· Fachbeitrag · Entgeltfortzahlung
Zu lange Lohn fortgezahlt: Rückabwicklung lohnsteuerlich und abgabenrechtlich sicher meistern
| Immer wieder kommt es vor, dass Arbeitgeber einem Arbeitnehmer versehentlich zu viel Lohn auszahlen. Sowohl die Überzahlung als auch die eventuell spätere Rückzahlung vom Arbeitnehmer stellen die Lohnbuchhaltung vor einige Probleme. Der Beitrag greift die Frage eines Lesers auf, wie der Arbeitgeber eine zu Unrecht gezahlte Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall in der Lohnabrechnung korrekt abwickeln kann. |
Auszahlung führt zum Lohnzufluss
Auch eine Lohnüberzahlung - zum Beispiel im Rahmen einer ungerechtfertigten Fortzahlung im Krankheitsfall - gilt im Zeitpunkt der Überweisung bzw. Auszahlung als zugeflossener Arbeitslohn (BFH, Urteil vom 4.5.2006, Az. VI R 17/03; Abruf-Nr. 062208). Etwas anderes gilt grundsätzlich nur bei einer Unterschlagung und anderen rechtswidrigen Handlungen des Arbeitnehmers (BFH, Urteil vom 13.11.2012, Az. VI R 38/11; Abruf-Nr. 130550). Der Zufluss kann weder durch spätere Rückzahlungen noch durch die Geltendmachung von Forderungen ungeschehen gemacht werden.
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Ein Arbeitnehmer (Steuerklasse I, Monatslohn 4.000 Euro) ist 2014 wiederholt krank. Von Anfang September bis Ende 2014 fällt er krankheitsbedingt komplett aus. Sein Arbeitgeber zahlt ihm bis zum 17. September 2014 den Lohn fort. Die Abrechnung sah wie folgt aus:
Später teilt die Krankenkasse dem Arbeitgeber mit, dass eine Fortsetzungserkrankung vorgelegen und die Pflicht zur Lohnfortzahlung bereits am 4. September 2014 geendet habe. Daraufhin korrigiert der Arbeitgeber im Oktober die Lohnabrechnung für September 2014: Lohnfortzahlung 571,43 Euro, Sozialversicherungsanteil 112,39 Euro, keine Lohnsteuer, Auszahlungsbetrag 459,04 Euro. Der Arbeitgeber fordert den Arbeitnehmer auf, den Differenzbetrag von 1.073,65 Euro auszugleichen. |
Korrektur der Überzahlung in der Sozialversicherung
Die Sozialabgaben sind rückwirkend für September zu korrigieren. Beiträge entstehen nur auf die korrigierte Lohnzahlung von 571,43 Euro. Der Arbeitgeber erhält die Differenzen beim Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil von der Krankenkasse erstattet. Als beitragspflichtiges Jahresarbeitsentgelt sind 32.571,43 Euro zu melden (8 x 4.000 Euro plus 571,43 Euro).
Korrektur der Überzahlung bei der Lohnsteuer
Für die Lohnsteuer bleibt es bei der ursprünglichen Versteuerung für den September 2014. Eine Korrektur hängt davon ab, ob und wann der Arbeitnehmer die Überzahlung ausgleicht.
- Arbeitnehmer überweist im November 1.073,65 Euro an den Arbeitgeber:
- Nun muss der Arbeitgeber die Lohnabrechnung auch steuerlich korrigieren. Daraufhin wird das Finanzamt die zuviel gezahlte Lohnsteuer einschließlich Solidaritätszuschlag in Höhe von 297,87 Euro dem Arbeitgeber zurückerstatten. Die Lohnsteuerbescheinigung 2014 weist einen Jahreslohn von 32.571,43 Euro aus (8 x 4.000 Euro plus 571,43 Euro). Dieser Betrag wird in der Einkommensteuer-Erklärung des Arbeitnehmers angesetzt.
- Verrechnung der Rückforderung mit einer anderen Lohnzahlung:
- In der Regel wird der Arbeitgeber den Rückforderungsbetrag mit weiteren Lohnzahlungen oder sonstigen Bezügen - zum Beispiel einem Weihnachtsgeld - verrechnen. In diesem Fall darf er die Lohnsteuer auf den verminderten Arbeitslohn berechnen. Im Beispiel legt er den Berechnungen für die Lohnsteuer den neu zu gewährenden Bruttolohn abzüglich der Bruttorückforderung von 1.714,28 Euro zugrunde (abgerechnete 2.285,71 Euro abzüglich zugestandene 571,43 Euro). In der Sozialversicherung ist das Arbeitsentgelt bereits im September zu korrigieren.
- Keine Rückzahlung vom Arbeitnehmer in 2014:
- Es bleibt beim steuerpflichtigen Arbeitslohn von 34.285,71 Euro (8 x 4.000 Euro plus 2.285,71 Euro). Dieser ist auf der Jahreslohnsteuerbescheinigung anzugeben (BFH, Urteil vom 4.5.2006, Az. VI R 17/03; Abruf-Nr. 062208). Da eine Korrektur der Lohnsteueranmeldung für 2014 nicht mehr zulässig ist, erhöht sich der Rückforderungsbetrag des Arbeitgebers auf 1.371,52 Euro (Nettodifferenz 1.073,65 Euro plus abgeführte Steuern 297,87 Euro). Sobald der Arbeitnehmer den Betrag überweist, liegt bei ihm negativer Arbeitslohn vor (BFH, Urteil vom 4.5.2006, Az. VI R 33/03; Abruf-Nr. 062758).
Wichtig | An der ursprünglichen Versteuerung und Bescheinigung der 34.285,71 Euro für 2014 ändert sich auch nichts mehr, wenn der Arbeitnehmer trotz Beitreibungsversuchen des Arbeitsgebers die Lohnüberzahlung nicht zurückzahlt und der Arbeitgeber den Rückzahlungsanspruch beispielsweise in der Bilanz zum 31. Dezember 2015 aufwandswirksam ausbucht. Ein geldwerter Vorteil durch den Verzicht auf die Rückforderung würde nur entstehen, wenn bisher kein Zufluss erfolgt wäre. Dieser lag 2014 mit der überhöhten Zahlung aber vor. Damit hätte die fehlende Rückzahlung des Arbeitsnehmers keine weiteren lohnsteuerlichen Konsequenzen mehr.
Weiterführender Hinweis
- Beitrag „Mit häufigen Krankmeldungen richtig umgehen“, LGP 9/2014, Seite 160; im Archiv auf lgp.iww.de
