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Das ordnungsgemäße Fahrtenbuch
von StB Frank Kuhnert, Krefeld, vpmed.de
| Das Fahrtenbuch kann in vielen Fällen günstiger sein als der pauschale Ansatz der Ein-ProzentRegelung. Aber es ist auch sehr viel aufwändiger. Um vom Finanzamt anerkannt zu werden, muss das Fahrtenbuch ganz bestimmten inhaltlichen und formalen Anforderungen entsprechen. |
1. Grundsätze
Für jede Ihrer beruflichen Fahrten sind folgende Angaben notwendig:
- Datum
- Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Fahrt
- Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchte Geschäftspartner
- Reiseroute bei Umwegen
Für Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Praxis genügen jeweils das Datum und die Kilometerangaben sowie ein kurzer Vermerk, dass es sich um private Fahrten oder Arbeitsweg handelt. Die Fahrten müssen laufend und zeitnah aufgezeichnet werden. Fahrtenbücher sind im Schreibwarenhandel oder bei Spezialanbietern für bestimmte Berufsgruppen erhältlich.
2. Das elektronische Fahrtenbuch
Elektronische Fahrtenbücher (z.B. Apps, Online-Fahrtenbuch) erkennt das Finanzamt unter folgenden Voraussetzungen an, wenn die technischen Voraussetzungen für die Führung eines ordnungsgemäßen elektronischen Fahrtenbuchs erfüllt sind und die Hard- und Software ordnungsgemäß bedient wurde.
Das Fahrtenbuch muss:
- zeitnah und in geschlossener Form geführt werden,
- Datum und Fahrtziele enthalten,
- Angabe der Kunden/Geschäftspartner oder den Zweck der Fahrt (z. B. Tanken) erfassen,
- die Einzelfahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes im fortlaufenden Zusammenhang dokumentieren,
- nachträgliche Änderungen ausschließen bzw. nachvollziehbar protokollieren.
Die dienstlichen Fahranlässe können auch noch bis zu sieben Kalendertage nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in ein Webportal eingetragen werden. Kilometerdifferenzen zwischen der GPS-Ermittlung der Fahrtstrecke und dem Tachostand des Fahrzeugs sind grundsätzlich unbedenklich. Allerdings sollte der tatsächliche Tachostand halbjährlich oder jährlich dokumentiert werden.
3. Unstimmigkeiten
Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise (z. B. wenn Sie nacheinander mehrere Geschäftspartner an verschiedenen Orten aufsuchen) können miteinander zu einer Eintragung verbunden werden. Führen Sie hierbei aber unbedingt jeden einzelnen aufgesuchten Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge auf. Nicht ordnungsgemäß sind Loseblattsammlungen oder nachträglich im Rahmen der Steuererklärung erstellte Fahrtenbücher. Das Finanzamt ist hier sehr akribisch und achtet auf jede Unstimmigkeit.
Fallstricke sind z.B.:
- Der Kilometerstand Ihres Fahrzeugs, der auf einer Reparaturrechnung vermerkt ist, weicht von dem Kilometerstand an diesem Tag im Fahrtenbuch ab.
- Die Tankstelle, an der Sie getankt haben, befindet sich nicht auf der Strecke, die Sie am eingetragenen Datum gefahren sind.
- Parkquittungen passen vom Ort und der Zeit nicht zu Ihren Einträgen im Fahrtenbuch.
- Es sind Fahrten im Fahrtenbuch eingetragen, obwohl Sie mit dem Flugzeug oder der Bahn verreist sind.
Wird der Pkw zu mehr als 50 % betrieblich genutzt und das Fahrtenbuch nicht anerkannt, erfolgt die Besteuerung Ihres privaten Nutzungsanteils anhand der Ein-Prozent-Regelung.
FAZIT | Das Führen eines Fahrtenbuches ist zeitaufwändig und aufgrund der hohen Anforderungen anfällig für Beanstandungen der Finanzämter. Es ist daher nur zu empfehlen, wenn mit einem erheblichen Steuervorteil aufgrund einer wesentlichen betrieblichen Nutzung zu rechnen ist. |
Weiterführende Hinweise
- Zur Verwendung elektronischer Fahrtenbücher (http://www.iww.de/pfb/steuern-und-recht-aktuell/einkommensteuer-zur-verwendung-elektronischer-fahrtenbuecher-n66642)
- Betriebsvermögen: Gehört der Pkw wirklich in das gewillkürte Betriebsvermögen einer Arztpraxis? (Himmelsbach, PFB 12, 32)
- Der Arzt und sein Auto (Michels/Baldner, PFB 11, 35)
- Neues Anwendungsschreiben zur Privatnutzung von betrieblichen Kfz (Kreft, PFB 10, 128)
