· Fachbeitrag · Betriebsprüfung/Lohnsteuer
Erstattungen bei Tätigkeiten im Homeoffice und andere (ausgewählte) Zuwendungen
von Dipl.-Finanzwirt, M.A. (Taxation) Daniel Denker, Oldenburg, und Dipl.-Finanzwirt Jan-Philipp Muche, Hameln, www.steuer-webinar.de
| Mit der Coronakrise erlebte das Homeoffice einen wahren Boom. Doch die Umstellung verursachte auch Kosten ‒ bei den Arbeitgebern und bei den Arbeitnehmern. Und nicht immer fiel der Aufwand bei dem an oder kam dem zugute, der ihn trug. Dieser Beitrag geht einigen typischen Konstellationen im Kontext von freiberuflichen Praxen und Kanzleien nach und klopft sie auf lohnsteuerliche Fallen in einer künftigen Betriebsprüfung ab. |
1. Erstattungen im Zusammenhang mit dem Homeoffice
Bei Tätigkeiten im Homeoffice stellt sich schnell die Frage, welche Kosten dem jeweiligen Arbeitnehmer steuerfrei erstattet werden können.
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Ein Anwaltsbüro stellt den Mitarbeitern betriebliche Laptops mit Docking-Stationen und Großbildschirmen zur Verfügung, damit sie im Homeoffice nahtlos weiterarbeiten können. Zusätzlich erhalten die Mitarbeiter die Kosten für einen Schreibtisch und einen Bürostuhl zur Einrichtung einer Arbeitsecke/eines Arbeitszimmers erstattet. Mit einem pauschalen Kostenzuschuss von 50 EUR im Monat soll abgegolten werden, dass die Arbeitnehmer z. B. von zuhause aus dienstliche Telefonate führen und das häusliche Internet beruflich nutzen. Ausgewählte Mitarbeiter bekommen zusätzlich auch ein Diensthandy mit Vertrag gestellt. |
1.1 Gestellung von Datenverarbeitungs-/Telekommunikations-Geräten (§ 3 Nr. 45 EStG)
Steuerfrei sind die Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten und Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör aus zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt, und aus den im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbrachten Dienstleistungen. Es gibt keine gesetzlichen Höchstgrenzen. Begünstigt sind u. a. Personalcomputer, Laptops, Notebooks, Handys, Smartphones, Tablets, Autotelefone und Smartwatches. Nach Verwaltungsauffassung fallen nicht darunter: Smart-TVs, Konsolen, iPods und MP3-Player, Spielautomaten, E-Book-Reader, Digitalkameras und digitale Videocamcorder.
MERKE | Übereignet der Arbeitgeber das Datenverarbeitungs-/Telekommunikationsgerät, stellt dies einen geldwerten Vorteil dar, der entweder zulasten des Arbeitnehmers individuell oder nach § 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG zulasten des Arbeitgebers pauschal (25 %) versteuert wird. |
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Da die überlassenen Geräte (Laptops, Docking-Stationen, Bildschirme, Handys mit Vertrag) nicht übereignet, sondern nur überlassen wurden, ergeben sich weder für die Arbeitnehmer noch für den Arbeitgeber lohnsteuerliche Folgen. |
1.2 Auslagenersatz und Zuschüsse
Hierunter fallen Beträge, durch die Auslagen des Arbeitnehmers für den Arbeitgeber ersetzt werden (Auslagenersatz) und Kostenerstattungen bzw. Zuschüsse, die der Arbeitgeber zum Ausgleich für Kosten beim Arbeitnehmer leistet.
Folgende spezielle Auslagen kann der Arbeitgeber steuerfrei ersetzen:
- Einrichtung des Homeoffice mit Datenverarbeitungsgeräten/VPN-Zugängen, solange diese im Eigentum des Arbeitgebers bleiben (vgl. Tz. 1.1);
- die Einrichtung eines Homeoffice mit Möbeln oder anderen Gegenständen, solange diese im Eigentum des Arbeitgebers bleiben;
- Übernahme von nachgewiesenen dienstlichen Telefonaten.
