10.01.2011 | Neues zu E-Mail, Fax und Co.

Elektronische Rechnungen: Wichtiges zu Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug

Die elektronisch übersandte Rechnung wird im Geschäftsleben zunehmend zum Standard. Doch Vorsicht: Viele dieser Rechnungen genügen nicht den gesetzlichen Vorgaben. Lesen Sie daher nachfolgend, worauf Sie in punkto elektronische Rechnungen unbedingt achten sollten.  

Anforderungen an eine elektronische Rechnung

Elektronisch übersandte Rechnungen sind insbesondere die an eine E-Mail angehängte Rechnung und die aus einem oder an einen Computer gefaxte Rechnung. Eine nur von Faxgerät zu Faxgerät übersandte Papierrechnung ist zwar elektronisch übermittelt worden, muss aber nicht die Kriterien einer elektronischen Rechnung erfüllen, auf die wir nachfolgend eingehen werden.  

Eingangsrechnungen per E-Mail

In der Praxis ist es üblich, zur Abrechnung eine (einfache) pdf-Datei des Rechnungsdokuments anzuhängen. Diese ist nicht fälschungssicher und genügt nicht für den Vorsteuerabzug!  

Das Problem: Wird die Rechnung mit einem Farbdrucker ausgedruckt, erweckt sie den Eindruck einer Originalrechnung. Folge: Der Rechnungsempfänger kann die Vorsteuer erst einmal ziehen. Spätestens aber bei einer Betriebsprüfung muss er damit rechnen, dass ihm der Prüfer den Vorsteuerabzug streicht und Strafzinsen berechnet.