01.02.2003 | Buchführung

Welche Unterlagen dürfen vernichtet werden?

Zu Beginn jedes Jahres können Sie die Geschäftsunterlagen aussortieren, für die die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Grundsätzlich beträgt die Frist

zehn Jahre für Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbücher, Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen sowie für Buchungsbelege und

sechs Jahre für Handels-/Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Bilanz erstellt wurde, die letzten Eintragungen/Aufzeichnungen gemacht bzw. Buchungsbelege erstellt wurden. Die Bilanz für das Jahr 1991 kann zum Beispiel am 1. Januar 2003 vernichtet werden, wenn sie im Jahr 1992 erstellt wurde.

Unser Service: In unserem Online-Service finden Sie unter der Rubrik "Arbeitshilfen" eine Checkliste, aus der Sie ersehen können, welche Belege Sie seit dem 1. Januar 2003 in den Reißwolf geben dürfen.

Wichtig: Die Aufbewahrungsfrist verlängert sich (sie wird gehemmt), wenn die Unterlagen für Steuern bedeutend sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Haben Sie zum Beispiel Ihre Einkommensteuer-Erklärung (inklusive Bilanz) des Jahres 1991 im Dezember 1992 abgegeben, gilt: Die Aufbewahrungsfrist für die Bilanz 1991 endet grundsätzlich mit Ablauf des 31. Dezember 2002. Endet die Festsetzungsfrist für die Einkommensteuer 1991 allerdings nach dem 31. Dezember 2002, endet auch die Aufbewahrungsfrist erst mit Ablauf der Festsetzungsfrist. Die Festsetzungsfrist für die Einkommensteuer würde im Beispiel mit Ablauf des 31. Dezember 1996 enden (vier Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Steuer-Erklärung abgegeben worden ist). Wurde gegen den Bescheid für das Jahr 1991 zum Beispiel mit Einspruch und Klage vorgegangen, wird der Ablauf der Festsetzungsfrist gehemmt, bis über den Rechtsbehelf unanfechtbar entschieden ist, so dass sich die Aufbewahrungsfrist entsprechend verlängert.