· Fachbeitrag · Öffentliche Aufträge
Dokumentation der Vergabe muss zeitnah erfolgen
| Planungsbüros, die zum Beispiel für kleinere Gemeinden delegierbare Dokumentationen gegen gesondertes Honorar erbringen, sollten wissen, dass Vermerke, die der Dokumentation der Vergabe dienen , im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit den entsprechenden Vorgängen verfasst werden müssen. Nachträglich mit längerem Zeitnachlauf gefertigte Dokumente erfüllen nach Ansicht des OLG Naumburg nicht die Anforderungen an die Berücksichtigungsfähigkeit. |
Zunächst ist im Zuge der Schnittstellendefinition zu regeln, welche Dokumentationen der Auftraggeber durchführt und welche das Planungsbüro. In Frage kommen zum Beispiel die Dokumentation des Preisspiegels, der Angebotsprüfung und Wertung sowie der Vergabeempfehlung. Diese Dokumentationen sollten dann zeitnah zu den Vorgängen erfolgen (OLG Naumburg, Beschluss vom 20.9.2012, Az. 2 Verg. 4/12; Abruf-Nr. 131637).
Weiterführender Hinweis
- Wertvolle Empfehlungen zur Schnittstellenfestlegung finden Sie im Beitrag „Checkliste für die Leistungsphase 7 bei öffentlichen Aufträgen“, PBP 1/2013, Seite 13 bis 15
