· Fachbeitrag · Vor- und Nachteile einer „digitalen Buchführung“
Digitalisierung hereinspaziert!
von Christian Wenzel, B.A., Fürth
| Digitalisierung ‒ ein Schlagwort in aller Munde und zugleich das Top-thema auf der Agenda vieler Unternehmen. Denn neue Technologien entwickeln sich immer rasanter und machen die Veränderungen in einer zunehmend digitalen Welt unvorhersehbar. Daher müssen Unternehmen ihre Geschäftsmodelle auf den Prüfstand stellen und den Herausforderungen sowie den Chancen der digitalen Transformation professionell begegnen. |
Digitalisierung in steuerberatenden Kanzleien
Der digitale Wandel macht auch vor den Tätigkeitsfeldern des steuerberatenden Berufsstandes nicht halt und hat insbesondere Auswirkungen auf die Zusammenarbeit mit den Mandanten im Rahmen der Finanzbuchführung. Traditionelle, papierbasierte Arbeitsweisen zwischen Kanzlei und Mandant werden durch Cloud-Lösungen zunehmend obsolet. Der Gesetzgeber hat die Voraussetzungen hierfür längst geschaffen. Die Implementierung einer digitalen Buchführung bietet für Steuerkanzleien eine wesentliche Gestaltungsmöglichkeit, um diesem Wandel adäquat zu begegnen. Doch welche Vor- und Nachteile sowie welche Chancen und Risiken sind mit einem digitalisierten Buchhaltungsprozess, also einer digitalen Buchführung, für den steuerberatenden Berufsstand verbunden?
PRAXISHINWEIS | Der Begriff „digitale Buchführung“ bezeichnet den Prozess der Finanzbuchführung, bei dem die Zusammenarbeit zwischen dem Mandanten und der Kanzlei, die die Buchführung für diesen erstellt, losgelöst von papierbasierten Belegen, auf Basis digitaler Belege erfolgt. Dabei werden die Belege über eine Cloud-Plattform digital ausgetauscht (vgl. Greulich, Stephan; Riepolt, Johannes: Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen: Kompakter Einstieg in die rechtlichen Grundlagen ‒ Vom Beleg bis zur Betriebsprüfung, Nürnberg: DATEV Verlag, 2016, S. 60). |
Eine vom Verfasser im Sommer 2016 durchgeführte Studie mit dem Titel Digitalisierung in steuerberatenden Kanzleien: Eine empirische Analyse zur digitalen Buchführung (vgl. Christian Wenzel: Digitalisierung in steuerberatenden Kanzleien: Eine empirische Analyse zur digitalen Buchführung, Norderstedt: BoD, 2017), an der sich über 680 Steuerkanzleien beteiligt haben, gibt Antworten auf diese Frage und bietet darüber hinaus einen Einblick in den Status quo der digitalen Buchführung. Im vorliegenden Artikel werden die deskriptiven Ergebnisse dieser Studie zusammenfassend dargestellt.
Umsatzpotenziale
Die Kernkompetenz steuerberatender Kanzleien liegt in der Befugnis zur geschäftsmäßigen Hilfeleistung in Steuerangelegenheiten. Das Steuerberatergesetz (StBerG) schafft mit den sog. Vorbehaltsaufgaben eine gewisse monopolistische Stellung für deklaratorische Tätigkeiten am Markt, die im Grunde das Brot- und Buttergeschäft der Kanzleien darstellen. Dazu zählt auch die Erstellung der Finanzbuchhaltung für Mandanten mit einem Anteil von etwa 30 % am Kanzleiumsatz. Die DATEV eG prognostiziert, dass insbesondere das Honorarpotenzial der Buchhaltung, vor allem bedingt durch den technologischen Fortschritt, in Zukunft abnehmen wird (vgl. Mayr, Robert: Jahrespressekonferenz der DATEV eG vom 7.7.17). Die Untersuchungsergebnisse zeigen, dass der Berufsstand dieser Prognose bisher zu wenig Beachtung schenkt, denn die Befragten schätzen das Umsatzpotenzial dieser Dienstleistung als eher unverändert ein ‒ mit einer nur leichten Tendenz zur Abnahme (s. Abb. 1).
