20.02.2023 · Fachbeitrag · Remote Work

Die Homeoffice-Pauschale für Freiberufler ab 2023 in Beispielen

von Dipl.-Finw. Marvin Gummels, Hage

| Viele Freiberufler haben infolge der Coronapandemie von der unbürokratischen Homeoffice-Pauschale profitiert. Doch ab dem Jahr 2023 wird es noch lukrativer, denn die Pauschale wurde erheblich verbessert und modifiziert. Die Folge: Ab 2023 können noch mehr Freiberufler profitieren. Zudem gibt es ab 2023 wichtige praxisrelevante Änderungen für den Abzug eines häuslichen Arbeitszimmers. PFB erläutert Ihnen daher die Neuerungen anhand diverser Anwendungsbeispiele. |

1. Homeoffice-Pauschale

1.1 Diese Regelung galt bis 2022

Infolge der Coronapandemie wurde für die Jahre 2020 bis 2022 in § 4 Abs. 5 Nr. 6b S. 4 EStG für Freiberufler eine Homeoffice-Pauschale eingeführt. Die Pauschale betrug 5 EUR täglich, maximal 600 EUR pro Jahr und war immer dann als Betriebsausgabe abzugsfähig, wenn an einem Tag sämtliche betrieblichen oder beruflichen Tätigkeiten im Homeoffice erbracht wurden. Ein zeitlicher Mindestumfang war nicht vorgesehen. An Tagen, an denen sowohl im Homeoffice gearbeitet als auch die auswärtige erste Tätigkeitsstätte (z. B. Kanzlei oder Arztpraxis) aufgesucht oder eine Tätigkeit im Außendienst wie z. B. ein Kundenbesuch wahrgenommen wurde, ließ sich die Pauschale nicht absetzen.

1.2 Diese Regelung gilt ab 2023

Grundsätzlich wäre diese Homeoffice-Pauschale ab 2023 ersatzlos entfallen. Allerdings hat der Gesetzgeber erkannt, dass mittlerweile das Arbeiten in der privaten Wohnung für viele Freiberufler unerlässlich geworden ist. Daher wurde mit dem Jahressteuergesetz 2022 ein neuer § 4 Abs. 5 Nr. 6c EStG geschaffen. Dieser ermöglicht sowohl Freiberuflern als auch deren Angestellten, eine neue und modifizierte Homeoffice-Pauschale als Betriebsausgabe (Freiberufler) bzw. Werbungskosten (Angestellte) von der Steuer abzusetzen.

Diese neue Homeoffice-Pauschale beträgt 6 EUR pro Tag (bisher 5 EUR) und maximal 1.260 EUR pro Jahr (bisher 600 EUR). Der Höchstbetrag wird damit bei 210 zu berücksichtigenden Tagen im Jahr erreicht. Die Pauschale ist für jeden Kalendertag als Betriebsausgabe oder Werbungskosten zu berücksichtigen, an dem die betriebliche oder berufliche Tätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübt und keine außerhalb der häuslichen Wohnung belegene erste Tätigkeitsstätte (regelmäßig die Kanzlei oder die Arztpraxis) aufgesucht wird. Wo genau in der häuslichen Wohnung die Tätigkeit ausgeübt wird, ist unerheblich. Das könnte beispielsweise ein Büro, eine Arbeitsecke oder der „Küchentisch“ sein. Ein richtiges häusliches Arbeitszimmer im steuerlichen Sinn muss nicht vorliegen. Zudem ist es für den Abzug unschädlich, wenn für die betriebliche bzw. berufliche Tätigkeit auch ein anderer Arbeitsplatz wie z. B. ein Büro in der Kanzlei oder der Arztpraxis zur Verfügung stehen sollte. Entscheidend ist alleine, dass betriebliche bzw. berufliche Tätigkeiten in der häuslichen Wohnung erbracht werden.

Das Besondere an der Neuregelung ist nicht nur die verbesserte Abzugshöhe, sondern insbesondere die Tatsache, dass es ab dem Jahr 2023 nicht mehr erforderlich ist, sämtliche betrieblichen bzw. beruflichen Tätigkeiten des jeweiligen Kalendertags im Homeoffice zu erbringen. Es ist neuerdings ausreichend, dass lediglich der zeitlich überwiegende Teil der Tätigkeiten des Tages im Homeoffice erbracht wird. Eine parallele Außendiensttätigkeit ist damit anders als bisher unschädlich. Zudem ist zu beachten, dass für den Abzug der Pauschale kein zeitlicher Mindestumfang der Tätigkeiten im Homeoffice erbracht werden muss. Es genügt, wenn die Tätigkeit den überwiegenden Anteil der gesamten Tätigkeit des Tages ausmacht. Was das für die Praxis bedeutet, zeigen folgende Beispiele.