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Wenn die Möbel im Eigentum des Arbeitgebers bleiben, hat dies für Arbeitgeber und Arbeitnehmer keine lohnsteuerlichen Folgen. |
Einem Arbeitgeber ist es möglich, seinen Arbeitnehmern auch einen pauschalen Auslagenersatz steuerfrei zu zahlen. Nach § 3 Nr. 50 EStG kann der Arbeitgeber verauslagte Kosten jedoch nur dann steuerfrei erstatten, wenn der Arbeitnehmer diese für seinen Arbeitgeber ausgab. Der Begriff „Auslagenersatz“ liegt dann vor, wenn der Arbeitgeber die Ausgaben „für Rechnung des Arbeitgebers macht“ (vgl. R 3.50 Abs. 1 Nr. 1 LStR).
MERKE | Beachten Sie jedoch, dass für den pauschalen Auslagenersatz immer eine Original-Rechnung vorliegen muss. Ausnahme: Fallen Kosten im betrieblichen Interesse des Arbeitgebers fortlaufend an, können sie pauschal steuerfrei erstattet werden, wenn mindestens drei fortlaufende Nachweise vorliegen (z. B. drei Monats-Rechnungen). |
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Aufwendungen für Telekommunikation, Aufwendungen für das Nutzungsentgelt einer Telefonanlage sowie für den Grundpreis der Anschlüsse können entsprechend dem beruflichen Anteil der Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten (Telefon und Internet) steuerfrei ersetzt werden. Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, können aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, max. 20 EUR monatlich steuerfrei ersetzt werden (R 3.50 Abs. 2 S. 4 LStR). |
Beachten Sie | Zur weiteren Vereinfachung kann der monatliche Durchschnittsbetrag, der sich aus den Rechnungsbeträgen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten ergibt, für den pauschalen Auslagenersatz fortgeführt werden. Der pauschale Auslagenersatz bleibt grundsätzlich so lange steuerfrei, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. Eine wesentliche Änderung der Verhältnisse kann sich insbesondere im Zusammenhang mit einer Änderung der Berufstätigkeit ergeben. Benutzt der Mitarbeiter zu dienstlichen Zwecken sein privates Handy, können diese Kosten von seinem Arbeitgeber nachgewiesen werden. |
Kostenerstattungen/Kostenzuschüsse des Arbeitgebers sind hingegen steuerpflichtiger Arbeitslohn und können nicht steuerfrei erstattet werden.
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Sollte der Arbeitgeber erwägen, dem Arbeitnehmer die Homeoffice-Pauschale (5 EUR pro Tag, maximal 600 EUR pro Jahr, § 4 Abs. 5 Nr. 6b S. 4 EStG) zu erstatten, ist zu beachten, dass es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn handelt (§ 19 EStG i. V. m. § 2 Abs. 1 LStDV). Erstens schreibt R 19.3 Abs. 3 LStR vor, dass ohne eine genaue und konkrete Steuerbefreiungsvorschrift kein steuerfreier Werbungskostenersatz seitens des Arbeitgebers möglich ist. Zweitens ist auch § 3 Nr. 50 EStG nicht einschlägig, da es sich nicht um direkte Kosten des Arbeitgebers handelt. Und drittens besteht, anders als bei der privaten Telefonnutzung (i. S. d. R 3.50 Abs. 2 LStR) insoweit auch keine Ausnahmeregelung, die die Erstattung zulässt. |
2. Übernahme von berufsbedingten Mitglieds- und Versicherungsbeiträgen
Bei Anwalts- und Steuerkanzleien ist es teilweise gang und gäbe, dass der Arbeitgeber Mitgliedsbeiträge zu berufsständischen Organisationen bzw. zu beruflichen Haftpflichtversicherungen übernimmt (zu den Einzelheiten siehe: Herold, PFB 21, 92).
Übersicht / Berufsbezogene Beiträge/Versicherungen | ||
Arbeitgeber übernimmt | für angestellte Steuerberater | für angestellte Rechtsanwälte |
Kammerbeitrag (Pflicht) | individuell steuerpflichtiger Arbeitslohn (BFH 12.2.09, VI R 32/08), keine Pauschalierung | |
Verbandsbeitrag (freiwillig) | ||
Berufshaftpflicht (auch bei Einbeziehung in die Haftpflichtversicherung der Sozietät) | kein steuerpflichtiger Arbeitslohn, da nicht selbst versicherungspflichtig | steuerpflichtiger Arbeitslohn |
Höherversicherung (Versicherungsschutz über die Mindestsumme hinaus) |
kein steuerpflichtiger Arbeitslohn | |
3. Aufwendungen bei Dienstreisen und Bewirtungen
Auch für Dienstreisen und Bewirtungen übernimmt der Arbeitgeber sehr oft die Kosten.
