· Fachbeitrag · Büroorganisation
Büromanagement-Software für Planer am Bau: Elf Marktführer im Praxis-Check
von Dipl.-Ing. Dagmar Kunick, Beraterin von Planungsbüros, Dresden
| Intuitiv, leicht zu bedienen, stationär und mobil anwendbar, mit Schnittstellen nach allen möglichen Seiten, und mit allen Funktionen, die ein Planungsbüro für die wirtschaftliche Büroführung so braucht, und das zu einem guten Preis! Diese Kriterien sollen Büro-Softwareprogramme aus Anwendersicht erfüllen. Und wenn man der Werbung der Hersteller Glauben schenken darf, dann tun das alle. Aber stimmt das auch? Planungsbüro professionell hat die Produkte von elf Marktführern für Sie geprüft. |
Der Anlass der Untersuchung und der Nutzen für Sie
Wer nach einer Büromanagement-Software sucht, hat die Qual der Wahl. Die website www.aec-office.de bietet eine erste Orientierung. Die Aussagen zu den Inhalten der Lösungen sind dort aber nur sehr grob gegliedert. Ziel dieser Untersuchung war deshalb, einen besseren Marktüberblick zu geben. An diesem haben die Hersteller selbst mitgewirkt, indem sie einen Fragebogen zu Prozessen und der Installationsumgebung ausgefüllt haben (Tabelle 1). Nicht geantwortet haben die Hersteller von Acclaro, Cycot und smart.
Marktüberblick ist fast ein Ding der Unmöglichkeit
Dass wir Ihnen die Untersuchung in dieser Ausführlichkeit vorstellen, hat einen Grund - Ihnen einen kompakten Marktüberblick zu bieten. Den können Sie sich nämlich durch Besuche von Branchenmessen wie der BAU in München, der Bautec in Berlin oder der Deubau in Essen nicht mehr verschaffen, weil da nur wenige Anbieter ausstellen. Und es kommen bei weitem auch nicht alle Hersteller zu Ihnen ins Büro, um ihre Software vorzustellen. Viele bieten nur noch Online-Präsentationen oder Demo-Lizenzen an.
Entscheidungsparameter für Ihre Software-Auswahl
Darum ist es heute wichtiger denn je, sich vor dem Kauf und der Einführung einer Lösung Gedanken zu machen, welche Prozesse und Funktionalitäten man mit der Software abbilden will. Im Folgenden habe ich Kriterien zusammengestellt, mit deren Hilfe Sie entscheiden können, welches der Programme für Ihr Büro geeignet sein kann. Die Auswahl der Programme erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Angaben wurden von den Herstellern gemacht und können in der Umsetzung nur von diesen abgesichert werden.
Tabellarische Übersicht auf den nächsten beiden Seiten
Die tabellarische Übersicht auf den folgenden beiden Seiten bietet Ihnen einen schnellen Überblick, welche Module die Software des jeweiligen Anbieters umfasst. Erläuterungen zu den Einsatzmöglichkeiten der einzelnen Module finden Sie im Anschluss in Auszügen. Wer zu den Anwendungsmöglichkeiten mehr wissen will, liest bitte die 15-seitige Sonderausgabe „Der große Bürosoftware-Check 2013“ auf pbp.iww.de unter Downloads ? Sonderausgaben.
