04.12.2013 · Fachbeitrag · Spenden

Neue Vordrucke für Spendenbescheinigungen: Das sollten Vereine jetzt veranlassen

| Das BMF hat neue Muster für Zuwendungsbestätigungen bekanntgegeben. Sie gelten ab sofort. Die alten Formulare dürfen nur noch bis zum Jahresende verwendet werden. Machen Sie sich deshalb mit den neuen Formularen vertraut und stellen Sie Ihre „Spendenpraxis“ darauf ein. |

Darum gibt es neue Formulare

Die neuen Formulare sind eine Reaktion auf das „Gesetz zur Stärkung des Ehrenamtes“ (Abruf-Nr. 130727) - und hier auf das neue Verfahren zur Feststellung der satzungsmäßigen Voraussetzungen der Gemeinnützigkeit. Dieses Verfahren hat die sogenannte vorläufige Bescheinigung abgelöst. Entsprechend ändern sich die Angaben auf der Zuwendungsbestätigung:

Vorläufige Bescheinigung/Satzungsmäßige Voraussetzungen

Statt: „Wir sind wegen Förderung (Angabe des begünstigten Zwecks / der begünstigten Zwecke) ... durch vorläufige Bescheinigung des Finanzamtes ..., StNr. ..., vom ... ab ... als steuerbegünstigten Zwecken dienend anerkannt.“

heißt es künftig: „Die Einhaltung der satzungsmäßigen Voraussetzungen nach den §§ 51, 59, 60 und 61 AO wurde vom Finanzamt ..., StNr. … mit Bescheid vom ... nach § 60a AO gesondert festgestellt. Wir fördern nach unserer Satzung (Angabe des begünstigten Zwecks / der begünstigten Zwecke) …

Haftungshinweis Alt/Neu

Statt: „Diese Bestätigung wird nicht als Nachweis für die steuerliche Berücksichtigung der Zuwendung anerkannt, wenn das Datum des Freistellungsbescheides länger als 5 Jahre bzw. das Datum der vorläufigen Bescheinigung länger als 3 Jahre seit Ausstellung der Bestätigung zurückliegt (BMF vom 15.12.1994 - BStBl I S. 884).“

heißt es künftig: „Diese Bestätigung wird nicht als Nachweis für die steuerliche Berücksichtigung der Zuwendung anerkannt, wenn das Datum des Freistellungsbescheides länger als 5 Jahre bzw. das Datum der Feststellung der Einhaltung der satzungsmäßigen Voraussetzungen nach § 60a Abs. 1 AO länger als 3 Jahre seit Ausstellung des Bescheides zurückliegt (§ 63 Abs. 5 AO).“

Wichtig | Die neuen Vordrucke gelten ab sofort. Die alten Vordrucke dürfen aber noch bis zum Jahresende verwendet werden (BMF, Schreiben vom 7.11.2013, Az. IV C 4 - S 2223/07/0018:005; Abruf-Nr. 133693). Die aktuellen Muster finden Sie auf vb.iww.de unter Downloads ? Arbeitshilfen.

Allgemeine Hinweise zum Ausfüllen der Bestätigungen

Die Vorlage der Zuwendungsbestätigung über eine steuerbegünstigte Spende ist eine unerlässliche Voraussetzung für den Spendenabzug. Bestätigungen für Spenden und gegebenenfalls Mitgliedsbeiträge müssen nach dem verbindlichen amtlichen Mustertext ausgestellt werden. Dabei müssen jeweils gesonderte Muster für die Bestätigung von Mitgliedsbeitrag/Geldzuwendung und Sachzuwendung verwendet werden.

Vereine müssen Aufzeichnungspflicht beachten

Für alle steuerbegünstigten Vereine gilt, dass die Spende und ihre zweckentsprechende Verwendung ordnungsgemäß aufgezeichnet und eine Kopie der Zuwendungsbestätigung aufbewahrt werden müssen (§ 50 Abs. 4 EStDV). Es ist zulässig, die Kopie in elektronischer Form zu speichern (zum Beispiel als Word-Dokument). Hier gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme.

Für Zuwendungsbestätigungen gelten verbindliche amtliche Textmuster. Ihre Verwendung ist Voraussetzung für den Spendenabzug (außer beim vereinfachten Zuwendungsnachweis). Die Zuwendungsbestätigungen muss der Verein anhand dieser Muster selbst erstellen.

