Wie eine Smartphone-App unseren Praxisalltag entlasten kann

| Wer von uns kennt das nicht: Ein Zahn bricht bei einer Extraktion unerwartet ab, ein Kind ist behandlungsunwillig, ein Schmerzpatient muss in den Terminplan eingefügt werden, … Es dauert nicht lange und es gibt eine Verspätung von schnell mal einer halben Stunde und mehr − mit Folgen, die wir alle kennen, aber nicht mögen: Patienten müssen warten, verbringen ihre wertvolle Zeit im Wartezimmer, nachfolgende Patienten müssen angerufen werden, um deren Termine ebenfalls zu verschieben, Praxisteam und (Zahn-)Ärzte geraten in Stress, um die Verspätung aufzuholen. Diese in unserer Praxis immer mal wieder aufgetretenen Alltagsprobleme haben mich dazu veranlasst, ein Tool zu entwickeln, das gleichzeitig ein interessantes Marketinginstrument für (Zahn-)Ärzte und andere Berufsgruppen ist: eine Smartphone-App. |

Wie vermeidet man Wartezeiten in der Praxis mit app4pro^®?

Beim Systemstart der Praxis-EDV am Morgen wird ein beliebiger Internetbrowser gestartet und die Login-Seite app4pro.com geöffnet. Mittels einer individuellen Namen-Passwort-Kombination loggen wir uns in unsere Praxis-App ein. Sobald im Tagesablauf eine Verspätung entsteht, geben wir in das entsprechende Feld unseres App-Logins diese Verspätung ein.

Diese Eingabe ist für alle Patienten, die unsere Praxis-App benutzen, beim Start der App sichtbar (Bild 1) und auch für Mehrbehandlerpraxen geeignet, da jeder Behandler einen eigenen Eintrag erhalten kann.

Da die angegebene Zeitverzögerung im Laufe des Tages je nach Behandlungssituation aktualisiert wird, können die Patienten um die angezeigte Zeitspanne später in die Praxis kommen. Die unproduktiven Wartezeiten in (Zahn-) Arztpraxen werden vermieden oder zumindest deutlich reduziert. Unsere Patienten schätzen es sehr, dass sie nicht unseren Lesezirkel rauf und runter lesen müssen, sondern ihre wertvolle Lebenszeit anderweitig nutzen können. In Zeiten, in denen neben Freiheit und Gesundheit die Zeit zu unserem höchsten Gut geworden ist, stellt die Vermeidung unnötiger Wartezeiten eine wertvolle Dienstleistung dar, die eigentlich selbstverständlich sein sollte.

Kann app4pro^® unseren Praxisalltag entlasten?

Als Folge ungeplanter Verzögerungen im Tagesablauf entsteht sehr häufig ein enormer Druck im gesamten Praxisteam. Nicht nur, dass die Behandler versuchen, die Verspätungen aufzuholen - es müssen im Normalfall alle nachfolgenden Patienten angerufen werden, um ihnen die Verspätung zu kommunizieren und eventuell ihre Termine zu verschieben. Diese Aufgaben sind Zeitfresser und belasten das Team zusätzlich. Mit app4pro^® fallen sie weg, da die Patienten um die in der App angegebene Zeitspanne später kommen können, was die personellen Ressourcen unserer Praxis deutlich entlastet. Durch die weggefallenen Telefonate entstehen zeitliche Freiräume, die man sehr gut für eine Optimierung der Patientenbetreuung einsetzen kann. Wenn Sie an jedem dritten Arbeitstag fünf Telefonate, Mails oder SMS wegen Terminverschiebungen einsparen können, sind das rund 15 bis 20 Stunden eingesparter Mitarbeiterzeit pro Jahr.

Zeitgemäßes Timemanagement für Praxis und Patienten per App

Seien wir ehrlich - nicht jedes Telefonat, das in der Praxis eingeht, kommt zu einer passenden Zeit: Ein Patient steht an der Rezeption, wartet auf seine Terminvergabe, zwei Patienten im Wartezimmer müssen in die Behandlungszimmer begleitet werden, eine Kollegin sucht etwas und der Chef ruft über die Sprechanlage. In dieser Situation geht gleichzeitig das Telefonat eines Patienten ein, der einen Termin wünscht - eine zeitlich ungünstige Konstellation, die man nicht steuern kann. Wäre es nicht wünschenswert, der telefonischen Terminanfrage zu einem späteren Zeitpunkt vielleicht in ein paar Minuten nachgehen zu können? Mit app4pro® kein Problem: Durch das in-App-Timemanagement können sich Patienten per Timewheel ihren Wunschtermin auswählen (Bild 2) und diesen einfach per Knopfdruck an die Praxis mailen (Bild 3).

