13.07.2023 · Nachricht · Sozialversicherung:

Vorteile aus Mitarbeiter-PC-Programm bei Entgeltumwandlung beitragspflichtig

| Der geldwerte Vorteil, der einem Arbeitnehmer aus einem Mitarbeiter-PC-Programm zufließt, ist zwar selbst bei einer Gehaltsumwandlung steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG), doch die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung vertreten für das Beitragsrecht eine andere Auffassung. Die Leistungen müssen zum Lohn oder Gehalt hinzukommen, um sozialversicherungsfrei zu sein (Besprechungsergebnis vom 4.5.23). |

Hintergrund: Das Mitarbeiter-PC-Modell

Wird einem Arbeitnehmer ein PC, Notebook, Tablet oder Smartphone von seinem Arbeitgeber auch zur privaten Nutzung überlassen, so ist dieser geldwerte Vorteil steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG). Das gilt selbst dann, wenn die Überlassung im Rahmen einer Gehaltsumwandlung erfolgt, der Mitarbeiter also auf Barlohn zugunsten dieses Sachbezugs verzichtet. Wie so häufig bei steuerlichen Förderungen gibt es Anbieter, die Modelle konzipieren, um die Umsetzung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer möglichst einfach zu halten. So auch bei der Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 45 EStG. Hier haben sich so genannte Mitarbeiter-PC-Programme etabliert.

Und diese funktionieren beispielsweise wie folgt:

Mitarbeiter-PC-Modell

Der Arbeitgeber schließt zunächst einen Rahmenvertrag mit einem Leasingunternehmen, das sich auf das Verleasen von IT- und Kommunikationsgeräten spezialisiert hat.

Es wird anschließend ein Portal freigeschaltet, in dem die Mitarbeiter die Geräte wie PCs, Notebooks, Tablets oder Smartphones auswählen können.

Der Arbeitgeber schließt im nächsten Zug Einzelleasingverträge mit dem Leasingunternehmen über die ausgewählten Geräte ab; die Laufzeit beträgt zumeist 24 Monate.

Den Arbeitnehmern werden die Geräte dann (auch) zur privaten Nutzung zur Verfügung gestellt; dafür verzichten diese aber auf einen Teil ihres Gehalts, und zwar üblicherweise in Höhe der Leasingrate, die auch bereits die Versicherung enthält.

Für den Arbeitgeber entstehen „unterm Strich“ keine Kosten (zumindest sollten keine entstehen); der Arbeitnehmer zahlt Lohnsteuer nur auf den um die Leasingrate verminderten Lohn, da der „Sachlohn“ in Höhe der Leasingrate nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei ist.

Besprechung der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung

Kürzlich haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung zur beitragsrechtlichen Behandlung von Arbeitgeberleistungen im Rahmen eines Mitarbeiter-PC-Programms Stellung genommen. Danach wird das Modell sozialversicherungsrechtlich nicht anerkannt, wenn es lediglich im Rahmen einer Entgeltumwandlung durchgeführt wird. Das heißt, es werden die Sozialversicherungsbeiträge vom vollen und nicht vom verminderten Lohn berechnet. Es gilt:

Zum Arbeitsentgelt i. S. v. § 14 Abs. 1 S. 1 SGB IV gehört als Sachbezug der geldwerte Vorteil für die aufgrund des Beschäftigungsverhältnisses vom Arbeitgeber auch zur privaten Nutzung gewährte Überlassung von betrieblichen Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten (zum Beispiel Laptops, Tablets und Smartphones). Die Zuwendung in Form des geldwerten Vorteils des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung der betrieblichen Geräte stellt sich unter den Voraussetzungen des § 3 Nr. 45 EStG als steuerfreie Einnahme dar, und zwar unabhängig davon, ob die Zuwendung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird oder nicht. Für die Beitragsfreiheit wird hingegen verlangt, dass diese Arbeitgeberleistung zusätzlich zu Löhnen und Gehältern gewährt wird (§ 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 SvEV). Diese Voraussetzung ist bei einer Entgeltumwandlung jedoch nicht erfüllt. Bei Entgeltumwandlungen i. S. eines vorherigen Entgeltverzichts und daraus resultierenden neuen Zuwendungen des Arbeitgebers ist regelmäßig davon auszugehen, dass es an der Zusätzlichkeit der neuen Zuwendungen fehlt.

