· Fachbeitrag · Forderungsmanagement
Ausbleibendes Honorar: So mahnen Sie richtig!
von RA Christoph Mischok, LL.M., Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht, Berlin und RA Dr. Mirco Peter Hirsch, Berlin
| Außenstände belasten Ihre Liquidität, führen zu Zinsverlusten und verursachen weitere Kosten, schlimmstenfalls bedrohen sie Ihre Existenz. Für jedes Planungsbüro ist es daher von eminenter Bedeutung, Außenstände schnell zu realisieren. Viele Büros scheuen davor zurück, Auftraggeber an ihre Zahlungsverpflichtung zu erinnern, weil sie befürchten, dass dies den Auftraggeber verschrecken könnte. Tatsächlich ist das Gegenteil richtig! Ein gut geführtes Rechnungs- und Mahnwesen ist stets auch Ausdruck von Professionalität und wird vom Auftraggeber als Zeichen für ein gutes Management gewertet. Mahnen Sie deshalb ab sofort richtig. |
Die Rechnungsstellung
Werden Rechnungen nicht gezahlt, müssen Forderungen letztlich mithilfe eines Rechtsanwalts und der Gerichte durchgesetzt werden. Gerichte und Anwälte arbeiten aber nicht umsonst. Und damit Ihr Büro auf diesen Kosten nicht am Ende sitzen bleibt, ist es erforderlich, den Kunden in Verzug zu setzen, bevor ein Anwalt oder das Gericht eingeschaltet werden. Hierzu gibt es mehrere Wege. Der einfachste besteht darin, die Inverzugsetzung schon mit der Rechnungsstellung selbst vorzubereiten.
Beachten Sie | Weit verbreitet ist es, in dem Schreiben, mit dem die Rechnung übersandt wird, ein Zahlungsziel anzugeben, bei dessen Überschreitung automatisch Verzug eintreten soll. l
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„Rechnung zahlbar bis zum X.X.“ |
Aber Achtung: In den meisten Fällen ist die Angabe eines Zahlungsziels nicht ausreichend, um den Kunden in Verzug zu setzen. Nach Auffassung des BGH vermag nämlich die Übersendung einer Rechnung mit der einseitigen Bestimmung eines Zahlungsziels durch den Gläubiger (= Ihr Büro) keinen Verzug des Schuldners zu begründen (BGH, Urteil vom 25.10.2007, Az. III ZR 91/07; Abruf-Nr. 073629).
Mit anderen Worten: In solchen Fällen müssten Sie trotzdem mahnen, um den Auftraggeber in Verzug zu setzen. Denn die Bestimmung eines Zahlungsziels muss, wenn sie wirksam sein soll, zuvor durch Rechtsgeschäft - in der Regel also in dem zugrunde liegenden Vertrag oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen - getroffen worden sein.
PRAXISHINWEIS | Wir empfehlen deshalb einen anderen - genauso einfachen aber rechtssicheren - Weg, Auftraggeber in Verzug zu setzen. Weisen Sie in der Rechnung darauf hin, dass er automatisch in Zahlungsverzug kommt, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Rechnung zahlt. Dieser explizite Hinweis auf den Verzugseintritt ist insbesondere deshalb erforderlich, weil viele Auftraggeber (zum Beispiel der klassische Häuslebauer) „Verbraucher“ im Sinne des BGB sind und automatischer Verzug nach der 30-Tages-Regel nur dann eintritt, wenn in der Rechnung explizit auf diesen Umstand hingewiesen wird. |
Formulierungsvorschlag / Automatischer Zahlungsverzug |
Diese Rechnung ist innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungseingang zu zahlen. Es wird darauf hingewiesen, dass der Rechnungsempfänger automatisch in Verzug kommt, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang dieser Rechnung leistet (§ 286 Abs. 3 Satz 1 BGB). |
Die Mahnung
Haben Sie Ihrer Rechnung den oben genannten Hinweis beigefügt, bedarf es im Falle einer Überschreitung der Zahlungsfrist von 30 Tagen ab Zugang der Rechnung keiner Mahnung mehr, um beim Auftraggeber Verzugsschäden geltend zu machen. In allen anderen Fällen ist zunächst eine Mahnung zur Inverzugsetzung erforderlich. Die Mahnung bedarf keiner bestimmten Form. Sie kann schriftlich oder mündlich erfolgen, wobei die Schriftform aus Beweisgründen vorzuziehen ist.
