Anforderungen an ein mit einem Computerprogramm erzeugtes Fahrtenbuch

| Wird ein Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß verworfen, ist der geldwerte Vorteil aus der Dienstwagennutzung ‒ wie in dem angegriffenen Haftungsbescheid geschehen ‒ auf Grundlage der 1 %-Regelung anzusetzen. Das ist z. B. der Fall, wenn das Fahrtenbuch keine geschlossene äußere Form aufweist oder die Eintragungen nicht zeitnah erfolgen (FG Düsseldorf 24.11.23, 3 K 1887/22 H[L]). |

Äußere geschlossene Form

Eine äußere geschlossene Form weist ein mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugtes Fahrtenbuch nur dann auf, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert oder offen gelegt werden und bereits bei gewöhnlicher Einsichtnahme in das elektronische Fahrtenbuch erkennbar sind. Alle erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen; ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird. Konkret bedeutet das, dass nachträgliche Änderungen unmittelbar im Fahrtenbuch selbst offenzulegen sind und nicht nur in einer Protokolldatei, wie im Falle des hier verwendeten Programms.

Allerdings wurden im Streitfall die Änderungsprotokolle bzw. „sonstige interne Protokolldateien“ trotz Aufforderung nicht vorgelegt.

Zeitnahe Führung

Eine zeitnahe Führung liegt vor, wenn der Nutzer des Fahrzeugs die Eintragungen im Anschluss an die betreffenden Fahrten vornimmt. Hier hatte der Mitarbeiter die Fahrten zwischen den Eintragungszeitpunkten (jeweils nach dem Tanken) auf Zetteln notiert. Da er die Zettel danach vernichtete und auch die Protokolldatei nicht vorlag, hatte das FG bereits Zweifel an der Vollständigkeit der Eintragungen und ging auch nicht von einer zeitnahen Eintragung aus.