Wirtschaftliche Erfolgsmessung der Zahnprophylaxe

| Sie haben seit einigen Jahren eine Zahnarztpraxis, gewinnen jährlich 200 bis 300 Neupatienten, die Zahnprophylaxe ist mit ein bis zwei Vollzeitkräften stabil gut ausgelastet? Herzlichen Glückwunsch! Nur: Hätte der Zahnprophylaxe-Bereich nicht stärker wachsen müssen? Aufgrund der angestrebten Patientenbindung müssten die Zahnprophylaxe-Umsätze fortlaufend wachsen, wenn die Praxis Neupatienten gewinnt und diese in die Zahnprophylaxe eingebunden werden ‒ oder? |

Ermittlung des Potenzials im Zahnprophylaxe-Bereich

Die Erklärung dieses Umstandes ist einfach: Die Zahnprophylaxe-Abteilung ist ausgelastet ‒ weniger mit Bestandspatienten, sondern aufgrund der neu gewonnenen Patienten: Gleichzeitig verliert die Praxis Altpatienten in ähnlichem Umfang, wie neue Patienten gewonnen werden. Dadurch ist der Bereich auf den ersten Blick ausgelastet, ohne wirklich signifikant zu wachsen.

Um das wirtschaftliche Umsatzpotenzial auf der Basis der bestehenden bzw. neu gewonnenen Patienten zu berechnen, benötigen Sie die Rahmendaten des Personals in Form der Arbeitszeit und des möglichen Mengengerüsts einer Vollzeitkraft in der Zahnprophylaxe. Für eine Vollzeitkraft können Sie dabei von folgenden Rahmendaten ausgehen:

Sie kann etwa 7 Patienten pro Tag behandeln (ca. 45 bis 60 Minuten Behandlungszeit je Prophylaxesitzung inkl. Rüstzeit). Mögliche jährliche Arbeitstage sind 220 ‒ von den 250 Arbeitstagen sind 30 Tage für Urlaub und Krankheit im Schnitt abzuziehen. Durchschnittlich kommt ein Patient zweimal pro Jahr zur Prophylaxe (ein Teil der Patienten bucht einmal, ein Teil der Risiko-Patienten bis zu viermal jährlich ‒ z. B. PAR- oder Implantat-Patienten). Daraus ergeben sich maximal 1.540 Sitzungen bei maximal 770  Patienten. Tabellarisch sieht das dann so aus:

Unter der Annahme, dass im Durchschnitt 85 Euro pro Zahnprophylaxe-Sitzung berechnet werden, ergibt sich unter obigen Annahmen damit ein Umsatzvolumen von 130.900 Euro im Jahr (1.540 x 85) je Zahnprophylaxe-Kraft.

Wenn nun eine Praxis über mehrere Jahre stetig Neupatienten (z. B. 30 Neupatienten pro Monat bzw. 360 pro Jahr) gewinnt, müsste bereits im vierten Jahr eine Vollzeit-Prophylaxefachkraft näherungsweise zu 100 Prozent ausgelastet sein ‒ es sei denn, Patienten werden nicht konsequent in die Zahnprophylaxe eingebunden oder gehen im Laufe der Jahre verloren.

Gedankenspiel: Bei 30 Neupatienten pro Monat, 85 Euro pro Zahnprophylaxe-Sitzung (ca. 45 bis 60 Minuten) und zwei Sitzungen pro Patient pro Jahr ergibt sich bei einer Verlustquote von 50 Prozent aller Neupatienten ein Prophylaxe-Umsatz ‒ hochgerechnet auf 10 Jahre ‒ in Höhe von ca. 300.000 Euro. Schlussfolgerung: Mundgesundheit ist zum einen inhaltlich ein sehr wichtiges Positionierungsmerkmal, zum anderen enthält sie ein enormes wirtschaftliches Wachstumspotenzial.

Kennzahlen für den Erfolg der Zahnprophylaxe sind dabei:

• Anzahl der Neupatienten

• Wie viele gehen davon in die Erst-Prophylaxe?

• Wie hoch sind die Abbrecherquoten nach der ersten Sitzung bzw. in den Folgejahren?

• Wie hoch ist die Anzahl der erbrachten Zahnprophylaxe-Sitzungen?

• Wie hoch ist der Umsatz in der Prophylaxe je Prophylaxekraft?

• Wie sieht der Auslastungsgrad je Zahnprophylaxe-Kraft aus?