Übersicht / Dienstreisen und Bewirtungen | |
Art | Behandlung |
Reisekosten | steuerfrei ersetzbar als tatsächliche Kosten (z. B. Bahnfahrten, Flugtickets) oder mit 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer für die Benutzung eines privaten Pkw |
Verpflegungs-mehraufwendungen | Seit 1.1.20 betragen die Sätze 28 EUR bei vollständiger Abwesenheit bei mehrtägigen Dienstreisen und 14 EUR für An- und Abreisetage und einzelne Abwesenheitstage von mehr als 8 Std. Achtung: Befristung auf drei Monate in bestimmten Fällen und mögliche Kürzung bis auf 0 EUR bei Mahlzeitengestellung. |
Eine Besonderheit sind in diesem Zusammenhang Geschäftsfreunde-Bewirtungen und Incentive-Veranstaltungen.
- Geschäftsfreunde-Bewirtungen: Stellt der Arbeitgeber einem seiner Arbeitnehmer während einer beruflichen Tätigkeit außerhalb seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte oder einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung eine übliche Mahlzeit (Wert maximal 60 EUR brutto), ist diese mit den amtlichen Sachbezugswert zu erfassen oder die Verpflegungsmehraufwendungen sind zu kürzen. Diese Deckelung entfällt bei der Geschäftsfreunde-Bewirtung. Nimmt der Arbeitnehmer daran teil und ist keine acht Stunden von seiner privaten Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte abwesend, muss die Bewirtung nicht lohnversteuert werden. Auch der Geschäftspartner muss keine Besteuerung befürchten.
- Incentive-Veranstaltungen: Von einer Incentive-Reise spricht man bei geselligen Veranstaltungen von mehr als einem Kalendertag Dauer. In diesem Fall wird grundsätzlich unterstellt, dass alle Aufwendungen, also die Veranstaltungen und die Bewirtungsaufwendungen, einen Belohnungscharakter darstellen. Dies hat die Folge, dass die Bewirtungsaufwendungen auch voll in die Bemessungsgrundlage der pauschalen Versteuerung i. S. d. § 37b EStG fallen.
- Abgrenzung: Eintägige Veranstaltungen sind als Geschenk einzuordnen. Bei einer eintägigen Veranstaltung ist die Bewirtung für den Kreis der externen Gäste zu 70 % als Betriebsausgabe anzusetzen und fällt grundsätzlich nicht in die Bemessungsgrundlage des § 37b EStG.
- Bei Incentive-Reisen findet der Grundsatz der objektiven Bereicherung Anwendung, d. h., dass sich bei einer Zuzahlung des Teilnehmers die Bemessungsgrundlage (der geldwerte Vorteil) verringert. Zahlt hingegen ein Dritter (ein dritter Kunde, ein Sponsor) etwas zu der Veranstaltung dazu, mindert dies die zu versteuernde Bemessungsgrundlage nicht.
- Bei einer Incentive-Maßnahme kann die pauschale Versteuerung im Rahmen des § 37b EStG für jeden Empfängerkreis einzeln gewählt werden. Der Arbeitgeber kann also für seine externen Gäste die Versteuerung der Zuwendungen i. R. d. § 37b Abs. 1 EStG übernehmen, während die Mitarbeiter diese selbst versteuern (§ 37b Abs. 2 EStG findet keine Anwendung).
4. Weitere Zuwendungen für Arbeitnehmer
In der Praxis übernehmen Arbeitgeber aber nicht nur mehr oder weniger berufsbezogene Kosten, sondern es kommt auch zu Geld- und Sachzuwendungen. Geldleistungen sind (ohne explizite Befreiungsvorschrift) immer lohnsteuerpflichtig, bei Sachleistungen kommt es darauf an. Besonderheiten gilt es insbesondere bei Geschenken und Gutscheinen zu beachten.
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Seit dem 1.1.20 gilt § 8 Abs. 1 S. 2 EStG n. F.: Ex-post-Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten, sind als Geldleistung anzusehen. Überweist der Arbeitgeber dem Angestellten die 30 EUR monatlich für das Fitnessstudio mit dem Lohn, ist das keine Sachzuwendung mehr und fällt nicht unter die 44-EUR-Grenze. Bei Geldleistungen ist auch keine Pauschalierung i. S. d. § 37b EStG möglich. | |
Seit dem 1.1.20 steuerpflichtiger Barlohn:
| Weiterhin Sachzuwendungen:
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4.1 Geschenke für Arbeitnehmer (Sachzuwendungen)
Bei Geschenken für Arbeitnehmer ist zu unterscheiden zwischen Geschenken aus einem besonderen persönlichen Anlass (z. B. Namenstag, Geburtstag, Verlobung, Hochzeit, Geburt und Einschulung des Kindes) und Zuwendungen ohne persönlichen Anlass. Es gelten zwei Freigrenzen, die 60-EUR-Freigrenze und die 44-EUR-Freigrenze, die in einem Kalendermonat nebeneinander angewendet werden können.