Abb. 1: Umsatzpotenzial Finanzbuchführung in den nächsten fünf Jahren (n = 683)
Wenn deklaratorische Tätigkeiten, insbesondere Erfassungstätigkeiten bei der Buchführung, in Zukunft zunehmend an Bedeutung verlieren, bedarf es des Ausbaus weiterer Beratungsprodukte, die für die Kanzlei Erträge generieren. Mit „Steuerberatung 2020“ forciert die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) den Ausbau von vereinbaren Tätigkeiten ‒ insbesondere die Professionalisierung der betriebswirtschaftlichen Beratung ‒ als Handlungsfeld zur Umsetzung einer zukunftsfähigen Steuerkanzlei (vgl. Bundessteuerberaterkammer KdöR: Steuerberatung 2020: Veränderungsnotwendigkeit, Veränderungsmöglichkeiten und Handlungsfelder, Berlin, 2014, S. 14).
Obwohl der Umsatzanteil von vereinbaren Tätigkeiten bisher kaum Bedeutung hat, misst ein Großteil der Befragten dem Umsatz aus betriebswirtschaftlicher Beratung für die nächsten fünf Jahre Wachstumspotenzial bei (s. Abb. 2).
Abb. 2: Umsatzpotenzial betriebswirtschaftliche Beratung in den nächsten fünf Jahren (n = 675)
Rund um die Digitalisierung
Es müssen also freie Ressourcen für das Thema Beratung geschaffen werden! Denn nur so können die Voraussetzungen dafür geschaffen werden, dass aus eigener Kraft weitere Beratungsfelder ausgebaut und Erträge generiert werden. Daher ist es unabdingbar, bestehende Prozesse unter Zuhilfenahme digitaler Technologien zu vernetzen und effizienter zu gestalten. Die Implementierung einer digitalen Buchführung ist ein fundamentaler Baustein, um dies zu erreichen.
Trotz der bei Unternehmen steigenden Beliebtheit von Cloud-Lösungen nimmt über die Hälfte der Steuerkanzleien bisher wenig oder gar keine Nachfrage zum Thema digitale Buchführung durch ihre Mandanten wahr. Hieran wird deutlich, dass es der aktiven Ansprache seitens der Kanzlei bedarf, um die Möglichkeiten und Vorteile einer digitalen Zusammenarbeit via Cloud-Plattform für beide Seiten aufzuzeigen.
Jedoch zeigt die von über 50 % der Steuerkanzleien präferierte Option der Belegübergabe ‒ der Pendelordner ‒, dass die konventionelle Zusammenarbeit mit Mandanten im Rahmen der Finanzbuchführung für viele Kanzleien noch zu stark im Fokus steht. Dabei stellt sich auch die Frage, wie die Kanzleien ihre eigenen Kanzleiprozesse abbilden.
Laut den Umfrageergebnissen erledigt knapp über die Hälfte (55,2 %) der befragten Kanzleien ihre eigene Kanzleibuchhaltung bereits überwiegend mit digitalen Belegen; mit Papierbelegen arbeiten hingegen 44,8 % der Kanzleien. Diese Zahlen zeigen, dass in den kanzleieigenen Prozessen papierbasierte Arbeitsweisen noch deutlich im Vordergrund stehen.
Beachtlich ist jedoch, dass die Mehrheit (64,6 %) der Kanzleien angab, bereits eine Online-Plattform zum digitalen Belegaustausch im Rahmen der Finanzbuchführung mit ihren Mandanten im Einsatz zu haben. Allerdings liegt die Quote der Mandanten, mit denen die Cloud-Plattform bereits genutzt wird, im Schnitt (Median) bei nur 10 %. Die zwei häufigsten Gründe, warum eine digitale Buchführung bisher nicht zum Einsatz kam, sind zum einen die Ablehnung durch Mandanten aufgrund des Mehraufwands für den Scanvorgang der Belege und zum anderen Handlingschwierigkeiten durch Mandanten und/oder Kanzleimitarbeiter.
Vorteile und Chancen ‒ Nachteile und Risiken
Mit der Digitalisierung sind neben Chancen auch gewisse Risiken verbunden. Die folgenden Tabellen veranschaulichen die Relevanz der Vorteile und Chancen sowie der Nachteile und Risiken der digitalen Buchführung aus Perspektive der befragten Steuerkanzleien (zur Bestimmung der Relevanz wurden den Werten der Intervallskala [1 = trifft voll und ganz zu bis 6 = trifft überhaupt nicht zu] folgende Ausprägungsformen zugewiesen: 1: +++ = sehr hohe Relevanz; 2: ++ = hohe Relevanz; 3: + = mäßige Relevanz; 4: - = geringe Relevanz; 5: -- = sehr geringe Relevanz; 6: --- = keine Relevanz). Dabei lässt sich jedoch feststellen, dass die Chancen und Vorteile überwiegen, da sie von allen Befragten als zutreffender beurteilt wurden als die Nachteile und Risiken; diesen wird also durchschnittlich eine geringere bzw. unzutreffendere Bedeutung beigemessen.
