhängig vom Scan-Gerät. Die Tools für den Belegeingang seien flexibel: Scanner, Scan2Mail, mobile App, Hochladen oder Barbelege funktionierten. Für die KI-generierten Buchungsvorschläge würden Belegdetails automatisiert ausgelesen, Geschäftspartner automatisch erkannt und zugeordnet und fertige Buchungsvorschläge erstellt, inklusive selbstlernender Technologie im Hintergrund. Dabei bleibt die Frage offen, inwieweit Vorsysteme des Mandanten Teil der Kollaboration sein können ‒ vor allem in der Zukunft im Hinblick auf die E-Rechnung. Wesentlich wird sein, inwieweit es gelingt, diese Systeme in Zukunft anzubinden und mit der Kanzleisoftware zu integrieren. Denn dass der Weg der Daten vom Mandanten zur Kanzlei künftig mitnichten eine Einbahnstraße sein wird, zeigen bereits heute einzelne Beispiele. Datenvalidierung und -veredelung sind die Begriffe, um die sich das Geschäft künftig drehen wird.
Entwicklungen aus dem Berufsstand
Die Steuerberaterin Ines Scholz aus Zwickau nutzt ihren „Cheftresor“ (KP 24, 114) dafür, der Mandantschaft neue, nutzbare und niedrigschwellige Controlling-Dienstleistungen aufs Handy zu bringen. Die digitale Plattform ist so konzipiert, dass jeder Mandant sie so konfigurieren kann, dass er aktuell die Zahlen zuerst sieht, die ihn am meisten interessieren. Das können betriebswirtschaftliche Kennzahlen, offene Posten, nächste Steuerzahlung oder Details zu den Mitarbeitern wie Gehälter, Boni, Geburtstage oder Probezeit sein. Die Idee dahinter ist, dass die Daten dem Mandanten jederzeit als Entscheidungsgrundlage zur Verfügung stehen. Dazu werden z. B. die Ergebnisse der wochenaktuellen Buchhaltung übersichtlich und aktuell aufbereitet.
Auch „mein-paul.com“ will mehr: Die Plattform des Allgäuer Steuerberaters Peter Kusel lädt Mandantinnen und Mandanten nicht nur zum Chat ein, sondern versteht sich als gesamte Organisationslösung, inklusive Ticket-System für die Kanzlei und Echtzeit-Updates für die Mandantschaft. Herzstück ist die Dokumentenverwaltung („Am Anfang war der Beleg“), die unübersichtliche E-Mail-Threads und verlegte Dateien ablösen will. Peter Kusel, ursprünglich Steuerberater in der Birkenmaier & Kusel Steuerberatung, fand Business Angels für sein Software-Start-up und hat inzwischen mit seinen Co-Gründern Philipp Hüster und Thomas Fuhrmann ein Team von acht Mitarbeitenden aufgebaut. KI soll künftig dafür sorgen, dass die digitale Zusammenarbeit noch effizienter wird.
Interviewmodus zur Einkommensteuer
Wo in jedem Fall Optimierungspotenzial besteht, ist der nicht-dokumentenbasierte Informationsfluss zwischen Kanzlei und Mandantschaft mit einem Schwerpunkt rund um die Erklärung. Erkannt hat das etwa die TrustStone Software GmbH mit ihrer Lösung „kanzlei.land“. Die Plattform stellt unter anderem einen Einkommensteuer-Assistenten bereit. Dieser soll die Bearbeitungszeit minimieren, da die Abfrage der einkommensteuerrelevanten Daten und Unterlagen interviewbasiert erfolgt und für den Mandanten eine Checkliste erstellt wird. Der Upload von Unterlagen funktioniert auch über das Handy. Es existiert eine belegbasierte Kommentarfunktion für Rückfragen und Anmerkungen.
Daneben gibt es die altbekannte Dokumentenverwaltung und den -austausch, der auch über eine analoge Kommentarfunktion für Rückfragen und Anmerkungen verfügt, der Fibu-Belegaustausch enthält zusätzlich einen Erinnerungsservice zur Umsatzsteuervoranmeldung. Was „kanzlei.land“ ebenfalls abdeckt, ist der Lohn, wo häufig viel Händisches und Telefonisches zwar nicht unbedingt lange, aber dafür wiederholte Bearbeitungen notwendig macht. Die Plattform unterstützt dabei, neue Mitarbeiter komfortabler zu erfassen, enthält eine digitale Personalakte und einen Erinnerungsservice für die Bereitstellung aktueller Lohndaten.
Erinnern und Hürden abbauen
Generell verfestigt sich beim Blick auf die Plattformen der Eindruck, dass es manchmal gar nicht so sehr um technische Features und Funktionen geht, sondern um die Interaktion von Mensch und Maschine und dabei vor allem darum, den Mandanten und die Mandantin überhaupt und außerdem am besten zum richtigen Zeitpunkt auf die Plattform zu bekommen. Dieses Problem nimmt z. B. die Augsburger Conlance GmbH in den Blick.
