19.04.2024 · Fachbeitrag · Digitalisierung

Sieben Tipps zur geschäftlichen E-Mail-Signatur

| Eine rechtlich sichere E-Mail-Signatur hinzubekommen, ist gar nicht so leicht: Entweder fehlen wichtige Angaben oder es sind falsche enthalten. Nachfolgend einige Tipps, die bei der Erstellung der geschäftlichen E-Mail-Signatur beachtet werden sollten. |

1. Für welche Unternehmen gilt die Pflicht?

Im Handelsregister eingetragene Unternehmen müssen bei der Ausgestaltung der Geschäftsbriefe besondere gesetzliche Vorschriften wahren. Daher sind unter anderem folgende Gewerbetreibenden verpflichtet, eine E-Mail-Signatur vorzuhalten:

• Im Handelsregister eingetragene Einzelunternehmer

• Offene Handelsgesellschaft (OHG)

• Kommanditgesellschaft (KG)

• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und Unternehmergesellschaft (UG haftungsbeschränkt)

• Aktiengesellschaft (AG)

• Genossenschaften (Gen)

Und was ist mit Kleingewerbetreibenden, Freiberuflern, GbRs? Auch die müssen eine haben, denn es kommt nicht darauf an, ob ein Eintrag im Handelsregister vorliegt, sondern nur, ob der Versender der E-Mail gewerblich, also nicht mehr privat, tätig ist. Ebenso kann sich die Pflicht zur E-Mail-Signatur auch aus § 2 Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV) ergeben.

2. Welche rechtlichen Vorgaben gibt es für die E-Mail-Signatur?

Für geschäftliche E-Mails gelten dieselben gesetzlichen Pflichtangaben wie für einen Geschäftsbrief. Eine rechtlich korrekte E-Mail-Signatur in Deutschland muss bestimmte Informationen enthalten, um den gängigen Standards zu entsprechen. Betroffen von dieser Pflicht sind alle natürlichen und juristischen Personen, die im Handelsregister eingetragen sind, sowie einige Freiberufler durch ihre Berufsordnungen. Zu den Pflichtangaben gehören u.a.:

• Name und Funktion des Absenders sowie der Name des Unternehmens oder der Organisation

• Rechtsformzusatz

• Sitz des Unternehmens bzw. Unternehmers, bzw. Ort der Handelsniederlassung (also ladungsfähige Anschrift der Firma)

• Das zuständige Registergericht und die Registernummer

• Namen von Vorstandsmitgliedern und Geschäftsführern sowie gegebenenfalls Aufsichtsratsvorsitzenden

Zusätzlich sollten Kontaktinformationen wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse angegeben werden. Sie sind zwar keine Pflichtangaben, aber längst Standard und verunsichern den Empfänger eher, wenn sie fehlen.

Die Pflichtangaben unterscheiden sich je nach Rechtsform. So gelten zum Beispiel für ein nicht im Handelsregister eingetragenes Einzelunternehmen andere Vorgaben als für eine Offene Handelsgesellschaft (OHG).

3. Reicht auch ein Link auf das Impressum?

Ein Link in der E-Mail, der auf das Impressum auf der Website des Versenders verweist oder eine angehängte elektronische Visitenkarte (V-Card), erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht.

4. Hinweis auf Vertraulichkeit

In vielen E-Mail-Disclaimern wird auf die unbefugte Weitergabe der E-Mail hingewiesen. Dies kann in etwa so aussehen: „Diese E-Mail enthält vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen. Wenn Sie nicht der richtige Adressat sind, oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte den Absender und löschen Sie diese Mail. Das unerlaubte Kopieren sowie die unbefugte Weitergabe dieser E-Mail und der darin enthaltenen Informationen sind nicht gestattet.“

Hinweise auf die Vertraulichkeit stellen in der Regel sogenannte Disclaimer dar. Disclaimer sind rechtlich nicht verbindlich. Denn nach überwiegender Ansicht handelt es sich bei E-Mail-Disclaimern um Allgemeine Geschäftsbedingungen. Als solche müssten sie dem Empfänger bereits vor dem Öffnen der E-Mail zugänglich gemacht werden, um eine Wirkung zu entfalten. Dem Empfänger muss die Möglichkeit gegeben werden, vor der Lektüre der E-Mail von den Bestimmungen des Disclaimers Kenntnis zu erlangen, um ihnen zustimmen oder sie ablehnen zu können. Da der E-Mail-Disclaimer in der Regel am Ende der E-Mail angehängt wird, wird diese Voraussetzung gerade nicht erfüllt.

Auch der Hinweis, dass der Inhalt der E-Mail vertraulich ist, führt nicht zu Ansprüchen gegen den Empfänger, falls dieser den Inhalt veröffentlicht. Das Oberlandesgericht Saarbrücken wies in seinem Urteil vom 13.6.12 (5 U 5/12-2) darauf hin, dass der Disclaimer am Ende einer E-Mail lediglich eine einseitige Erklärung darstelle. Er sei deshalb keinesfalls geeignet, den Empfänger rechtlich dazu zu verpflichten, dass er die Weitergabe der E-Mail unterlässt.

5. Hinweis auf den Datenschutz

Sie müssen sicherstellen, dass jeder Betroffene zum Zeitpunkt der Datenverarbeitung auch entsprechend über diese informiert wird. Gehen Sie in zwei Schritten vor:

• Fügen Sie in Ihrem Datenschutzhinweis auf Ihrer Website ein eigenes Kapitel zum Thema „Kontaktaufnahme“ ein. Hier beschreiben Sie auch die Kontaktaufnahme via „E-Mail“.