Nutzen der Zahnprophylaxe gut kommunizieren

Die Erfahrung hat gezeigt: Die größte Herausforderung besteht in der Kommunikation des Nutzens der Zahnprophylaxe bzw. der Mundgesundheit. Wo liegen die Vorteile? In „WA“ speziell investieren Patienten? Versteht der Patient nicht, welchen persönlichen Gewinn er mit einer Prophylaxesitzung „kauft“ und wie es um seine Mundgesundheit steht, verlieren die Praxen die Patienten. Deshalb muss der Mundgesundheitsprozess vom Erstkontakt des Neupatienten durch den Zahnarzt über die Erläuterung des Nutzens der Mundgesundheit und die Einbindung des Patienten in die Zahnprophylaxe im Rahmen eines individuellen Mundgesundheitsprogramms sowie des Recalls abgestimmt werden.

In diesem Prozess ist vor allem zu klären, wer für welchen Schritt verantwortlich ist und wer welche Botschaften wann überbringen soll:

• Kennen und leben alle Praxismitarbeiter Sinn und Zweck der Zahnprophylaxe sowie den Nutzen der Mundgesundheit?

• Werden jedem Patienten diese Inhalte einheitlich kommuniziert, d. h. verwendet jeder Mitarbeiter (Zahnärzte, Prophylaxefachkräfte) die gleichen Worte („Zahnprophylaxe“ statt „Zahnreinigung“ oder „Professionelle Zahnreinigung“ etc.) und Visualisierungshilfsmittel?

• Wird der Erfolg der Mundgesundheits-Bemühungen gemessen ‒ sowohl beim Patienten selbst als auch bei dem Bemühen der Praxis, die Neupatienten in der Prophylaxe zu binden?

Ohne eine konsequente Standardisierung der Inhalte und Argumente sind hohe Verlustquoten die logische Folge. Diese Quoten sind in der Praxis-EDV zu ermitteln, um ein Gefühl über den eigenen Kommunikationserfolg zu erhalten.

Wichtig sind kommunikative Kleinigkeiten in der Art und Weise der Formulierung. Zwei Beispiele beim Erstkontakt der Zahnärzte zu einem Patienten, um den Unterschied in der Kommunikation zu veranschaulichen:

Entscheidend ist der Kompetenztransfer von den Zahnärzten zu den Prophylaxefachkräften. Je nach Argumentation wird der Patient die Bedeutung der Zahnprophylaxe für seine Mundgesundheit erkennen ‒ oder auch nicht.

Was motiviert Kinder und Jugendliche zur Zahnpflege?

Bei der Frage, wie man den Nutzen der Zahnprophylaxe gut kommunizieren kann, ist die optimale Ansprache speziell von Kindern und Jugendlichen besonders wichtig. Dazu folgen nun einige Anregungen und Beispiele:

Was sollte für die Zahnprophylaxe dokumentiert werden?

Eine lückenlose, professionelle Dokumentation der Zahnprophylaxe ist unerlässlich. Die Indizes (API und SBI, BOP, PSI) sollten konsequent aufgenommen werden. Zudem sollten z. B. Taschentiefen, Kariesaktivität und Ernährungsgewohnheiten sowie Anweisungen zur Mundhygiene notiert werden. Wie ist die Compliance des Patienten und welche Recall-Intervalle sind notwendig? Hat unser Zahnprophylaxe-Patient vielleicht Allergien oder besondere Wünsche während der Behandlung (nicht zu tief liegen, öfter ausspülen etc.)? Welche Beschwerden und Empfindlichkeiten hat er bei oder nach der Zahnprophylaxe?

Dies alles sollte in der Kartei festgehalten werden. So wird der Zahnarzt und die Kollegin in der professionellen Ansprache des Patienten unterstützt. Zudem ist es jetzt für die Mitarbeiterin in der Verwaltung einfacher, entsprechende Begründungen bei der Rechnungsstellung zu finden.

Zahn-Prophylaxe: Dieses Potenzial schlummert in der Abrechnung!

Die professionelle Zahnreinigung (PZR) wird im Hinblick auf die Prävention und als Vorbehandlung vor parodontal-chirurgischen Leistungen häufig durchgeführt. Ungenutzte Potenziale und vergessene Leistungen schlummern in diesem Bereich. Ausgehend von vier Prophylaxesitzungen täglich und 45 Behandlungswochen pro Jahr ist folgendes Potenzial möglich.

Weiterführende Hinweise

• Zahnprophylaxe: Optimaler Ablauf in der Praxis

• Patientenbindung in der Zahnprophylaxe - so geht‘s

• Wie kann man den Prophylaxe-Bereich gewinnbringend organisieren?