Die Bewertung des geldwerten Vorteils (Höhe des anzusetzenden Sachbezugswerts) richtet sich bei derartigen sonstigen Sachbezügen nach § 3 Abs. 1 S. 1 SvEV. Danach ist als Wert für Sachbezüge, für die keine amtlichen Sachbezugswerte festgesetzt sind und die nicht nach § 8 Abs. 2 Satz 2 bis 5 EStG oder § 8 Abs. 3 EStG zu bewerten sind, der um übliche Preisnachlässe geminderte übliche Endpreis am Abgabeort im Zeitpunkt der Abgabe anzusetzen. Die Bewertung nach dem üblichen Abgabepreis ist bei den in Rede stehenden Geräten jedoch aufwendig und durch eine hohe Komplexität bei der Ermittlung des Nutzungsvorteils im Einzelfall geprägt. Hinzu kommt, dass die Geräte nicht übereignet, sondern im Wege des Leasings nur zeitlich befristet überlassen werden. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung sind daher der Auffassung, dass als Wert für die Nutzungsüberlassung das Nutzungsentgelt anzusetzen ist, das in der Regel dem Betrag der Gehaltsumwandlung entspricht. Weichen im Einzelfall die Höhe der Leasingrate und die Höhe des Entgeltverzichts voneinander ab, ist als Wert für die Nutzungsüberlassung die Höhe der vom Arbeitgeber als Leasingnehmer vereinbarten Leasingrate in Ansatz zu bringen.

Beispiel

Der Arbeitgeber überlässt im Rahmen einer Gehaltsumwandlung dem Mitarbeiter ein Smartphone, das dieser auch privat nutzen darf. Das Arbeitsentgelt vor der Gehalts- bzw. Entgeltumwandlung beträgt monatlich 3.000 EUR. Die Leasingrate für den Arbeitgeber beträgt monatlich 50 EUR; der Arbeitnehmer verzichtet auf Barlohn (Entgeltverzicht) von monatlich 50 EUR zugunsten des zur Verfügung gestellten Smartphones.

Der Beitragsbemessung sind zugrunde zu legen: neuer Barlohnanspruch mtl. 2.950 EUR + Sachbezug für Smartphone-Überlassung mtl. 50 EUR = Gesamt: 3.000 EUR. Die Sozialversicherungsbeiträge sind aus 3.000 EUR zu erheben.

Relevanz für die Praxis

Die Haltung der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung mag rechtlich korrekt sein, widerspricht aber ‒ wie so häufig ‒ der politischen Intention. Es ist nicht einsehbar, warum der Gesetzgeber auf der einen Seite die IT-Affinität der Arbeitnehmer über § 3 Nr. 45 EStG und auch andere Programme fördert, er letztlich aber ausgerechnet bei der Sozialversicherung eine andere Haltung vertreten sollte. Es ist wohl eher davon auszugehen, dass der Gesetzgeber die beitragsrechtliche Förderung ‒ ebenfalls wie so oft ‒ vergessen hat. Arbeitgeber sollten jedenfalls Vorsicht walten lassen, wenn sie ein Mitarbeiter-PC-Programm oder ‒ ganz allgemein ‒ andere Formen der Gehalts- bzw. Entgeltumwandlung anbieten.

Im Übrigen kann man nicht oft genug betonen, dass Arbeitgeber die „Programme“ von sogenannten Brutto-Nettolohn-Optimierern immer auch arbeitsrechtlich beurteilen (lassen) sollten. Allzu oft bleiben Arbeitgeber in Gestaltungen, die steuerlich oder beitragsrechtlich gescheitert sind, arbeitsrechtlich gefangen. Das heißt, dass Arbeitnehmern ein Anspruch, der arbeitsrechtlich besteht, nicht einfach entzogen werden kann, wenn ein Modell von der Prüfern der Finanzverwaltung oder der Deutschen Rentenversicherung nicht anerkannt wird. Im aktuellen Fall der Mitarbeiter-PC-Programme mag das kein Problem darstellen, in anderen Fällen, etwa zugesagten Zuschüssen zu Kindergartenbeiträgen, kann das anders aussehen.

Weiterführender Hinweis: