01.02.2004 | Aufbewahrungsfristen

Welche Unterlagen Sie seit dem 1. Januar in den Reißwolf geben dürfen

Zu Beginn eines jeden Jahres stellen Sie sich die Frage, welche Geschäftsunterlagen Sie aussortieren und vernichten dürfen. Die Antwort hängt davon ab, für welche Unterlagen die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Wir sagen Ihnen, bei welchen Unterlagen dies ab dem 1. Januar 2004 der Fall ist.

Gesetzliche Fristen

Grundsätzlich beträgt die Aufbewahrungsfrist

zehn Jahre für Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbücher, Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen sowie für Buchungsbelege und

sechs Jahre für Handels-/Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen.

Verlängerte Aufbewahrungsfristen in Sonderfällen

Die Aufbewahrungsfrist ist länger (sie wird gehemmt), wenn die Unterlagen für Steuern bedeutend sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Beispiel

Sie haben Ihre Einkommensteuer-Erklärung für 1993 im Dezember 1996 abgegeben. Dann endet die Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen des Jahres 1993 grundsätzlich mit Ablauf des 31. Dezember 2003. Endet die Festsetzungsfrist für die Einkommensteuer 1993 aber nach dem 31. Dezember 2003, endet auch die Aufbewahrungsfrist erst mit Ablauf der Festsetzungsfrist. Die Festsetzungsfrist für die Einkommensteuer würde mit Ablauf des 31. Dezember 2000 enden (vier Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Erklärung abgegeben worden ist). Wurde jedoch vor dem 31. Dezember 2000 eine Betriebsprüfung angeordnet, hemmt diese den Ablauf der Festsetzungsfrist, bis die Prüfungs-Bescheide unanfechtbar sind.

Rückstellung für Aufbewahrungskosten

Für die Aufbewahrungskosten dürfen Sie eine Gewinn mindernde Rückstellung bilden (Bundesfinanzhof, Urteil vom 19.8.2002, Az: VIII R 30/01; Abruf-Nr.  021603 ). "Rückstellungsfähig" sind die künftig anfallenden Kosten der Räumlichkeiten, in denen Sie die Unterlagen aufbewahren. Anteilige Raumkosten, die auf nicht (mehr) aufbewahrungspflichtige Unterlagen entfallen, müssen Sie abziehen.