Mahnung als solche kennzeichnen
Eine Mahnung sollten Sie deutlich auch als solche kennzeichnen. Vermerken Sie in jeder Mahnung das Datum der ursprünglichen Rechnung, die Rechnungsnummer und ein konkretes Zahlungsziel (mit Datum!).
Formulierungsvorschlag / Mahnung |
MAHNUNG
Sehr geehrte ...,
sicherlich haben Sie übersehen, dass unsere Rechnung-Nr. .. vom ... über ... Euro noch nicht beglichen wurde. Wir bitten Sie daher, den offenen Betrag nunmehr bis zum ... (3 Wochen nach Briefdatum) auszugleichen.
Mit freundlichen Grüßen |
Ob und wie oft Sie den säumigen Auftraggeber nach dem Mahnschreiben oder nach Eintritt des automatischen Verzugs - auch dann ist zumindest die Versendung einer Mahnung dringend zu empfehlen - mahnen, liegt in Ihrem Ermessen. Von mehr als drei Mahnungen raten wir jedoch ab, weil ansonsten ein gewisser „Abnutzungseffekt“ entsteht. Erhält Ihr Auftraggeber laufend neue Mahnungen, ohne dass tatsächlich weitere Schritte eingeleitet werden, werden Mahnungen erfahrungsgemäß nicht mehr ernst genommen und kosten lediglich Ihre Zeit und Geld.
PRAXISHINWEIS | Je nach Einzelfall kann aber selbstverständlich auch ein (zusätzlicher!) Telefonanruf beim Auftraggeber hilfreich sein. In dem Gespräch können Sie feststellen, ob
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Erstattungsfähige Kosten nicht vergessen
Sie setzen den Auftraggeber also in Verzug, indem Sie mindestens einmal mahnen oder in der Rechnung darauf hinweisen, dass der Verzug automatisch 30 Tage nach Zugang der Rechnung eintritt (§ 286 Abs. 3 BGB). Sind die Voraussetzungen für den Verzug erfüllt, können Sie Schadenersatz verlangen. Das heißt: Der säumige Auftraggeber muss den Schaden ersetzen, der Ihnen durch den Verzug entstanden ist. Dazu gehören
- die Kosten eines Rechtsanwalts, der gegebenenfalls eingeschaltet werden muss,
- Gerichtskosten, die bei Beantragung eines Mahnbescheids entstehen,
- vorgerichtliche Mahnkosten und
- Verzugszinsen.
PRAXISHINWEIS | Die Verzugszinsen liegen (wenn der Kunde Verbraucher ist) bei 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz bzw. (wenn der Auftraggeber Unternehmer ist) bei 8 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz. Höhere Zinsen können - sind sie tatsächlich angefallen - verlangt werden, sind jedoch durch eine entsprechende Sollzinsbescheinigung der Bank nachzuweisen. |
Installieren Sie ein stringentes Mahnwesen!
Etablieren Sie in Ihrem Büro ein stringentes Mahnwesen. Halten Sie In Ihrem Buchhaltungssystem die Rechnungslegung, die Zahlungsziele, die Mahnstufen und alle weiteren Details fest, um diese jederzeit nachvollziehen zu können. Kontrollieren Sie regelmäßig die offenen Posten und mahnen Sie in strengem Rhythmus und konsequent.
Ihr Auftraggeber soll spüren, dass Sie es wirklich ernst meinen. Konsequenz hat durchaus auch erzieherischen Charakter. Gerade bei wiederkehrenden Geschäften führt ein strenges Mahnwesen auf wundersame Weise dazu, dass Ihr Kunde pünktlich(er) zahlt.
Weiterführender Hinweis
- Sonderausgabe „Der Auftraggeber zahlt nicht ... - Die besten Instrumente zur Honorarsicherung und -durchsetzung“ auf pbp.iww.de t→ Downloads → Sonderausgaben
