· Fachbeitrag · Büroorganisation
Das gute Büro kann wachsen und schrumpfen: So finden Sie die für Ihr Büro passende Organisation
von Edgar Haupt, Zertifizierter Coach für Architektur- und Ingenieurbüros, Köln und Axel Koschany, KZA Koschany + Zimmer Architekten, Essen
| Projekte, Projekte, Projekte - lukrative Aufgaben sind der Kern eines jeden Planungsbüros. Um damit heute und morgen auch gutes Geld zu verdienen, braucht es zeitgemäße Arbeitsweisen und Strukturen. Strategische Arbeitsteilung ist dabei die Basis für Effektivität und Entwicklungsfähigkeit. Erfahren Sie nachfolgend, welche Wege ein Architekturbüro gegangen ist, um die optimale Organisationsform zu finden und zu installieren. |
Die „atmende“ Organisation
Zehn bis zwölf Mitarbeiter, ein bis zwei Chefs: Das ist die Größe, mit denen viele Büros meinen, gut arbeiten zu können. Im Prinzip stimmt das auch. Doch erweist sich die oft übliche Inhaberzentrierung als zentrales Hindernis. KZA ist mit aktuell gut 50 Mitarbeiten zwar ein großes Büro, und war doch lange auch auf die Inhaber fokussiert. Über die Jahre hinweg waren natürlich Maßnahmen ergriffen worden, eine adäquate Organisation zu schaffen. Manches hat eine Zeit lang funktioniert und trägt bis heute, doch anderes immer wieder leider auch nicht. So manches „versandete“ wieder im vermeintlich wichtigeren Alltagsgeschäft.
Strukturentwicklung im Büro als eigenes Projekt
Dann ging es anders: Die Strukturentwicklung bekam als Zukunftswerkstatt für einen Zeitrahmen von neun Monaten eigenen Projektstatus. Mit der Unterstützung eines Coachs wurde ein Maßnahmenplan formuliert und alle Mitarbeiter in den Prozess integriert. In einer Kerngruppe aus zehn erfahrenen Projektmanagern, in Arbeitsgruppen und in zwei Teamworkshops wurden
- Maßnahmen zur Verbesserung und Weiterentwicklung definiert,
- Lösungen erarbeitet und
- in den Alltag umgesetzt.
PRAXISHINWEIS Die Umsetzungsprogramme reichten von der Arbeitsplatzausstattung über das Prozessmanagement, die Einführung von Kommunikationsritualen über die CAD-Optimierung und der Etablierung einer internen KZA-Akademie bis hin zum Kaufeiner guten Kaffeemaschine. |
Führen und Eigeninitiative fördern - Personal gezielt entwickeln
In einer Mischung zwischen Top-down und Bottom-up wurden alle Mitarbeiter auf die eine oder andere Weise beteiligt - und sind es immer noch. Prozesse werden tatsächlich und täglich gelebt, Verbesserungen direkt spürbar am Arbeitsplatz des Einzelnen umgesetzt. „Personalentwicklung war lange kein wirkliches Thema bei uns. Arbeitsteilung und Neuorganisation helfen uns ganz konkret jetzt, und sie sind zugleich eine gute Basis für die Entwicklung einer geregelten Nachfolge. Und für einen solchen Prozess sollte man fünf bis zehn Jahren einplanen,“ beurteilt Axel Koschany die Maßnahmen zur Unternehmensentwicklung.
Die neue Büro- und Teamstruktur
KZA setzt auch in Zukunft auf die Vorteile der „guten, altenn“ Bürostruktur: Überschaubare Einheiten von 10 bis 15 Mitarbeitern, die gemeinsam und miteinander Projekte bearbeiten, organisieren, verteilen ... nur eben „modern“.
Planungsteams wurden flexibel an Marktbedürfnisse angepasst
So hat KZA nun aus einem zwei Planungsteams gemacht. Bei Wachstum können weitere hinzu kommen (2015 wird auch ein drittes Team eingeführt), bei Schrumpfung können Teams wegfallen oder outgesourct werden. Außerdem wird im Jahr 2015 ein eigenes Team für das Büromanagement aufgebaut.
