· Fachbeitrag · Innergemeinschaftlicher Handel
Gelangensbestätigung - die zweite!
von Dipl.-Finw. Rüdiger Weimann, Dozent, Lehrbeauftragter und freier Gutachter in Umsatzsteuerfragen, Dortmund
| Am 22.3.13 hat der Bundesrat der Elften Verordnung zur Änderung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (BR-Drs. 66/13 vom 4.2.13) zugestimmt und damit die Gelangensbestätigung ein zweites Mal ins Leben gerufen. Nunmehr sollen die Mängel beseitigt worden sein und die neuen Vorschriften zum 1.10.13 in Kraft treten. Wichtige Details beabsichtigt die Finanzverwaltung vorab in einem Einführungsschreiben zu regeln. |
1. Der neue § 17a UStDV - Was ist wirklich neu?
Obwohl der neue Verordnungstext den Praktiker zunächst „erschlägt“, wird dieser nicht umhinkommen, sich damit genauestens zu beschäftigen.
Hinweis | Unter der Abruf-Nr. 131663 finden Sie zur ersten Orientierung den Text der Verordnung mit einer Lesestraße im Fettdruck.
1.1 Strikte Trennung zwischen Beförderung und Versand
Die neue VO differenziert zwischen „befördern“ und „versenden“. Maßgeblich ist die Person, die den tatsächlichen Transport durchführt:
Eine Beförderung setzt voraus, dass der liefernde Unternehmer, der Abnehmer oder ein unselbstständiger Erfüllungsgehilfe den Gegenstand der Lieferung befördert (vgl. Abschn. 3.12 Abs. 2 UStAE).
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Eine Versendungslieferung setzt voraus, dass der Transport von einem selbstständigen Beauftragten ausgeführt oder besorgt wird (vgl. Abschn. 3.12 Abs. 2 UStAE ).
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Weder der Lieferant noch der Kunde haben einen eigenen Lkw; einer der beiden beauftragt daher einen Frachtführer oder einen Spediteur. |
1.2 Inhalt der neuen Gelangensbestätigung
Die Gelangensbestätigung ist ein Dokument oder Dokumentensatz mit folgenden Angaben gemäß § 17a Abs. 2 Nr. 2 S. 1 UStDV n.F.:
- Name und Anschrift des Abnehmers;
- Menge des Gegenstands der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung einschließlich der Fahrzeug-Identifikationsnummer, wenn der Liefergegenstand ein Fahrzeug i.S.v. § 1b Abs. 2 UStG ist;
- Angabe von Ort und Monat des Endes der Beförderung oder Versendung des Gegenstands
- Ausstellungsdatum der Bestätigung
- Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten.
Beachten Sie | Ursprünglich sollte das Transportende tagesgenau benannt werden. Das wird nun nicht mehr verlangt, ist aber weiterhin natürlich freiwillig möglich.
1.3 Form der neuen Gelangensbestätigung
Die Gelangensbestätigung kann in jeder Form erbracht werden, solange sie die erforderlichen Angaben enthält. Sie kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die geforderten Angaben insgesamt ergeben (§ 17a Abs. 2 Nr. 2 S. 4 UStDV n.F.). Damit ist es nicht zwingend, ein Muster oder ein Formular einzusetzen. Gleichwohl empfehlen wir ein vorbereitetes Faxanschreiben als Muster zu verwenden (s. Abschnitt 5. Musterformulierung).
Die Gelangensbestätigung kann auch als Sammelbestätigung ausgestellt werden. In der Sammelbestätigung können Umsätze aus bis zu einem Quartal zusammengefasst werden (§ 17a Abs. 2 Nr. 2 S. 2 u.3 UStDV n.F.). Bei
- Lieferungen, die mehrere Gegenstände umfassen, oder
- bei Rechnungen, in denen einem Abnehmer gegenüber über mehrere Lieferungen abgerechnet wird,
ist es regelmäßig ausreichend, wenn sich die Gelangensbestätigung auf die jeweilige Lieferung bzw. auf die Sammelrechnung bezieht.
