Schon ab 2025: Die E-Rechnungspflicht für Unternehmen kommt

| Möbelkauf, Handykauf, Fahrzeugkauf ‒ bisher ist die Papierrechnung der Standard schlechthin in Sachen Rechnungsausstellung. Elektronische Rechnungen sind nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers zulässig. Das will der Gesetzgeber mit der Einführung einer E-Rechnungspflicht durch das Wachstumschancengesetz (WCG) ändern. Und die kommt schon ab 2025. Was die E-Rechnungspflicht für die Praxis bedeutet und wann Unternehmen konkret handeln müssen, erfahren Sie in SSP. |

Künftig gibt es nur E-Rechnungen und sonstige Rechnungen

Mit § 14 UStG hat der Gesetzgeber im Rahmen des WCG die verpflichtende Verwendung der neuen E-Rechnung eingeführt. Sie muss innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden.

Hintergrund | Die E-Rechnungspflicht ist der erste Schritt hin zu einem geplanten bundeseinheitlichen Meldesystem, an das der Unternehmer künftig Umsätze im B2B-Bereich transaktionsaktionsbezogen melden soll.

Weil es neben der E-Rechnung weiterhin auch andere Rechnungen geben wird, ist wie folgt zu unterscheiden:

• E-Rechnungen sind Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.

• Sonstige Rechnung sind sämtliche Rechnungen, die in einem anderen Format (z. B. als PDF oder auf Papier) übermittelt werden.

Das strukturierte elektronische Format der E-Rechnung muss nach § 14 Abs. 1 Nr. 1 UStG der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen (RL 2014/55/EU vom 16.04.2014, Abruf-Nr. 240579) entsprechen. Dafür will das BMF ein kostenloses Angebot zur Verfügung stellen. Alternativ können Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger das strukturierte elektronische Format selbst vereinbaren (§ 14 Abs. 1 Nr. 2 UStG).

Entscheidend ist: Das Format muss die richtige und vollständige Extraktion der Rechnungsangaben aus der E-Rechnung in ein Format ermöglichen, das der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entspricht.

Bedeutet die E-Rechnung das Aus für die Papierrechnung?

Die gute Nachricht vorweg: Papierrechnungen sind weiterhin zulässig; sie bleiben sogar grundsätzlich vorrangig. Will ein Unternehmer anders abrechnen (z. B. per Mail mit PDF), muss er die Zustimmung des Empfängers einholen.

Für bestimmte Rechnungen besteht über § 14 Abs. 2 Nr. 1 UStG allerdings die Pflicht, die neue E-Rechnung zu verwenden. Und zwar immer dann, wenn der Unternehmer

• eine Lieferung/sonstige Leistung i. S. v. § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG ausführt,

• der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist,

• der Leistungsempfänger ein anderer Unternehmer ist und dieser die Leistung für sein Unternehmen bezieht (B2B-Umsatz) und

• der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig sind.

Damit ist Fakt: Die E-Rechnungspflicht gilt für die meisten Unternehmer. Allein schon deshalb, weil nahezu alle Unternehmer inländische B2B-Umsätze tätigen. Entweder sind sie der die Leistung erbringende Unternehmer und müssen die E-Rechnung ausstellen oder sie sind der Leistungsempfänger und müssen die E-Rechnung entgegennehmen. Wie bisher kann der Leistungsempfänger natürlich auch per Gutschrift abrechnen.

Ab wann die E-Rechnungspflicht für wen gilt

Die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze ist bereits ins UStG aufgenommen und gilt ab dem 01.01.2025. Unternehmer müssen dennoch nicht sofort handeln. Abhängig von der Unternehmensgröße fällt der Startschuss für die E-Rechnung erst später (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 und 2 UStAE):

• Beträgt der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro

• • gilt für vor dem 01.01.2025 ausgeführte Umsätze nie die E-Rechnung.

• • gilt für nach dem 31.12.2024 aber vor dem 01.01.2027 ausgeführte Umsätze freiwillig die E-Rechnung, wenn sie bis zum 31.12.2026 erstellt wird. Bei einer späteren Rechnungsstellung gilt verpflichtend die E-Rechnung.

• • gilt für nach dem 31.12.2026 ausgeführte Umsätze verpflichtend die E-Rechnung. Allerdings kann der Unternehmer bis zum 31.12.2027 auch das EDI-Verfahren nutzen.

• Beträgt der Gesamtumsatz im Jahr 2026 nicht mehr als 800.000 Euro, gewährt der UStAE ein weiteres Jahr Zeit für den verpflichtenden Übergang zur E-Rechnung. Sie ist erst dann zwingend zu nutzen, wenn eine Rechnung nach dem 31.12.2027 erstellt oder der Umsatz nach dem 31.12.2027 ausgeführt wird. Die freiwillige frühere Nutzung der E-Rechnung ist zulässig.

Wichtig | Kleinbetragsrechnungen ‒ Gesamtbetrag übersteigt nicht 250 Euro ‒ sind per se von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Sie können also weiterhin in Papierform oder in einem anderen Format ausgestellt werden (§ 33 S. 4 UStDV). Ebenfalls ausgenommen sind Fahrausweise (§ 33 S. 4 UStDV).