10.05.2011 | Basiswissen zu einem wichtigen Thema
Vertretungsberechtigung im Verein: Das müssen Vorstände wissen
von Rechtsanwalt Michael Röcken, Bonn
Ein Verein kann als juristische Person nicht allein handeln. Er ist darauf angewiesen, dass jemand für ihn mit der „Außenwelt“ in Kontakt tritt und ihn vertritt. Diese Vertretungsberechtigung übernimmt üblicherweise der Vorstand des Vereins, ihm weist das Bürgerliche Gesetzbuch (in § 26 BGB) die Aufgabe zu, den Verein gerichtlich und außergerichtlich zu vertreten. Lernen Sie nachfolgend die Gestaltungen kennen, die sich Vereinen in punkto „Vertretungsberechtigung“ bieten.
Die vereins- und satzungsrechtliche Ausgangslage
Bezüglich der Vorstandsbildung schreibt § 58 Nummer 3 BGB lediglich vor, dass die Satzung eine Regelung zur „Bildung des Vorstandes“ zu enthalten hat. Die weitere Ausgestaltung hinsichtlich der Größe des Vorstandes bleibt dem Verein vorbehalten. Besteht der Vorstand aus mehreren Personen, wird der Verein durch die Mehrheit der Vorstandsmitglieder vertreten
(§ 26 Absatz 2 Satz 1 BGB).Nur dieser Vorstand ist dann auch in das Vereinsregister einzutragen.
Satzungsregelung zur Vorstandsbildung
| § (...) Vorstand Vorstand i. S. d. § 26 BGB ist der Vorsitzende und der stellvertretende Vorsitzende. |
Viele Satzungen unterscheiden zwischen dem „eigentlichen“ Vorstand und einem Gesamtvorstand (auch „erweiterter Vorstand“, „Präsidium“, „Beirat“ oder „Aufsichtsrat“ genannt). In der Regel sind jedoch die Mitglieder eines solchen Gremiums nicht zur Vertretung des Vereins berechtigt.
Das BGB sieht aber auch ausdrücklich vor, dass es dem Verein frei steht, die Vertretungsregelungen in seinem Bereich selbst zu regeln. Nach § 26 Absatz 1 Satz 2 BGB kann der Umfang der Vertretungsmacht durch die Satzung mit Wirkung gegen Dritte beschränkt werden.
Dem Vorstand obliegt üblicherweise auch die Vertretung im Innenbereich und im Außenverhältnis.
Die Vertretung im Innenverhältnis
Der Innenbereich umfasst alle Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Verein selbst, wie beispielsweise die Einberufung und Leitung der Mitgliederversammlung oder die Aufnahme neuer Mitglieder. Hier kann die Satzung aber auch andere Regelungen treffen.
Satzungsklausel zur Innenvertretung bei Mitgliederversammlungen
| § (...) Mitgliederversammlung (...) Die Mitgliederversammlung wird durch einen Versammlungsleiter geleitet, welcher zu Beginn der Versammlung zu wählen ist. |
Vertretungsbefugnis des Vorstands im Außenverhältnis
Der weitaus bedeutendere Bereich ist die Vertretung im Außenverhältnis, weil der Verein hier direkt verpflichtet wird. Die Befugnis zur Vertretung des Vereins bedeutet, dass für ihn Erklärungen gerichtlich und außergerichtlich abgegeben und empfangen werden können.
Die unbeschränkte Vertretungsmacht des BGB wird jedoch dahingehend eingeschränkt, dass von ihr Geschäfte nicht gedeckt sind, die erkennbar außerhalb des Vereinszwecks liegen.
Größe des Vorstands
Bei der Größe des Vorstands, also der Anzahl von Personen, die den Vorstand bilden, ist der Verein frei. Es gilt die Empfehlung: So groß wie nötig, so klein wie möglich.
Es muss somit vereinsintern überprüft werden, welche Aufgaben durch den Vorstand zu erledigen sind und dass für diese Aufgaben eine genügende Anzahl an Vorstandsmitgliedern bestellt wird. Im Schadensfall kann zur Entschuldigung nicht vorgebracht werden, dass nicht alle Aufgaben erledigt werden konnten, da nicht genügend Vorstandsmitglieder bestellt waren (sogenannte „Haftung wegen Organisationsverschulden“).
Bei der Größe des Vorstands sollte auch beachtet werden, dass es zunehmend schwieriger wird, Menschen für ein Ehrenamt zu gewinnen.