PRAXISHINWEIS | Bei dauerhaften Liefervereinbarungen wird die Finanzverwaltung es voraussichtlich nicht beanstanden, wenn die Gelangensbestätigung für den vereinbarten Leistungszeitraum ausgestellt wird. |
1.4 Elektronische Übermittlung
Neben der klassischen Übermittlung per Post, Bote oder Papierfax ist auch die elektronische Übermittlung des Belegs möglich (§ 17a Abs. 2 Nr. 2 Buchst. e) S. 2 UStDV n.F.). Dazu zählen die Übermittlung
- per Email (ggf. mit PDF- oder Textdateianhang),
- per Computer-Telefax,
- per Fax-Server,
- per Web-Download oder
- mittels Datenträgeraustausch (EDI).
Bei der elektronischen Übermittlung des Belegs an den liefernden Unternehmer ist eine Unterschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers nicht erforderlich, sofern erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers begonnen hat.
Beachten Sie | Für die Anforderungen an die Lesbarkeit der Bestätigung und ihre Archivierung wird die Finanzverwaltung wahrscheinlich auf die GoBS und GDPdU verweisen. Wird die Gelangensbestätigung z.B. per E-Mail übersandt, ist damit auch die E-Mail selbst zu archivieren.
1.5 Alternativnachweise
Nur bei einem Versand der Ware (siehe oben) werden zum Nachweis des Gelangens die folgenden gleichberechtigten Alternativen zugelassen:
- Ein Versendungsbeleg (§ 17a Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Buchst. a) Doppelbuchst. aa) UStDV n.F.), insbesondere der handelsrechtliche Frachtbrief, der vom Auftraggeber des Frachtführers unterzeichnet ist und die Unterschrift des Empfängers als Bestätigung des Erhalts des Gegenstands der Lieferung enthält (§ 17 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Buchst. a) aa) UStDV n.F.).
PRAXISHINWEIS | Für den CMR-Frachtbrief wird damit wieder die Empfängerunterschrift in Feld 24 gefordert.
- Die Spediteursbescheidungüber das bereits erfolgte Verbringen (§ 17a Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Buchst. b) UStDV n.F.). Hier bewies die Finanzverwaltung ein „offenes Ohr“ für die Praxis: Die Bestätigung muss sich nunmehr auf das bereits erfolgte und nicht das lediglich beabsichtigte Verbringen beziehen.
- Die Spediteursbescheidung über das erst beabsichtigte Verbringen mit Zahlungsnachweis (§ 17a Abs. 3 S. 1 Nr. 2 UStDV n.F.): Beauftragt der Abnehmer den Spediteur, befürchtet die Finanzverwaltung Nachweisschwierigkeiten aufgrund des fehlenden Vertragsverhältnisses zwischen Spediteur und Lieferant. Hier soll auch dann eine Spediteursbescheinigung über die nur beabsichtigte Verbringung ausreichen, wenn daneben der Nachweis der Bezahlung des Liefergegenstands über ein Bankkonto erfolgt.
- Wichtig | Bei Zweifeln weist die Finanzverwaltung für diese Konstellation darauf hin, dass eine Gelangensbestätigung gefordert werden kann. Da die (ausländischen) Kundenspediteure die Spediteursbescheinigungen nach deutscher Vorgabe auch für den Fall der beabsichtigten Verbringungen kaum kennen werden, wird in den Fällen vielfach die Gelangensbestätigung zum Nachweis erforderlich sein. Schon heute wird in diesen Fällen mit Empfängerbestätigungen gearbeitet (so IHK Köln, Aktueller Sachstand zur Gelangensbestätigung, www.ihk-koeln.de).
- Den Besonderheiten der Sendungsverfolgung (Tracking und Tracing) trägt § 17a Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Buchst. c) UStDV n.F. nunmehr Rechnung. Wird der Sendungsverlauf elektronisch überwacht, genügen die schriftliche oder elektronische Auftragserteilung und das (lückenlose) Sendungsverlaufsprotokoll.
- Bei Postsendungen, in denen dies nicht möglich ist, genügen gemäß § 17a Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Buchst. d) UStDV n.F. eine Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters über die Entgegennahme der an den Abnehmer adressierten Sendung und der Nachweis über die Bezahlung der Lieferung.