Anwendungsgebiete | Hersteller/Programm | ||||||||||||||||
Abacus | Build-?up | isyControl | Projekt Pro | RIB Office | RP-PRO | S-Control / S-HOAI | uStrich | Visuplus | VVW Control | wiko | |||||||
Projekt-Controlling | |||||||||||||||||
Angebotserstellung und Rech-?nungslegung nach HOAI 2009 | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | |||||||
Arbeit mit frei definierbaren Leistungsbildern (RIFT, AHO, ...) | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | |||||||
Mehrere Aufträge zum Projekt (unterschiedliche AG,...) | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | |||||||
Aufwandskalkulation (Menge* Preis, Stunden* Stundensatz,..) | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | |||||||
Eingabe der Fremdleistungen als Kosten (Rechnungen) | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | |||||||
Verwaltung von Fremdleisterverträgen, die Eigenleistungsbudget mindern | ? | ? | Planung, Kosten | Planung, Kosten | ? | ? | |||||||||||
Projektweise Budgetierung der Eigenleistung (€ + Stunden) | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ||||||
Planung von Leistungsständen | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | |||||||
Eingabe und Verfolgung der Nebenkosten | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ||||||
Eingabe und Abrechnung (intern, extern) der Reisekosten | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ||||||
Projektleitermodul (sieht und bearbeitet nur seine Projekte) | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | |||||||
Stundenerfassung der Mitarbeiter | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ||||||
Reisekostenerfassung der Mitarbeiter | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ||||||||
Rechnungslegung auf Basis der Nachweisstunden | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ||||||
Abrechnung von Neben- und Reisekosten auf Nachweis | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ||||||
Nachkalkulation stichtagsbezogen (auch Auftragssummen und Leistungsstände) möglich | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | |||||||
Unternehmens-Controlling | |||||||||||||||||
Strukturierung nach Niederlassungen, Kostenstellen | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ||||||
Arbeit mit Teil- und Vollkostenstundensätzen | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ||||||||
Gemeinkosteneingabe und -verfolgung | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | |||||||
Angebotsverfolgung | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | |||||||
Auftragsvorlauf | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ||||||||
Liquiditätsplanung | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | |||||||||
Kennzahlermittlung (z.B. Pep-7) | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | |||||||
Anwendungsgebiete | Hersteller/Programm | ||||||||||||||||
Abacus | Build up | isyControl | Projekt Pro | RIB Office | RP-PRO | S-Control / S-HOAI | uStrich | Visuplus | VVW Control | wiko | |||||||
Integrierte Module | |||||||||||||||||
Projekt-Dashboard (interaktiver Zugriff auf Kennzahlen,…) | ? | ? | ? 1.HJ 13 | ? | ? | ? | |||||||||||
AVA-Ausschreibung Vergabe Abrechnung | ? | ? | |||||||||||||||
FIBU - Finanzbuchhaltung | ? | ||||||||||||||||
BKC - Baukostencontrolling | ? | ? | |||||||||||||||
Büro- und Kunden-?beziehungsmanagement (CRM) | |||||||||||||||||
Adress- und Kontaktpflege | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ||||||
Mail-Software im Programm integriert | ? | ? | ? | ? | |||||||||||||
Schnittstelle zu MS-Exchange, MS-Outlook | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ||||||
Anwesenheitszeiten werden erfasst und ausgewertet | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ||||||||||
Jahresarbeitszeitkonto für Mitarbeiter | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | |||||||
Terminmanagement | |||||||||||||||||
Aufgaben- und?Terminverwaltung | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | nur Aufgaben | ? | |||||||
Auslastungsplanung der Mitarbeiter | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ||||||||||
Schnittstelle zu MS-Project | ? | ||||||||||||||||
Dokumentenmanagement | |||||||||||||||||
Ablage und Verwaltung des Schriftverkehrs, kunden- und projektbezogen im Programm | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | windream | ? | ||||||||
Historisierung und Archivierung von Dokumenten | ? | ? | ? | ? | ? | ? | windream | ? | |||||||||
Projektbezogene Planverwaltung im Programm integriert | ? | ? | ? | ? | ? | ? | |||||||||||
Zusätzliche Funktionen | |||||||||||||||||
Datenmodell einsehbar | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ||||||||||
Historisierung und Nachvollziehbarkeit der Dateneingaben | ? | ? | ? | ? | ? | ? | bedingt | ? | |||||||||
Berichtsanpassung durch Kunden möglich | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | bedingt | ? | ? | |||||||
Formularanpassung durch Kunden möglich | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | bedingt | ? | ? | ||||||
Schnittstellen (individuell beim Verfasser erfragen) | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | ? | |||||||
Baustein 1: Projekt-Controlling
Im Gegensatz zu produzierenden Betrieben denkt und arbeitet der Planer in Projekten. Diese Projekte sind die Basis seiner Prozesse; gearbeitet wird in Projektteams. Termine sind den Projekten zugeordnet, die Stunden und Kosten belasten diese, und auch Rechnungen werden projektweise geschrieben. Darum ist der Einsatz einer Controlling-Lösung, um die Projekte zu steuern, auf jeden Fall eine richtige Entscheidung.
Integration der HOAI
Nach wie vor ist die HOAI in Deutschland geltendes Preisrecht. Darum ist es für die Büros, die ihre Angebote und Rechnungen über das Programm stellen wollen, vorteilhaft und zeitsparend, wenn die HOAI in die Software integriert ist.
Erfassung von Fremdleistungen
Für Planungsbüros, die nicht alle Projekt-Leistungen im Haus umsetzen, sollte das passende Programm außerdem die Eingabe von Fremdleistungen als Kosten (Eingangsrechnungen) ermöglichen.