Vertretungsregelungen im mehrköpfigen Vorstand
Wenn nach der Satzung der Vereinsvorstand im Sinne des § 26 BGB aus mehreren Personen besteht, sind verschiedene Konstellationen von Vertretungsberechtigungen denkbar.
Einzelvertretungsberechtigung
Die Satzung des Vereins kann vorsehen, dass jedes Vorstandsmitglied einzeln zur Vertretung berechtigt ist.
| § (...) Vorstand Die Mitglieder des Vorstandes sind jeweils einzelvertretungsberechtigt. |
Bei einer solchen Regelung wird teilweise befürchtet, dass die alleinige Vertretungs- und Verfügungsberechtigung missbraucht werden kann. Außerdem kann sich die Situation ergeben, dass sich Erklärungen von einzelvertretungsberechtigten Vorstandsmitgliedern widersprechen.
Beispiel
Ein Vorstandsmitglied kündigt einen Vertrag über eine Turnhallennutzung. Ein anderes Vorstandsmitglied erklärt dagegen, dass eine Verlängerung der Laufzeit angestrebt wird. Gehen die Erklärungen dem Empfänger zeitgleich zu, heben sie sich gegenseitig auf. Gehen sie zeitversetzt zu, so gilt die zuerst zugegangene Erklärung. |
Gemeinschaftliche Vertretung
Die Satzung kann auch eine gemeinsame Vertretung vorsehen.
| § (...) Vorstand Der Verein kann nur durch zwei Mitglieder des Vorstands vertreten werden. |
Bei einer gemeinsamen Vertretungsberechtigung können die Vorstandsmitglieder ihre jeweilige Erklärung entweder gemeinsam oder zeitversetzt abgeben. Es besteht aber auch die Möglichkeit, dass ein Vorstandsmitglied die Erklärung abgibt und die anderen Mitglieder dieser Erklärung zugestimmt haben (§ 182 BGB). Lag eine solche vorherige Zustimmung nicht vor, kann das Geschäft auch im Nachhinein genehmigt werden.
Wichtig: Fällt von zwei erforderlichen Vorstandsmitgliedern eines aus, ist das verbliebene Mitglied nicht alleine vertretungsberechtigt. Hier sollte der Verein in seiner Satzung eine Vertretungsregelung schaffen (Nachwahl, Personalunion [VB Ausgabe 7/2006] oder Selbstergänzung des Vorstands [VB Ausgabe 6/2006]).
Unterschiedliche Vertretungsberechtigungen
Es ist aber auch möglich, dass innerhalb des Vorstands unterschiedliche Vertretungsberechtigungen bestehen.
| § (...) Vorstand Der Vorstand i. s. d. § 26 BGB wird durch den Vorsitzenden, den stellvertretenden Vorsitzenden und den Kassierer gebildet. Der Vorsitzende ist einzelvertretungsberechtigt. Die übrigen Vorstandsmitglieder können den Verein nur gemeinsam vertreten. |
Wertmäßige Beschränkung
Es kann für einen Verein das Bedürfnis bestehen, dass der Vorstand den Verein nur bis zu einem bestimmten Betrag verpflichten kann. Diese wertmäßige Beschränkung darf jedoch nicht dahin führen, dass der Vorstand faktisch handlungsunfähig wird. So wäre es bei einem Verein, der durchschnittliche Jahresausgaben von 3.000 Euro hat, nicht möglich, die Vertretungsbefugnis auf einen Betrag von 30 Euro insgesamt zu beschränken. Auch ist es nicht möglich, dem Vorstand die Vertretungsmacht ganz zu entziehen.
Eine Beschränkung auf einen bestimmten Betrag muss sich direkt aus der Satzung ergeben. Ein Hinweis auf eine Vereinsordnung (Finanz- oder Geschäftsordnung), die nicht Satzungsbestandteil ist, reicht nicht aus.
| § (...) Vorstand (...) Der Vorstand ist nicht berechtigt, Rechtsgeschäfte mit einem Wert von mehr als ... Euro abzuschließen. Diese bedürfen der Zustimmung der Mitgliederversammlung. |
Diese Regelung kann auch dahingehend verknüpft werden, dass bestimmte Geschäfte nur durch mehrere Vorstandsmitglieder vorgenommen werden können.