2. Wann wird eine Gelangensbestätigung benötigt?
In diesen Fällen wird eine Gelangensbestätigung benötigt:
Transporteur | Gelangensnachweis erforderlich? |
Transport der Ware durch den Verkäufer (Lieferanten) selbst ohne Beauftragung eines selbstständigen Dritten (Frachtführer) | Gelangensbestätigung zwingend erforderlich |
Transport durch den Käufer (Kunden) selbst ohne Beauftragung eines selbstständigen Dritten (Frachtführer) | Gelangensbestätigung zwingend erforderlich |
Transport durch einen vom Verkäufer oder vom Käufer beauftragten selbstständigen Dritten | Gelangensbestätigung nicht zwingend; Alternativnachweise möglich |
3. Ist die Gelangensbestätigung mit EU-Recht vereinbar?
Schon vor dem Inkrafttreten der neuen Verordnung kommen Zweifel auf, ob der deutsche Fiskus mit der Gelangensbestätigung nicht zu viel verlangt und das neue Recht mit EU-Recht vereinbar ist. In der EuGH-Pressemitteilung (Nr. 111/12 vom 6.9.12) zum Urteil in der Rechtssache Mecsek-Gabona (EuGH 6.9.12, C-273/11, DStR 12, 1917) heißt es: „Die Nachweispflichten sind daher nach nationalem Recht und der für ähnliche Geschäfte üblichen Praxis zu bestimmen. Ein Mitgliedstaat kann vom Steuerpflichtigen jedoch nicht verlangen, den zwingenden Nachweis dafür zu erbringen, dass die Ware diesen Mitgliedstaat physisch verlassen hat.“
4. Wann ist was in der Praxis zu tun?
- Für bis zum 30.9.13 ausgeführte innergemeinschaftliche Lieferungen kann der Unternehmer nach dem bisherigen Recht verfahren (§ 74a Abs. 3 UStDV n.F.).
- Das BMF hat Anfang April 2013 den Entwurf für ein Einführungsschreiben an die Landesfinanzministerien versandt. Bis Ende Juni 2013 werden sich die Finanzminister hierzu abschließend beraten, sodass Anfang Juli 2013 mit dem einführenden BMF-Schreiben und weiteren Detailregelungen zu rechnen ist. Wir werden zeitnah darüber berichten.
- Ab dem 1.10.13 sind die neuen Vorgaben von den Unternehmen umzusetzen. In den Unternehmen sollte die Umstellung auf die neue Gelangensbestätigung ab sofort beginnen, sodass nach dem BMF-Schreiben und damit nach der Sommerpause lediglich „Fine-Tuning“ erforderlich ist.
5. Musterformulierung
Das BMF bemüht sich weiter, Mustertexte für die Gelangensbestätigung anzubieten. Ein erster Blick auf die Entwürfe zeigt jedoch, dass diese zumindest in ihrer jetzigen Form einen streng behördlichen Charakter haben und damit wenig praktikabel sein werden. Man muss sich dabei vor Augen halten, dass man seinem Kunden eine Bestätigung „abtrotzen“ soll, die er aus seinem Umsatzsteuerrecht nicht kennt und die er damit - zumindest in einer Übergangszeit - nicht einordnen kann.
PRAXISHINWEIS | Dem Kunden sollte es möglichst einfach gemacht werden, indem man ihm z.B. eine schon vorbereitete Bestätigung zufaxt, die der Kunde dann lediglich unterschreiben und zurückfaxen muss. Der Schriftwechsel sollte in englischer Sprache und mit einfachen Worten erfolgen, damit alle Beteiligten - also sowohl der ausländische Kunde als auch der deutsche Betriebsprüfer - den Inhalt schnell und eindeutig erfassen können. |
MUSTERSCHREIBEN / Gelangensnachweis im EU-Geschäft |
Firma mit vollständiger Adresse
Firma und Adresse des ausländischen Geschäftspartners
Fax: …………………............ Ort, Datum Intra-community supply
Dear Sir or Madam, Please confirm for German VAT that the following object of supply .......................... [hier Menge des Gegenstands der Lieferung einsetzen] .......................... [hier handelsübliche Bezeichnung/ggf. Fahrzeug-Ident.-Nr. einsetzen] has arrived at its destination in .......................................................................... [hier Bestimmungsort und EU-Bestimmungsland einsetzen, z.B. Alicante/Spanien]
Yours sincerely,
………………………… ================================================ Fax: +49 .........................
For German VAT we confirm the receipt/the entry of the above-mentioned object of supply in ............................... [hier Bestimmungsort und EU-Bestimmungsland einsetzen] on …............................ (please insert month and year of arrival).
....................................... (Place and date of issue)
…………………………… (Signature of the customer or of an authorised representative) |