Streichungen auf amtlichem Formular zulässig

In der auf einen konkreten Empfänger zugeschnittenen Zuwendungsbestätigung müssen nur die Angaben aus den veröffentlichten Mustern übernommen werden, die im Einzelfall zutreffen. Entsprechend dürfen im amtlichen Mustertext auch Streichungen vorgenommen werden, und zwar:

Die Angaben zur Steuerbefreiung: Je nachdem, ob die Gemeinnützigkeit durch Freistellungsbescheid/Körperschaftsteuerbescheid oder Feststellung der satzungsmäßigen Voraussetzungen erteilt wurde, muss nur eine von beiden Textpassagen angegeben werden.

Die Bestätigung, dass es sich um keinen Mitgliedsbeitrag handelt, wenn die Beiträge bei der Einrichtung steuerlich abzugsfähig sind. Die entsprechende Textpassage („Es wird bestätigt, dass es sich nicht um einen Mitgliedsbeitrag handelt, ...“) kann in diesem Fall weggelassen werden.

Auf Einhaltung weiterer Formalien achten

Die Wortwahl muss aber beibehalten werden. Umformulierungen sind nicht zulässig. Eingehalten werden muss auch die Reihenfolge der Textpassagen, die in den amtlichen Vordrucken vorgeschrieben sind. Dabei gilt Folgendes:

Eine optische Hervorhebung von Textpassagen durch Einrahmungen und ähnliches ist zulässig.

Der Name des Zuwendenden und dessen Adresse dürfen auch untereinander angeordnet werden. So können die Angaben zugleich als Anschriftenfeld für den Postversand der Bescheinigung genutzt werden.

Auf der Zuwendungsbestätigungen dürfen weder Danksagungen an den Zuwendenden noch Werbung für die Ziele des Vereins eingefügt werden. Entsprechende Texte sind aber auf der Rückseite zulässig.

Aufgedruckt werden darf eine alphanumerische Kennzeichnung - etwa als fortlaufende Belegnummer.

Erlaubt ist, dass die Spendenbescheinigung auf dem Briefpapier der Einrichtung (mit Logo, Wasserzeichen etc.) aufgedruckt wird.

Die Zuwendungsbestätigung darf nicht größer sein als eine DIN A 4-Seite. Ist sie kleiner (zum Beispiel DIN A 5) steht einer Anerkennung nichts im Wege, soweit die Gestaltung dem amtlichen Muster entspricht.

Auf jeden Fall wiedergegeben werden müssen die in den Mustern vorgesehenen Hinweise zu

- den haftungsrechtlichen Folgen der Ausstellung einer unrichtigen Zuwendungsbestätigung und

- zur steuerlichen Anerkennung der Zuwendungsbestätigung.

Mehrere steuerbegünstigte Zwecke

Auf der Zuwendungsbestätigung dürfen - soweit vorhanden - mehrere steuerbegünstigte Zwecke genannt werden. Es ist nicht erforderlich, etwa durch Ankreuzen einen bestimmten Zweck anzugeben. Als Hinweis für den Spender ist das aber zulässig.

PRAXISHINWEIS | Bei „Es wird bestätigt, dass die Zuwendung nur zur Förderung (Angabe des begünstigten Zwecks/der begünstigten Zwecke) verwendet wird“ muss also kein konkreter Verwendungszweck angegeben werden, sondern nur der/die allgemeine/n (Katalog-)Zweck/e laut Satzung.

Angabe des Betrags

Der zugewendete Betrag ist sowohl in Ziffern als auch in Buchstaben anzugeben. Für die Benennung in Buchstaben ist es nicht zwingend erforderlich, dass der Betrag in einem Wort genannt wird; ausreichend ist die Buchstabenbenennung der jeweiligen Ziffern.

PRAXISHINWEIS | So kann zum Beispiel ein Betrag von 1.250 Euro als „eintausendzweihundertfünfzig“ oder „eins-zwei-fünf-null“ angegeben werden. Bei Letzterem müssen aber die Leerräume vor der Nennung der ersten Ziffer und hinter der letzten Ziffer in geeigneter Weise entwertet werden (etwa durch X).

Geld- und Aufwandsspenden

Bei Geldzuwendungen muss der steuerbegünstigte Verein eine Aussage darüber machen, ob es sich um eine „echte“ Geldspende oder um eine Aufwandsspende handelt. Im Mustertext sind entsprechende Ankreuzkästchen vorgegeben.

Wichtig | Diese Textpassage darf nicht weggelassen werden, auch wenn der Zuwendungsempfänger grundsätzliche keine Bescheinigungen über Aufwandsspenden ausstellt.