| § (...) Vorstand (1) Der Vorstand i. s. d. § 26 BGB wird durch den Vorsitzenden, den stellvertretenden Vorsitzenden und den Kassierer gebildet. Sie sind jeweils einzelvertretungsberechtigt. (2) In Abweichung zu der Regelung in Absatz 1 sind die Mitglieder des Vorstands bei Rechtsgeschäften mit einem Wert von mehr als ... Euro nur gemeinschaftlich zur Vertretung des Vereins berechtigt |
Beschränkung auf Art der Rechtsgeschäfte
Eine Beschränkung der Vertretungsbefugnis kann aber auch dahingehend vorgenommen werden, dass bestimmte Rechtsgeschäfte nicht oder nur unter Beteiligung weiterer Vereinsorgane vorgenommen werden dürfen.
| § (...) Vorstand (...) Der Vorstand ist nicht berechtigt, Immobiliengeschäfte ohne Zustimmung der Mitgliederversammlung zu tätigen.
§ (...) Vorstand (...) Für den Verein können durch den Vorstand Darlehensverpflichtungen nur begründet werden, wenn die Zustimmung des Beirats / der Mitgliederversammlung / des Gesamtvorstands vorliegt. |
Wichtig: Hier sollte der Satzungsformulierung besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden. Der Bereich, der nicht von der Vertretungsbefugnis umfasst sein soll, sollte möglichst genau beschrieben werden.
Die Passivvertretung
Von dem Verein gehen nicht nur Erklärungen aus, sondern es gehen ihm auch Erklärungen zu. Wenn beispielsweise ein Aufnahmeantrag gestellt werden soll, stellt sich die Frage, wer diese Erklärung entgegenzunehmen hat.
Nach § 26 Absatz 2 Satz 2 BGB ist, auch bei einer gemeinsamen Vertretungsberechtigung, jedes Mitglied des Vorstands zur Entgegennahme berechtigt. Dies kann auch durch die Satzung nicht geändert werden.
Aber auch an einen ehemaligen Vorstand können beispielsweise Steuerbescheide zugestellt werden, wenn dem Finanzamt keine aktuelle Anschrift vorliegt (Bundesfinanzhof, Beschluss vom 27.7.2009, Az: I B 219/08; Abruf-Nr. 100393).
Wenn es um eine Frage der Wissenszurechnung geht, wie beispielsweise um Fragen einer Kündigungsberechtigung, ist es ausreichend, wenn ein Vorstandsmitglied Kenntnis von diesen Tatsachen hat, auch wenn mehrere Vorstandsmitglieder gemeinsam zur Vertretung berufen sind.
Gesetzliche Beschränkungen der Vertretungsmacht
Eine Beschränkung der Vertretungsmacht ergibt sich direkt aus dem BGB: nämlich aus § 181 BGB. Dort ist das sogenannte Selbstkontrahierungsverbot regelt. Es besagt, dass es einem Vorstand als Vertreter des Vereins verboten ist, mit sich selbst ein Geschäft abzuschließen.
Beispiel
Der Vorstand eines Vereins ist einzelvertretungsberechtigt. Im Hauptberuf ist er Malermeister. Folge: Er kann im Namen des Vereins an sich selbst keinen Auftrag zum Anstrich des Vereinsheims vergeben. |
Die Anwendung dieser Regelung kann aber auch durch die Satzung ausgeschlossen werden.
| § (...) Vorstand (...) Der Vorstand ist von der Anwendung des § 181 BGB befreit. |
Vereinsregister
Der Vorstand im Sinne des § 26 BGB (und nur dieser) ist im Vereinsregister einzutragen. Die Eintragung im Vereinsregister hat auf die Vorstandsbestellung jedoch nur eine rein deklaratorische Wirkung. Die Bestellung ist also auch ohne die Eintragung wirksam. Der Nachweis über die aktuelle Besetzung des Vorstands wird durch einen Vereinsregisterauszug geführt (§ 69 BGB).
Nach §§ 64, 68 und 70 BGB bietet das Vereinsregister dahingehend Vertrauensschutz, dass Veränderungen im Vorstand oder Beschränkungen der Vertretungsmacht nur dann einem Außenstehenden entgegengehalten werden können, wenn sie im Vereinsregister eingetragen sind.
Fortsetzung in der Juni-Ausgabe
Im zweiten Teil des Beitrags lesen Sie unter anderem, welche weiteren Vertretungsorgane neben dem Vorstand im Verein möglich sind, wie entsprechende Vollmachten aussehen müssen und welche Folgen es für den Verein und den Vorstand hat, wenn Dritte den Verein ohne Bevollmächtigung vertreten.
