03.01.2008 | Einkommensteuerrecht

Was Sie als Freiberufler bei einer Rückstellung für Aufbewahrungskosten beachten müssen

von RA StB Oliver Holzinger FASteuerrecht, Nordkirchen

Nach dem Handels- und Steuerrecht müssen Kaufleute sowie Unternehmer Geschäftsunterlagen je nach Art sechs oder zehn Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, Abschlüsse festgestellt oder Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind. Für die Verpflichtung zur Aufbewahrung ihrer Geschäftsunterlagen müssen auch Freiberufler eine Rückstellung bilden, wenn sie freiwillig bilanzieren oder aufgrund ihrer Rechtsform hierzu verpflichtet sind. Dieser Beitrag erläutert, in welcher Höhe dieser Passivposten zu bilden ist und welche Besonderheiten sich bei den einzelnen freiberuflichen Tätigkeiten ergeben. 

1. Ausgangslage

In Höhe der zu erwartenden Kosten für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist nach § 249 Abs. 1 HGB im Jahresabschluss eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Diese handelsrechtliche Verpflichtung gilt wegen des Maßgeblichkeitsgrundsatzes auch für die Steuerbilanz (vgl. BFH 19.8.02, BStBl II 03, 131). Bilanzierende Freiberufler oder Sozietäten sind zur Bildung einer Rückstellung für Aufbewahrungskosten gesetzlich verpflichtet. Dies betrifft etwa die Kosten  

• für Jahresabschlüsse mit den dazugehörenden Unterlagen, Buchungsbelege sowie Ein- und Ausgangsrechnungen über zehn Jahre und

• für Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, über sechs Jahre.

Werden Unterlagen freiwillig länger aufbewahrt, fehlt es an der rechtlichen Verpflichtung. Eine Rückstellung kommt insoweit nicht in Betracht. Sofern eine Einnahmenüberschussrechnung erstellt wird, sind zwar ebenfalls eine Reihe von Geschäftsunterlagen für lange Zeit aufzubewahren. Mangels Rückstellung wird dies hier aber nicht sofort, sondern erst bei Zahlung der Kosten in den entsprechenden Folgejahren berücksichtigt. Allgemein ist die Höhe der Rückstellung mit dem Betrag auszuweisen, der bei vernünftiger kaufmännischer Beurteilung nach den Verhältnissen am Bilanzstichtag wahrscheinlich zur Erfüllung notwendig ist. 

Sofern in den Vorjahresabschlüssen keine entsprechende Rückstellung gebildet worden ist, kommt eine Bilanzänderung nach § 4 Abs. 2 EStG in Betracht, da diese insoweit nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Das gilt für alle Abschlüsse, die seit dem BFH-Urteil vom 19.8.02 erstellt worden sind (FG Köln 21.3.07, EFG 07, 1472). So besteht ab dem Tag der Veröffentlichung vom 10.3.03 eine Verpflichtung zum Ausweis einer Rückstellung. Voraussetzung für die Bilanzberichtigung ist, dass der betroffene Bescheid noch nicht bestandskräftig ist. 

2. Höhe der Rückstellung