Finanzamt muss Rechtmäßigkeit der Spendenbestätigung prüfen können

Auch Aufwandsspenden sind nur dann steuerlich abzugsfähig, wenn eine ordnungsgemäße Spendenbescheinigung vorliegt. Das setzt unter anderem voraus, dass der behauptete Aufwand so nachgewiesen wird, dass das Finanzamt nachprüfen kann, ob tatsächlich ein Erstattungsanspruch besteht. Entsprechende Unterlagen (Verträge, Rechnungen, Vorstandsbeschlüsse) muss der Zuwendungsempfänger aufbewahren.

Besonderheiten der Aufwandsspende als abgekürzte Geldspende

Beim Verzicht auf die Erstattung von Aufwand handelt es sich nicht um eine Spende des Aufwands, sondern um eine (abgekürzte) Geldspende. In der Spendenbestätigung muss deshalb nicht angegeben werden, welcher Aufwand dem Erstattungsanspruch zugrunde gelegen hat. Der Verein muss das jedoch in seinen Unterlagen festhalten. Für die Höhe der Spende ist der vereinbarte Erstattungsanspruch (einschließlich eventuell fälliger Umsatzsteuer) maßgeblich. Es darf aber kein unangemessen hoher Erstattungsanspruch vereinbart werden (OFD Kiel, Schreiben vom 18.5.1998, Az. S 2223 A - St 142).

Spendenabzug für Mitgliedsbeiträge

Ob es sich um Mitgliedsbeiträge (auch sonstige Mitgliedsumlagen oder Aufnahmegebühren) oder Spenden handelt, muss nur angegeben werden, wenn wegen des Satzungszwecks die Mitgliedsbeiträge steuerlich nicht abzugsfähig sind (wie zum Beispiel bei Sport). Das ergibt sich aus dem Freistellungsbescheid. Dann muss der Verein auf dem Bestätigungsmuster für Geldzuwendungen ankreuzen, dass es sich bei der Zuwendung nicht um Mitgliedsbeiträge handelt. Es ist nicht erforderlich, Spenden und Mitgliedsbeiträge getrennt zu bescheinigen.

Sachspenden

Bei Sachspenden sind genaue Angaben über den zugewendeten Gegenstand erforderlich (zum Beispiel Alter, Zustand, ursprünglicher Kaufpreis).

Handelt es sich um eine Sachspende aus dem Privatvermögen, muss der Verein angeben, welche Unterlagen er zur Ermittlung des angesetzten Wertes herangezogen hat. In Betracht kommen zum Beispiel

ein Gutachten über den aktuellen Wert der zugewendeten Sache oder

der Kaufpreis aus der ursprünglichen Rechnung unter Berücksichtigung einer Absetzung für Abnutzung.

Diese Unterlagen muss der Verein zusammen mit der Zuwendungsbestätigung in seine Buchführung aufnehmen. Au ßerdem muss der Satz „Geeignete Unterlagen, die zur Wertermittlung gedient haben, z.B. Rechnung, Gutachten, liegen vor.“ angekreuzt werden.

Das gleiche gilt, wenn keine Angaben darüber gemacht werden können, ob die Spende aus einem Privat- oder Betriebsvermögen stammt. In diesem Fall muss der Satz „Der Zuwendende hat trotz Aufforderung keine Angaben zur Herkunft der Sachzuwendung gemacht.“ angekreuzt werden.

Besonderheiten bei Sammelbestätigungen

Für Geldzuwendungen (Mitgliedsbeiträge, Geldspenden) können auch Sammelbestätigungen ausgestellt werden. Hier werden also mehrere Zuwendungen einer Person oder Institution in einer förmlichen Zuwendungsbestätigung zusammengefasst. Nutzen Sie zum Ausfüllen die folgende Checkliste:

