Einführung eines Dokumenten-Management-Systems: Erfolgsfaktoren und potenzielle Risiken

| Mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) sind als vorrangige Ziele die Verringerung der Bearbeitungszeiten und die jederzeitige Auskunftsfähigkeit gegenüber den Mandanten verknüpft. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, müssen Dokumente und Vorgänge jederzeit verfügbar sein. KP erläutert am Beispiel der Einführung von DATEV DMS classic pro, welche organisatorischen Überlegungen bei der Implementierung eines DMS angestellt werden müssen und was die Erfolgsfaktoren sind. Darüber hinaus werden potenzielle Risiken lokalisiert. |

Machen Sie die Einführung zu Ihrem Projekt

Die Einführung eines DMS ist als eigenständiges Projekt anzusehen. Auf das im DMS vorhandene Kanzleiwissen müssen Kanzleileitung und Mitarbeiter schließlich noch nach Jahren zugreifen können. Durch den vollständigen oder teilweisen Ersatz von Papierdokumenten ergeben sich Veränderungen in der Arbeitsweise, dem Wissenstransfer und der Kanzleiorganisation. Eine zu rasche Einführung schont zwar das Budget, hilft unter dem Strich aber niemandem. Bei der Einführung empfiehlt sich ein stufenweises Vorgehen.

Stufe 1: Umfassende Beratung

Zunächst ist es empfehlenswert, ein erfahrenes externes Beratungsunternehmen bzw. einen spezialisierten Dienstleister hinzuzuziehen. Dieser Dienstleister sollte nicht nur später das DMS installieren, sondern vorab auch die DMS-gestützten Prozesse beraten und abschließend die Kanzleischulung durchführen. Der optimale DMS-Berater vereint nicht nur technisches Wissen mit einem hohen Maß an didaktischen Fähigkeiten, sondern kennt auch typische Kanzleiprozesse quasi aus dem Effeff.