• Dann sollten Sie in Ihrer E-Mail-Signatur einen Hinweis auf Ihre Datenschutzbestimmungen nach DSGVO geben und diesen entsprechend verlinken. Hier können Sie den Link auf den Datenschutzhinweis auf Ihrer Website setzen. Weisen Sie mit einem Vermerk (z.B. „Hinweise zu unserem Datenschutz finden Sie hier“) auf den Link hin.

WICHTIG: Sie sind als Verantwortlicher verpflichtet, Informationspflichten dort vorzuhalten, wo in der Regel personenbezogene Daten verarbeitet werden. Es macht Sinn, mindestens drei Kategorien der Betroffenen einzubinden:

• Informationspflichten für Kunden

• Informationspflichten für Bewerber

• Informationspflichten für Interessenten

Daher können Sie auch bei der ersten Kontaktaufnahme den Kunden oder Bewerbern dieses Dokument mitschicken. Auch können Sie in Ihrer E-Mail-Signatur am Ende einen Link einbauen, der auf die entsprechenden Dokumente verweist. Weisen Sie mit einem Vermerk (z.B. „unsere Informationspflichten finden Sie hier“) auf den Link hin.

6. Hinweis auf soziale Netzwerke

Häufig finden sich in den Signaturen auch Hinweise auf die eigenen Onlinepräsenzen, wie z.B. Links zur Webseite, zu Facebook oder/ und Twitter. Diese werden wohl zulässige Informationen darstellen.

7. Werbung in der Signatur? Besser nicht!

Bei Werbung in der Signatur droht eine Abmahnung, da diese als Werbung verstanden werden könnte ‒ und wer Werbung per E-Mail versendet, sollte vorher eine Einwilligung des Empfängers haben.

So befasste sich das Kammergericht (KG) Berlin (15.9.21, 5 U 35/20) mit der Frage, ob in einer E-Mail-Signatur bereits Werbung enthalten war, ohne dass eine wirksame Einwilligung hierfür vorgelegen hat. Ein Unternehmen hatte seinem Kunden zwei E-Mails gesendet, die zwar inhaltlich auf die Vertragsabwicklung Bezug genommen hatten, aber jeweils den folgenden Zusatz enthielten: „XXXXX. Organisiert, denkt mit, erledigt. Nutzen Sie www.XXXXX.de“

Der Kunde und spätere Kläger war der Ansicht, dass es sich dabei bereits um Werbung gehandelt habe. Das Kammergericht gab ihm Recht. Es reiche zwar nicht aus, wenn die unerwünschte Werbung die Interessen des Klägers nur vergleichsweise geringfügig beeinträchtige. Das Hinzufügen von Werbung zu einer im Übrigen zulässigen E-Mail-Nachricht sei allerdings keine solche Bagatelle, dass eine Belästigung des Nutzers ausgeschlossen wäre, denn zumindest müsse sich der Nutzer gedanklich mit den werblichen Elementen beschäftigen.

Fazit des Gerichts: Es komme nicht auf den Gesamtanteil der Werbung an der Mail an. Vielmehr müsse eine solche Mail unabhängig davon generell als Werbung qualifiziert werden, wenn sie einen werblichen Zusatz enthält.

Nachfolgend einige Punkte, die Sie beachten sollten:

• Hinweise zu Kundenzufriedenheitsumfragen: Auch Kundenzufriedenheitsumfragen können Werbung sein. So entschied das Amtsgericht Bonn (9.5.18, 111 C 136/17), dass Kundenzufriedenheitsumfragen, die in der E-Mail-Signatur platziert wurden, eine unzulässige Werbung darstellen. Folglich konnte ein solches Fehlverhalten abgemahnt werden. Nach Auffassung des Gerichts fällt schon die Aufforderung zur Teilnahme an Produktumfragen unter den Begriff der Werbung, da sie der Absatzförderung von Produkten zumindest mittelbar dient.

• Aber auch Hinweise auf erhaltene Auszeichnungen, Veranstaltungen, Messeteilnahmen oder auf Spenden an gemeinnützige Organisationen kommen als Werbung bzw. werbeähnlicher Inhalt in Betracht.

• Zudem können nach Auffassung des BGH auch bereits Hinweise auf kostenlose Zusatzdienste „mittelbare Absatzwerbung” darstellen.

• Hingegen stellt die bloße Verwendung eines Firmenlogos grundsätzlich keine Absatzförderung und damit auch keine Werbung dar. Nach Ansicht des Amtsgericht Bonn (siehe oben) darf das Logo sogar mit der Unternehmenswebsite verlinkt werden (auch so Amtsgericht Frankfurt a. M. 2.10.17, 29 C 1860/17 (81)).

• Dementgegen fallen Siegel oder Zertifikate unter den Werbebegriff. Zwar sollen diese je nach Inhalt des Siegels oder Zertifikats Aufschluss über die Qualitätsstandards eines Unternehmens geben. Allerdings sind diese zumindest mittelbar darauf gerichtet, durch Hinweis auf die Qualität den Absatz des Produktes zu fördern.

PRAXISTIPP | Als Unternehmen sollten Sie vor dem Hintergrund dieser sehr weiten Auffassung von Werbung oder werblichen Inhalten alle verwendeten E-Mailsignaturen prüfen.

Quelle: ID 50003068