Dort kann der per Mail eingegangene Terminwunsch völlig stressfrei in einer passenden Zeitphase mit dem Terminplan der Praxis abgeglichen und beantwortet werden. Als Terminbestätigung erhält der Patient einen QR-Code, der von seiner Praxis-App gelesen werden kann. Dadurch wird der Termin auf der Serviceseite der App automatisch in eine übersichtliche Liste und gleichzeitig in den Kalender des Smartphones eingetragen (Bild 4).

Sollte der Patient den Termin absagen oder verschieben müssen, kann er dies aus der App mittels einfachem sidesweep und automatisierter Mail an die Praxis erledigen. Das ist einfaches und effektives Terminmanagement, das die Zahl der Anrufe in die und aus der Praxis auf ein Minimum reduziert und damit wesentlich zu einer Entlastung der Rezeptionsmitarbeiter beiträgt.

Wichtiger Baustein im Bereich Social Media und Mobile Marketing

Die App ist auch ein wichtiger Baustein im Bereich Social Media und Mobile Marketing. Bedenkt man, dass über 90 Prozent der Smartphone-Besitzer dieses kaum aus der Hand legen und selbst am Bett neben sich liegen haben, kann man den Wert erkennen, den es bedeutet, mit einer eigenen App auf diesem Smartphone „verewigt” zu sein. Hat der User einmal eine App geladen, wird er sie nämlich in der Regel nicht so schnell wieder löschen. Somit wird unsere Praxis beim Patienten immer wieder in Erinnerung gerufen.

Die Kosten für die Entwicklung einer eigenen Smartphone-App waren bis zum Erscheinen von app4pro^® so hoch, dass sich kaum ein (Zahn-)Arzt eine eigene App leistete. Eine eigene Praxis-App zu besitzen bedeutet immer noch, im Marketing einen Vorsprung vor den Kollegen zu haben. Patienten zeichnen solche Praxen als besonders innovativ und attraktiv aus.

Mehr als 50 Prozent aller Internetzugriffe finden heute bereits von mobilen Endgeräten aus statt - Tendenz steigend. Haben Sie sich vor diesem Hintergrund einmal Ihre Praxiswebsite auf Ihrem Smartphone angeschaut? Vielleicht besitzt Ihre Homepage ein responsive design und passt sich dem Endgerät, von dem sie aufgerufen wird, an. Aber: Was ist, wenn der User/Patient offline ist? Und wo sind die direkten Kontaktmöglichkeiten Ihrer Homepage wie direct call, direct text und direct mail, wie sie app4pro® mit einem Knopfdruck bietet? Darüber hinaus enthält app4pro^® eine Menge features, die die Bindung der Patienten an die Praxis festigen, zum Beispiel eine Bildergalerie (Version app4pro^® doc pro, Bild 5), die Möglichkeit bis zu fünf pdf-Dateien (zum Beispiel Praxisflyer) anzuzeigen, die Option, die Praxisphilosophie, die Behandler und das ganze Team ausführlich vorzustellen etc. Google^®Maps, individuelle Wegbeschreibungen und Notdienstinformationen gehören ebenfalls zum Inhalt von app4pro^® doc pro.

Einfache Installation und Verwaltung per drag & drop

Haben Sie sich für eine app4pro^® Smartphone-App entschieden, kann diese online in wenigen Minuten konfiguriert werden. Nach dem Einloggen im Shop und dem Kauf der App können Sie Ihre persönlichen Daten sowie Praxisdaten online eingeben. Logo, Bilder und pdf-Dokumente können per Auswahlfenster geladen, Texte per copy und paste importiert werden. In wenigen Minuten ist Ihre App erstellt. Im nächsten Untermenü können Sie sich eine Livevorschau Ihrer App ansehen und Ihre Praxisfarben für Schriften, Bars und Hintergrund wählen.

Nachdem Sie Ihre App konfiguriert haben, wird sie im Apple Appstore^® und bei Google^®Play zur Prüfung vorgelegt. In der Regel wird die Freigabe nach wenigen Tagen erteilt. Mit der Freigabe können Sie sich einen QR-Code erstellen lassen, den Sie an Ihre Patienten weiterverteilen können. In diesem QR-Code werden die Links zum Applestore^® und zu Google^®Play hinterlegt, über die Patienten Ihre Praxis-App downloaden können.

Und los geht es mit Mobile Marketing und der Vermeidung von Wartezeiten in Ihrer Praxis!