• Beispiele

• 1. Zahnarzt Z erbringt jeden Samstag im Homeoffice allgemeine Büroarbeiten für seine Zahnarztpraxis. Die Praxis sucht er an den Samstagen nicht auf. Die Tätigkeit im Homeoffice umfasst dabei rund zwei Stunden je Samstag.

• Lösung: Für die Jahre 2020 bis 2022 konnte Z für jeden entsprechenden Tag eine Homeoffice-Pauschale von 5 EUR (max. 600 EUR jährlich) absetzen. Ab dem Jahr 2023 erhöht sich der Abzug auf 6 EUR pro Tag (max. 1.260 EUR jährlich).

• Beachten Sie | Z kann die Pauschale nicht nur als Betriebsausgabe in seinem Einzelunternehmen geltend machen. Sollte die Praxis als Mitunternehmerschaft (z. B. GbR oder BAG) geführt werden, so kann er ebenfalls die Pauschale absetzen ‒ konkret in Form von Sonderbetriebsausgaben. Sollte Z ein angestellter Zahnarzt sein, so wäre die Pauschale als Werbungskosten zu berücksichtigen.

• 2. Freiberufler F hat an einem Montag einen auswärtigen Kundentermin. Er übt von 07:00 bis 12:00 Uhr Tätigkeiten im Homeoffice aus (Vorbereitungs- und Büroarbeiten) und nimmt im Anschluss von 12:00 bis 16:00 Uhr den Kundentermin wahr.

• Lösung: Bislang konnte F lediglich Reisekosten für den auswärtigen Termin und keine Homeoffice-Pauschale geltend machen. Ab 2023 gilt: Da die Tätigkeit des Tages überwiegend (fünf von neun Stunden) im Homeoffice erbracht wurde, ist neben den Reisekosten die neue Homeoffice-Pauschale von 6 EUR abzugsfähig.

• 3. Rechtsanwalt R arbeitet an einem Freitag von 08:00 bis 12:00 Uhr (vier Stunden) in der Kanzlei. Danach fährt er ins Homeoffice und tätigt dort allgemeine Büroarbeiten in der Zeit von 14:00 bis 19:00 Uhr (fünf Stunden).

• Lösung: Sowohl nach der alten als auch nach der neuen Regelung kann für diesen Tag nur die Fahrt zur Kanzlei (erste Tätigkeitsstätte) abgesetzt werden. Der parallele Abzug der Homeoffice-Pauschale scheidet aus, da neben der Tätigkeit im Homeoffice die erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wurde.

• 4. Künstler K hat für seine malerisch-künstlerischen Tätigkeiten eine auswärtige Lagerhalle angemietet. Diese verfügt allerdings über keine Büroräume mit entsprechender Ausstattung. Sämtliche Büroarbeiten erledigt K daher in seinem Homeoffice. Üblicherweise ist er an seinen 230 Arbeitstagen zunächst in der Lagerhalle und im Anschluss für einige Stunden im Homeoffice tätig.

• Lösung: Grundsätzlich kann wie in Beispiel 3 nur die Entfernungspauschale und keine Homeoffice-Pauschale abgesetzt werden. Dies gilt auch dann, wenn die überwiegende Arbeitszeit des Tages im Homeoffice erbracht werden sollte. Da K jedoch in der Lagerhalle dauerhaft über keinen richtigen Arbeitsplatz verfügt und damit gezwungen ist, seine Büroarbeiten im Homeoffice zu erledigen, gestattet § 4 Abs. 5 Nr. 6c S. 2 EStG als Sonderregelung parallel zu der Entfernungspauschale einen Abzug der Homeoffice-Pauschale. Diese beläuft sich auf 230 Tage × 6 EUR = 1.380 EUR. Maximal ist jedoch der Höchstbetrag von 1.260 EUR abzugsfähig.

1.3 Nachweise für den Abzug der neuen Homeoffice-Pauschale

Sowohl in dem JStG 2022, in der zugrunde liegenden Gesetzesbegründung, als auch in der bisherigen Regelung zur Homeoffice-Pauschale wurden keine speziellen Nachweisvoraussetzungen für den Betriebsausgaben- bzw. Werbungskostenabzug aufgenommen. Damit genügt als Nachweis gegenüber dem FA eine einfache (plausible) Aufstellung der für den Abzug der Homeoffice-Pauschale berücksichtigungsfähigen Tage. Da somit die Anzahl der Tage dem FA nur glaubhaft zu machen ist, ist Freiberuflern zu raten, möglichst zeitnah einen Kalender mit entsprechenden Eintragungen zu führen („berechtigt der Tag für den Abzug der Pauschale: ja/nein“). Rückwirkend erst im Jahr 2024 die für das Jahr 2023 maßgebenden Tage zu schätzen, birgt einerseits Unsicherheiten und kann andererseits auch Finanzbeamte auf den Plan rufen, die geschätzte Anzahl an Tagen als unzutreffend (zu hoch) anzusehen.