Mit Prokura ausgestattete „Direktoren“ als Teamleiter
Die Teams aus Entwerfern, Planern und Bauleitern werden von Direktoren geführt. Diese sind verantwortlich für ihre Teams, sind beteiligt an der Führung des Büros und vertreten dieses mit Prokura nach außen wie nach innen. Das Team Baumanagement ist „virtuell“, denn die Bauleiter sind grundsätzlich Teil des jeweiligen Planungsteams. Alle Bauleiter werden jedoch vom Direktor Baumanagement koordiniert.
Neue Struktur ermöglicht bessere Zusammenarbeit intern und extern
Nach wie vor gibt es die Kerngruppe und nach Bedarf auch Arbeitsgruppen. So wird die Beteiligung der Mitarbeiter quer zur Teamstruktur bewahrt. Das erhöht die Eigenverantwortung, die Motivation und bringt bessere Ergebnisse. „Wir schaffen Strukturen, die uns weiterhelfen - und die nicht zuletzt denen der Auftraggeber entsprechen. Das kommt gut an und vereinfacht die Kommunikation“, so die Erfahrung von Axel Koschany. Augenzwinkernd fügt er hinzu: „Die Bauherrn fragen seitdem viel weniger explizit nach mir. Das schafft Luft für meine eigentlichen Aufgaben.
Führungskraft werden und ausbilden - Perspektiven sichern
Die drei Führungskräfte (Direktoren) stammen alle aus dem Büro. Eine sammelte zwischenzeitlich Erfahrungen in einem internationalen Konzern. Alle mussten sich auf die Stelle bewerben und in einem eigens auf KZA zugeschnittenen „Assessmentcenter“ in Sachen Führung bewähren.
Das Stellenprofil der Direktoren wurde übrigens in seinen wesentlichen Anforderungen zusammen mit der Kerngruppe formuliert. Eine kleine, aber wichtige Maßnahme, um die Integration der Mitarbeiter in die Veränderungen zu bekräftigen und die Akzeptanz neuer Arbeitsweisen zu erhöhen! Direktoren und Geschäftsführung leiten nun gemeinsam die Arbeit und die Geschicke des Büros. „Die neuen Führungskräfte mischen auf kompetente und sympathische Art unser Büro neu auf. Das spürt man in den Qualitäten der Arbeit genauso wie auch in der guten Stimmung.“
Kommunikationsrituale, gezielte Weiterbildung und Supervision von außen gewährleisten das Zusammenwachsen und eine qualifizierte Büroentwicklung. „Die ‚Eigengewächse‘ haben eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Alle kommen mit den neuen Rollen sehr gut klar. Für das nächste Team werden wir uns allerdings bewusst von außen verstärken.“
FAZIT | Der Erfahrungsbericht von KZA Architekten zeigt, dass es sinnvoll ist, wenn sich Inhaber und Geschäftsführer regelmäßig mit der eigenen Organisation befassen. Am besten außerhalb des hektischen Tagesgeschäfts. Eine geeignete Veranstaltungsform ist zum Beispiel die neue Strategiewerkstatt „Unternehmen Planungsbüro“, die vom 7. bis 9. Mai 2015 in Köln stattfindet. Nutzen auch Sie eine 2 1/2-tägige Auszeit, um eine gewachsene Organisation zukunftsfähig aufzustellen und das strategische Konzept für Ihre persönliche und berufliche Zukunft und damit die Ausrichtung Ihres Büros zu entwickeln. Mehr zur Strategiewerkstatt finden Sie auf www.unternehmen-planungsbuero.de. |
Weiterführende Hinweise
- Mehr Informationen zu Zielen, Inhalten, Ablauf und Nutzen der zweieinhalbtägigen Strategiewerkstatt „Unternehmen Planungsbüro“ finden Sie auf www.unternehmen-planungsbuero.de oder www.seminare.iww.de.
- Tiefere Einblicke in den Umstrukturierung seines Büros bietet Axel Koschany in seinem Vortrag „Inhaberforcierte Umorganisation eines Planungsbüros: Ein Erfahrungs- und Erfolgsbericht“ am Abend des 7. Mai im Rahmen der Strategiewerkstatt.