PRAXISHINWEIS | Die Verwaltung von Fremdleisterverträgen, die das eigene Leistungsbudget mindern, ist für Generalplaner und für Büros sinnvoll, die Teilleistungen einzelner Leistungsphasen vergeben. Verträge werden bereits dann eingegeben, wenn diese geschlossen werden. Durch die Zuordnung zur Hauptleistung wird das Eigenleistungsbudget automatisch gemindert. Projektübergreifende Auswertungen über vergebene Fremdleistungen sind möglich. So wird auch die Bewertung unfertiger Leistungen der Nachunternehmer möglich. |
Eigenständiges Projektleitermodul
Ein eigenständiges Modul für Projektleiter ist für mittlere und größere Büros sinnvoll, in denen die Projektleiter auch für die kaufmännische Abwicklung der Projekte verantwortlich sind. In der Regel geben Projektleiter die Bearbeitungsstände der einzelnen Phasen ein und sind verantwortlich für die Budgetierung und die Wirtschaftlichkeitskontrolle.
PRAXISHINWEIS | Organisatorisch sollte im Büro festgelegt werden, ob jeder Projektleiter alle oder nur die Projekte sehen soll, für die er verantwortlich ist. Ebenso sollten die Werte, die er sehen darf (Auftragswert, Budget, Stundenvorgaben, Stundensätze) rechtemäßig einstellbar sein. |
Rechnungslegung auf Basis der Nachweisstunden
Die Rechnungslegung auf Basis der Nachweisstunden halte ich für eine notwendige Grundkomponente. Diese Abrechnung auf Nachweis ist oft limitiert (Stunden oder Euro). Der Aufwand bei der Abrechnung dieser Leistungen ist stark vom verwendeten Programm abhängig, sollte aber auf jeden Fall von der Software unterstützt werden.
Baustein 2: Unternehmenscontrolling
Abbildung von Teil- und Vollkostenstundensätzen
Die Arbeit mit Teil- und Vollkostenstundensätzen ermöglicht, die Personalkosten (ohne Gemeinkostenumlage) auf Gemein- und Projektkosten zu verteilen. Diese kann man periodenbezogen mit den Personalkosten vergleichen.
PRAXISHINWEIS | Die Gemeinkosteneingabe und -verfolgung ist eine wichtige Komponente des Unternehmenscontrollings. Klassische Gemeinkosten wie Urlaub, Krankheit, Weiterbildung, allgemeine Büroarbeiten können so periodenbezogen und mitarbeiterbezogen ausgewertet werden. Aber auch Projekte können Gemeinkostenprojekte sein, wenn diese nicht erlösfähig sind. Ich empfehle, Gemeinkosten im Controlling nur auf Basis von Teilkosten auszuwerten. |
Angebotsverfolgung und Auftragsvorlauf
Ist die Angebotsverfolgung im Controlling-System integriert, kann auch der Aufwand auf noch nicht beauftragte Projekte verfolgt werden. Wird der Auftrag erteilt, können Angebote einfach in Verträge umgewandelt werden. Die Nachverfolgung von offenen Angeboten ist einfacher.
Liquiditätsplanung
Mit der Liquiditätsplanung werden Aus- und Einzahlungen pro Projekt, aber auch für das Unternehmen geplant. Dieses Instrument ist ein zentrales Steuerungselement.
Kennzahlen
Kennzahlenermittlung ist ein wichtiges Managementinstrument. In der Branche bekannt sind die Kennzahlen nach Bürokostenvergleich oder die Pep-7-Kennzahlen.
Baustein 3: Integrierte Module
Hier ist vor allem das Projekt-Dashboard zu nennen. Es bietet vor allem für Controller und Projektleiter eine wesentliche Arbeitserleichterung. Die Darstellung und der Zugriff ist in den Programmen, die dieses anbieten, unterschiedlich umgesetzt. Darum bitte unbedingt ansehen!
Weitere Bausteine
Weitere Bausteine sind das Büro- und Kundenbeziehungsmanagement (CRM), das Terminmanagement und die Auslastungsplanung sowie das Dokumentenmanagement.
Weiterführende Hinweise
- Detaillierte Ausführungen zu allen Bausteinen finden Sie in der Sonderausgabe „Der große Bürosoftware-Check 2013“ auf pbp.iww.de? Downloads ? Sonderausgaben.
- In der nächsten Ausgabe erläutern wir Ihnen, welche Anforderungen die einzelnen Programme an Ihre IT stellen und inwieweit sie eine mobile Anwendung ermöglichen.