PRAXISTIPP | Die Homeoffice-Pauschale deckt nur die laufenden Fixkosten für das Homeoffice ab (Miete oder Abschreibung, Strom, Gas, Versicherungen usw.). Die Aufwendungen für im Homeoffice eingesetzte Arbeitsmittel (z. B. Notebook/Schreibtisch, Ausstattung und Büromaterial) können deshalb parallel zur Pauschale nach den allgemeinen Regelungen abgesetzt werden. Gleiches gilt für betrieblich veranlasste Telefon- und Internetkosten.

2. Häusliches Arbeitszimmer

2.1 Das galt bis 2022

Bisher konnten Freiberufler ein häusliches Arbeitszimmer nur absetzen, wenn

• 1. das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet (unbeschränkter Abzug). Die anteilig auf das Arbeitszimmer entfallenden Kosten waren nachzuweisen;

• 2. für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit außerhalb des Arbeitszimmers kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stand (auf 1.250 EUR jährlich beschränkter Abzug). Auch hier waren die anteilig auf das Arbeitszimmer entfallenden Kosten nachzuweisen.

Zudem musste der genutzte Raum seiner Art nach den Typusbegriff eines häuslichen Arbeitszimmers erfüllen. Es musste sich unter anderem um einen eigenen Raum handeln, der seiner Lage, Funktion und Ausstattung nach in die häusliche Sphäre eingebunden ist und vorwiegend der Erledigung gedanklicher, schriftlicher, verwaltungstechnischer oder organisatorischer Arbeiten dient (vgl. BMF 6.10.17, BStBl I S. 1320, Rz. 3).

2.2 Neuregelung zum häuslichen Arbeitszimmer ab 2023

Im Zuge des JStG 2022 wurde der Abzug der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer erheblich vereinfacht ‒ aber auch eingeschränkt:

• Die positive Änderung: Bei der Abzugsmöglichkeit 1 (unbeschränkter Abzug) kann nun anstelle der tatsächlichen Aufwendungen wahlweise eine Jahrespauschale von 1.260 EUR abgesetzt werden. Diese Pauschale ist personengebunden. Das bedeutet, dass wenn mehrere Personen gemeinsam ein Arbeitszimmer nutzen (Ehegatten) und dieses bei beiden den Mittelpunkt der betrieblichen und beruflichen Tätigkeit darstellt, beide Ehegatten jeweils die volle Pauschale geltend machen können.

• Die negative Änderung: Die Abzugsvariante 2 (beschränkter Abzug bis 1.250 EUR jährlich) ist ab dem Jahr 2023 ersatzlos entfallen.

• Beispiele

• 5. Die freiberuflich tätigen Journalisten Justus und Jule betreiben ihr Unternehmen ausschließlich in ihrem steuerlich anzuerkennenden gemeinsamen häuslichen Arbeitszimmer. Die anteilig auf den Raum entfallenden Gesamtkosten des Hauses belaufen sich jährlich auf etwa 1.500 EUR.

• Lösung: Bisher konnten Justus und Jule jeweils 750 EUR als Betriebsausgabe absetzen. Ab 2023 haben sie die Wahl: Sie können entweder wie bisher die anteiligen Aufwendungen absetzen oder sie entscheiden sich für die neue Jahrespauschale von jeweils 1.260 EUR (Summe: 2.520 EUR).

• Beachten Sie | Die neue Jahrespauschale bezieht sich auf das Kalender- bzw. Wirtschaftsjahr. Für jeden vollen Kalendermonat, in dem die Voraussetzungen für den Abzug nicht vorliegen, ermäßigt sich der Betrag von 1.260 EUR daher um ein Zwölftel. Sollte Justus zum Beispiel seine Tätigkeit erst am 15.5.23 aufnehmen, so kann er nur für die Monate Mai bis Dezember 2023 die Pauschale geltend machen. Der Abzug reduziert sich dann auf 840 EUR (1.260 EUR × 8 ÷ 12 Monate).

• 6. Künstler K hat für seine malerisch-künstlerischen Tätigkeiten eine Lagerhalle angemietet. Diese verfügt über keine Büroräume. Sämtliche Büroarbeiten erledigt K daher in seinem häuslichen Arbeitszimmer.

• Lösung: Bis 2022 konnte K die anteilig auf das häusliche Arbeitszimmer entfallenden Aufwendungen bis zum Höchstbetrag von 1.250 EUR jährlich absetzen. Ab 2023 ist diese Abzugsmöglichkeit entfallen. Allerdings profitiert K nun durch die verbesserte Homeoffice-Pauschale (vgl. Beispiel 4).

Quelle: Ausgabe 03 / 2023 | Seite 64 | ID 48978659