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Vorteil/Chance | Relevanz | |
hohe Relevanz | Verbesserung der Suchläufe(sofortiger Datenzugriff bei Erfordernis) | ++ |
Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten | ++ | |
Verbesserung der Belegablage | ++ | |
Effizientere Abwicklung der Jahresabschlusserstellung | ++ | |
Effizienzsteigerung beim Buchhaltungsprozess | ++ | |
Einsparungspotenzial bei Druck- und Versandkosten | ++ | |
mäßige Relevanz | Qualitätssteigerung der Finanzbuchhaltung | + |
Entlastung des Arbeitsaufkommens um den Umsatzsteuertermin | + | |
Stärkung der Mandantenbindung | + | |
Einfachere Fallübernahme bei Vertretung oder Krankheit von Kanzleimitarbeitern | + | |
Steigerung der Attraktivität der Kanzlei bei der Personalsuche | + | |
Ausbau der betriebswirtschaftlichen Beratung durch zusätzliche Auswertungsmöglichkeiten | + | |
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Nachteil/Risiko | Relevanz | |
Mäßige Relevanz | Hoher Implementierungsaufwand für Anpassung des Prozesses | + |
Hoher administrativer Aufwand beim Mandanten | + | |
Rechtssicherheits- und Datenschutzbedenken innerhalb des Prozesses | + | |
Hoher administrativer Aufwand in der Kanzlei | + | |
Abhängigkeits- und Ausfallrisiko des Softwarelieferanten | + | |
Honorardiskussionen | + | |
Softwareprobleme | + | |
Schlechte Beleg-Qualität führt zu Aufwand und Problemen bei der Einhaltung des Steuertermins | + | |
Geringe Relevanz | Akzeptanzprobleme bei den Kanzleimitarbeitern | - |
Schwächung der persönlichen Beziehung zu Mandanten | - | |
Fehlender Mehrwert gegenüber herkömmlicher Buchführung | - | |
Fazit und Ausblick
Die Digitalisierung wird die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant grundlegend verändern. Neue Technologien entwickeln sich immer rasanter. So ist eine automatisierte Buchhaltung auf Basis von künstlicher Intelligenz längst keine Science-Fiction mehr. Um die Zukunftsfähigkeit ihrer Kanzleien sicherzustellen, müssen sich die Berufsträger den Herausforderungen der rapide fortschreitenden Digitalisierung stellen. Die Etablierung einer digitalen Buchführung stellt dabei eine wesentliche Gestaltungsmöglichkeit dar, um dem digitalen Wandel adäquat zu begegnen. Die Ergebnisse der empirischen Studie zeigen, dass die Vorteile und Chancen eines digitalisierten Buchhaltungsprozesses die Nachteile und Risiken deutlich überwiegen. Jedoch zeigt sich anhand der geringen Quote (10 %) der digitalisierten Buchhaltungsmandate auch, dass hier noch bedeutendes Potenzial zum weiteren Ausbau der digitalen Buchführung besteht. Nur wenn dieses Potenzial auch ausgeschöpft wird, vermag der Berufsstand der Steuerberater von den Vorteilen und Chancen wirklich zu profitieren und sich den Weg in eine digitale Zukunft zu ebnen.
Letztlich geht es immer um die Generierung adäquater Beratungsumsätze. Einen eminent wichtigen Beratungsanlass bieten beispielsweise Banktermine der Mandanten bei einer Finanzierung oder Umschuldung. Der Bankberater wird den Mandanten ohne handfeste Finanzplanung keine Mittel zur Verfügung stellen; und hier stellt sich die Frage: Wer, wenn nicht die Steuerkanzlei, kann ihren Mandanten auf Basis von dessen Buchhaltungsdaten besser beraten? Einen fundierten Ausblick auf die Zukunft eines Unternehmens gibt schließlich dessen Liquiditäts-, Ertrags- und Bilanzplanung. Digitale Buchführungsprozesse sind hier von unschätzbarem Wert, da nur sie die tagesaktuelle und laufende Überwachung (Soll-Ist, Liquidität) effizient sicherstellen und somit ein schnelles Eingreifen ermöglichen.
