· Fachbeitrag · Büroorganisation
„Büromanager/in Planungsbüro“: Für die Branche qualifizierte Allrounder sind ihr Geld wert
von Edgar Haupt, Dipl.-Ing. und Zertifizierter Coach für Architektur- und Ingenieurbüros, Köln
| Spürbare Entlastung für den Chef, konkrete Strategien für die verwaltungstechnische und wirtschaftliche Bürosteuerung, passgenaue Kommunikation nach innen und nach außen - im Saldo ein Quantensprung in der Büroentwicklung. Diesen Nutzen verspüren Büros, die ausgewählte Mitarbeiter(innen) als rechte Hand des Chefs und Führungskraft im Management qualifizieren. Den Weg dahin ebnet die ganz neu entwickelte Fortbildung „Büromanager/in Planungsbüro“. |
So sieht Büroverwaltung heute oft noch aus
Der Status Quo sieht in Planungsbüros meist wie folgt aus: Weil es keinen Ausbildungsberuf „Büromanager/in im Planungsbüro“ gibt, machen den Job Sekretärinnen, Kaufleute oder Quereinsteiger. Natürlich haben diese sich Wissen der Branche angeeignet, oft in langwierigen Prozessen und - wegen Zeitmangels - auch nur bedingt fundiert. Die meisten Büros kommen damit auch irgendwie über die Runden, optimal ist diese Konstellation aber nicht. Gerade deshalb, weil die Anforderungen an Planungsbüros ständig steigen.
Weil aber das Projektgeschäft vermeintlich immer am wichtigsten ist, bleibt wenig Gelegenheit, zu überlegen, wie Management besser gehen könnte. Vieles bleibt auf der Strecke. Am Ende muss der Chef am Wochenende das erledigen, was liegen geblieben ist - mehr oder weniger zufriedenstellend.
Solche Szenarien sind sicher Vielen bekannt. Sie sind nervig, stressig, ineffektiv und kostspielig. Als Berater erlebe ich dies immer wieder, in kleinen und großen Büros. Die gute Nachricht ist: Es gibt Wege aus diesem Dilemma. Diese Wege sind zwar für jedes Büro individuell, erfordern aber immer die gleichen zwei Dinge: Qualifizierung und Professionalisierung.
So könnte und sollte Büromanagement aussehen
Ob Architektur oder Ingenieurwesen, der Erfolg eines Planungsbüros beruht auf einer effektiven Organisation - und qualifizierten Menschen, die diese am Laufen halten. Dazu braucht es Fähigkeiten in der Verwaltung, vor allem aber Kompetenzen rund um das Planungsgeschäft: Projektmanagement und Qualitätssicherung, Vertragsgestaltung und Rechnungswesen, Buchhaltung und Controlling, Kommunikation nach innen und außen, Selbstorganisation und Durchsetzungskompetenz.
PRAXISHINWEIS | Modernes, den Chef entlastendes, Büromanagement ist also vielschichtig; aber gut machbar, wenn man es praxisgerecht lernt und trainiert. |
Das Wesen von Architektur- und Ingenieurbüros ist die Projektarbeit. Aus dem Durchlauf eines Projekts - von der Akquisition bis zum Archiv - lassen sich systematisch Managementaufgaben „destillieren“. Was gehört wohin? Wer macht am besten was? Wie müssen Verfahren optimiert werden? Welche Qualifikationen brauchen wir? Welche neuen Verfahren lohnen sich? Aus der Analyse bestehender Prozesse und dem Wissen über neue Methoden, die sich anderswo bewährt haben, kann jedes Planungsbüro ein Büromanagement aufbauen, das für sich maßgeschneidert ist.
Die Fortbildung zum „Büromanager/in Planungsbüro“
Diesem Leitbild folgt auch die Konzeption der Fortbildungsveranstaltung zum „Büromanager/in Planungsbüro“. Sie besteht aus fünf Modulen:
- 1. Prozesse im Büro
- 2. Prozesse im Projekt
- 3. Kommunikation intern und extern / Akquisition
- 4. Selbststeuerung und Kundenorientierung
- 5. Erstellung eines persönlichen, betrieblichen Maßnahmenkonzepts
Das Besondere: Qualifizierung und Strategieentwicklung Hand in Hand
Wissen ist der Einstieg, die eigene und souveräne Anwendung das Ziel. In der Fortbildung werden daher das Lernen unmittelbar mit Training und der Erstellung eines büroeigenen Maßnahmenplans verbunden. Theorie und Praxis sind unmittelbar miteinander verknüpft.
Zur Vorbereitung gibt es einen Fragekatalog mit einer SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Bedrohungen) des eigenen Büromanagements. Aus der Analyse und dem Gelernten erarbeitet jeder Teilnehmer am Ende der Fortbildung ein strategisches Konzept mit Maßnahmen zur Optimierung und Weiterentwicklung für sein Büro. Der Coach begleitet die gesamte Woche. Tag für Tag wird das Gelernte individuell und praxisgerecht aufbereitet.
Kleiner Kreis und persönliche Betreuung durch fünf Experten
Die fünf Experten, die Sie schulen, sind in Architektur, Baumanagement, Wirtschaftsingenieurwesen, Webkommunikation und Coaching ausgebildet. Sie verstehen das Planungsgeschehen aus dem Effeff und vermitteln Branchenwissen, das auf jahrzehntelanger Berufsausübung basiert. Der kleine Kreis und die persönliche Betreuung schafft einen exzellenten Rahmen für beste Lernergebnisse. Die Gemeinschaft mit Teilnehmern ähnlichen Hintergrunds gewährleistet zudem einen inspirierenden Austausch.
FAZIT | Büromanager/in Planungsbüro ist ein neues Berufsbild, das sich rechnet, in jedem Büro, egal ob klein, mittel oder groß. |
Weiterführender Hinweis
- Alle Informationen zu den Veranstaltern und Experten sowie zu Ort, Zeit, Inhalten und Kosten der „Fortbildung zum Office Manager/in Planungsbüro“ finden Sie auf www.office-management-im-planungsbuero.de oder auf www.seminare.iww.de.