Hier ist man sich der Tatsache bewusst, dass viele Mandanten nicht über einen DATEV-Zugang verfügen und will mit der Plattform bereits bestehende DATEV-Zugänge von Kanzleien ergänzen, Daten schlicht dort in die Verarbeitung spülen. Das angebotene Mandantenportal ist dabei per Login über die Webseite der Kanzlei zugänglich: Mit einem Passwort können sich Mandanten über ihr Smartphone anmelden, Dokumente abfotografieren und sicher auf das Portal hochladen. Dabei werden alle Dateien auf Viren und Fremdsoftware geprüft und verschlüsselt übertragen, so die schlichte, aber möglicherweise hilfreiche Kernleistung, auf die sich die Lösung konzentriert.
Chat und Kollaboration á la WhatsApp
Ganz anders der Ansatz der EXEC IT Solutions GmbH aus Ransbach-Baumbach. Sie nähert sich mit ihrer Plattform „Cocuun“ diesem Problem und will ihm Rechnung tragen, indem es seine Lösung ideell dem angleicht, was Mandantinnen und Mandanten aus privaten WhatsApp-Chats und Social Media-Anwendungen kennen. In gewisser Weise zielt die Plattform genau auf diese Nutzung ab: spontan, gerne, freiwillig und oft, weil es praktisch ist. Für das Messaging und die Kommunikation werden auf der Plattform Gruppen, Teams, Abteilungen und Mandanten geordnet zusammengebracht. Im Hintergrund sorgt ein Cloud-Speicher für den Dokumenten- und Datenaustausch. Zentral ist dabei nicht nur der Beleg oder das Dokument an sich, sondern die Abbildung von Geschäftsprozessen und Projekten. Deshalb gibt es Gruppenordner zu verschiedenen Themen, einfache Videokonferenzmöglichkeiten zu zweit und für Gruppen oder eine themenbezogene Rechtevergabe.
Zentrale Aufgabe: Daten einsammeln
Wieder mehr auf Technik und Führung setzt die Plattform 5FSoftware GmbH aus Regensburg. Hier bildet ein sogenannter Collector das Herzstück der Lösung, der beim Einsammeln der Belege und Unterlagen für Abschluss und Erklärung unterstützen soll. Dazu senden die Mandanten alle notwendigen Unterlagen an einen definierten Ordner im System, und zwar so sortiert, wie es vom Kanzleimitarbeitenden vorgegeben wurde: Sie arbeiten nach dem Login eine für sie angelegte interaktive Check-Liste mit angeforderten Dokumenten ab und laden diese danach in die Kanzlei-Cloud hoch. Für die Akte kann später auch ein Audit-Trail heruntergeladen werden.
Ein weiterer Bestandteil der Lösung sind sichere Datenräume für den flexiblen Austausch von Dokumenten oder die Zusammenarbeit und die Möglichkeit zum passwortgeschützten Teilen von Dokumenten ‒ mit Mandanten, aber auch mit Externen, die sich dazu nicht registrieren müssen. All dies wird lückenlos dokumentiert.
Mandanten-Onboarding mit Auftragserfassung
Ein damit verbundener Aspekt, bei dem Kanzleien durch eine stärkere digitale Einbindung der Mandantschaft ihr Honorarvolumen erhöhen können, ist neben der effizienten Prozessgestaltung als solcher auch die vollständige Auftragserfassung. Diese hat sich die Lösung „KanzleiFlow“ der Hamburger CODIAC Knowledge Engineering GmbH auf die Fahnen geschrieben. Dabei geht es im Wesentlichen um das Onboarding von Neumandantinnen und -mandanten. Dieses erfolgt digital und enthält unter anderem einen Dienstleistungskatalog, die strukturierte Auftragserstellung und den Steuerberatungsvertrag. Zentral ist die rechtssichere Abrechnung durch Bestätigung und insbesondere die Vermeidung von Nichtabrechnung von Zusatz- oder Sonderleistungen, da diese immer strukturiert digital vereinbart werden.
Auch das Bewerbermanagement kann über die Plattform digital organisiert werden. Dieser Aspekt führt zwar über die Funktion eines klassischen Mandantenportals hinaus, liefert im Hinblick auf die Fachkräftesicherung aber einen nicht zu unterschätzenden Organisations- und Imagevorteil.
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Ehe sich Kanzleien für eine bestimmte Plattform entscheiden, sollten sie prüfen, welche Ziele sie damit erreichen wollen. Die Beantwortung der folgenden Fragen ist dabei hilfreich:
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