Übersicht / Sachzuwendungen | |||
Art | Beispiel | Beurteilung | Anmerkungen |
Geschenke von geringem Wert aus einem besonderen persönlichen Anlass | Blumenstrauß zum Geburtstag | lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, soweit der Wert der Zuwendung 60 EUR nicht überschreitet (Freigrenze!) | Die 60 EUR beziehen sich auf den Wert der Zuwendung (keine Monats- oder Jahresgrenze, also mehrfach anlassbezogen anwendbar) |
sonstige Geschenke und Gutscheine | Gutscheinkarte, die regelmäßig aufgeladen werden kann | lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, soweit der Wert der Zuwendung 44 EUR (inkl. USt) nicht überschreitet (Freigrenze!) | Die 44-EUR-Grenze ist eine Monats-Freigrenze. |
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Verpflichtende Aufwendungen des Arbeitgebers für die Zukunftssicherungsleistungen seines Arbeitnehmers sind steuerfrei. Wer aber plant, die 44-EUR-Grenze zu nutzen, um für die Arbeitnehmer eine Zusatzversicherung abzuschließen (z. B. bei privaten Pflegezusatzversicherungen und Krankentagesgeldversicherungen), muss beachten: Zahlungen des Arbeitgebers gelten in diesem Fall nur dann als Sachbezug, wenn der Arbeitgeber
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4.2 Gutscheine und Gutscheinkarten
Hierzu zählen aufladbare Geschenkkarten bei Einzelhändlern, Center/City- und reguläre Tankgutscheine. Es muss gewährleistet sein, dass keine Auszahlung in Geld möglich ist und dass der Gutschein nur bei Unternehmen eingelöst werden kann, die mit dem Herausgeber einen Akzeptanzvertrag geschlossen haben. Maßgeblich ist nicht die Einlösung des Gutscheins, sondern die Verfügungsmacht. Es ist somit möglich, Gutscheinkarten jeden Monat neu aufzuladen und nach einer gewissen Zeit etwas Höherpreisiges zu erwerben. Achtung: Steuerschädlich ist es, Gutscheine im Voraus für Folgemonate ‒ kumuliert ‒ auszuhändigen, da dies bereits zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führt. Sollte der Mitarbeiter einen Gutschein erhalten, der ausschließlich bei seinem eigenen Unternehmen einzulösen ist, gilt nicht die Hingabe, sondern der Zeitpunkt der Einlösung als Zufluss.
5. Ausgewählte weitere Zuwendungsmöglichkeiten
Abschließend sei noch auf ein paar praktisch bedeutsame Zuwendungsmöglichkeiten hingewiesen.
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Weiterbildungen (§ 3 Nr. 19 EStG) | Maßnahmen nach § 82 Abs. 1 und 2 SGB III sowie Weiterbildungsleistungen des Arbeitgebers, die der Verbesserung der Beschäftigungsfähigkeit des Arbeitnehmers dienen ‒ seien sie arbeitsplatzbezogen oder nicht ‒ sind steuerfrei.
Aber: Die Leistungen dürfen aber keinen überwiegenden Belohnungscharakter haben. |
Jobtickets (§ 3 Nr. 15 EStG) | Nicht nur die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit dem Jobticket, sondern auch der Anteil der Privatnutzung sind steuerfrei.
Aber: Das Jobticket muss zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. |
Überlassung von (E-)Fahrrädern,(§ 3 Nr. 37 EStG) | Auch die private Nutzung ist von der Befreiung umfasst. Aber: Das Fahrrad muss zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn überlassen werden und darf kein Kfz i. S. d. § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG sein (grundsätzlich bis zu einer Unterstützung von 25 km/h).
Aber: Die Überlassung von E-Scootern fällt nicht unter die Befreiung. Es gelten die Bewertungsmethoden der allgemeinen Dienstwagengestellung. |