Checkliste?/ Sammelbestätigungen
Anstelle des Wortes „Bestätigung“ muss das Wort „Sammelbestätigung“ verwendet werden.	?
In dieser Sammelbestätigung wird die Gesamtsumme genannt	?
Nach der Bestätigung, dass die Zuwendungen zur Förderung steuerbegünstigter Zwecke verwendet werden, muss folgende Bestätigung auf der Sammelbestätigung ergänzt werden: „Es wird bestätigt, dass über die in der Gesamtsumme enthaltenen Zuwendungen keine weiteren Bestätigungen, weder formelle Zuwendungsbestätigungen noch Beitragsquittungen oder ähnliches ausgestellt wurden und werden.e“	?
In der Sammelbestätigung muss angegeben werden, auf welchen Zeitraum sie sich erstreckt. Die Sammelbestätigung kann auch für nur einen Teil des Kalenderjahrs ausgestellt werden.	?
Auf der Rückseite der Sammelbestätigung oder in der dazugehörigen Anlage muss jede einzelne Zuwendung mit Datum, Betrag und Art (Mitgliedsbeitrag, Geldspende) aufgelistet werden. Diese Auflistung muss als „Anlage zur Sammelbestätigung vom ...“ gekennzeichnet sein. Sie muss eine Gesamtsumme enthalten, die derjenigen der Sammelbestätigung entspricht.	?
Zu jeder einzelnen in der Sammelbestätigung enthaltenen Geldspende ist anzugeben, ob es sich hierbei um den Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen handelt oder nicht. Handelt es sich um direkte Geldspenden oder um Aufwandsspenden, sind die entsprechenden Angaben dazu entweder auf der Rückseite der Sammelbestätigung oder in der Anlage zu machen.	?

Unterschrift

Die Zuwendungsbestätigung muss grundsätzlich von mindestens einer berechtigten Person unterschrieben sein. Das ist in der Regel ein vertretungsberechtigtes Vorstandsmitglied. Es kann aber auch eine andere Person dafür beauftragt werden.

Wichtig | Weil der Vorstand für die Ausstellung unrichtiger Spendenbescheinigungen haftet, sollte die Zuständigkeit hier klar geregelt sein. Beauftragte Personen sollten genau angewiesen werden und der Vorstand sollte die ausgestellten Bescheinigungen prüfen.

Unter bestimmten Voraussetzungen kann bei maschinell erstellten Zuwendungsbestätigungen auf die eigenhändige Unterschrift verzichtet werden (siehe unten).

Auf gültigen Freistellungsbescheid achten

Vereine, die Zuwendungsbestätigungen ausstellen, müssen darauf achten, dass das Datum

des Freistellungsbescheids nicht länger als fünf Jahre bzw.

der vorläufigen Bescheinigung nicht älter als drei Jahre

zurückliegt. Andernfalls werden solche Zuwendungsbestätigungen vom Finanzamt nicht anerkannt.

Beachten Sie | Spendenbescheinigungen dürfen nur ab dem Datum des Freistellungbescheids ausgestellt werden. Zuwendungen vor Beginn der Steuerbefreiung sind unrichtig und können zur Haftung des Spendenempfängers (sogenannte Ausstellerhaftung) führen.

Maschinell erstellte Zuwendungsbestätigungen

Wenn der Verein die Nutzung eines entsprechenden Verfahrens beim zuständigen Finanzamt gemeldet hat, genügt als Nachweis auch eine maschinell erstellte Zuwendungsbestätigung. In dem Fall ist also keine eigenhändige Unterschrift erforderlich. Mit dieser Anmeldung muss der Verein bestätigen, dass folgende Voraussetzungen eingehalten werden:

Checkliste?/ Maschinell erstellte Zuwendungsbestätigungen
Die Zuwendungsbestätigungen entsprechen dem amtlich vorgeschriebenen Vordruck.	?
Die Zuwendungsbestätigungen enthalten die Angabe über die Anzeige an das Finanzamt.	?
Eine rechtsverbindliche Unterschrift wird beim Druckvorgang als Faksimile eingefügt oder es wird beim Druckvorgang eine solche Unterschrift in eingescannter Form verwendet.	?
Das Verfahren ist gegen unbefugten Eingriff gesichert. Es haben nur die im Verein zur Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen berechtigten Vorstandsmitglieder oder entsprechend Bevollmächtigte Zugriff.	?
Das Buchen der Zahlungen in der Finanzbuchhaltung und das Erstellen der Zuwendungsbestätigungen sind miteinander verbunden und die Summen können abgestimmt werden.	?
Aufbau und Ablauf des bei der Zuwendungsbestätigung angewandten maschinellen Verfahrens sind für die Finanzbehörden innerhalb angemessener Zeit prüfbar (analog § 145 AO). Dies setzt eine Dokumentation voraus, die den Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme genügt.	?

Beachten Sie | Für Sach- und Aufwandsspenden ist keine maschinell erstellte Zuwendungsbestätigung möglich.

Weiterführende Hinweise

Neue - ab 1. Januar 2014 zwingend zu verwendende - Formulare für Zuwendungsbestätigungen (Geldzuwendung, Sachzuwendung, Sammelbestätigung) auf vb.iww.de unter Downloads ? Arbeitshilfen)