01.05.2007 | Person mit besonderem Aufgaben- und Verantwortungsbereich
Der „besondere Vertreter“ im Verein
Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) sieht als Vertretungsorgan im Verein grundsätzlich nur den Vorstand vor. Das ist bei größeren Vereinen mit regionalen Untergliederungen und teilweise autonomen Abteilungen aber oft nicht ausreichend. Deshalb bietet § 30 BGB die Möglichkeit, neben dem Vorstand ein Vereinsorgan „besonderer Vertreter“ zu bestellen. Lesen Sie nachfolgend, für welche Vereine die Einrichtung dieses Amtes sinnvoll sein könnte und was sie dabei beachten müssen.
Stellung im Verein und Einsatzgebiete
Der besondere Vertreter ist ein zusätzliches Organ neben dem Vorstand mit begrenzter Zuständigkeit. Er kann den Vorstand nicht ersetzen und auch nicht alle seine Befugnisse übernehmen. Der besondere Vertreter verfügt aber grundsätzlich über eine gewisse Selbstständigkeit, sprich einen eigenen Tätigkeits- und Verantwortungsbereich. Das schließt nicht aus, dass er den Weisungen anderer Vereinsorgane – in der Regel dem Vorstand – unterliegt.
Geschäftsführer ohne Alleinvertretungsberechtigung
Oft wird eine solche Funktion auch als „Geschäftsführer“ bezeichnet. Diesen Begriff kennt das Vereinsrecht aber nicht. In der Vereins-Praxis wird als Geschäftsführer oft ein alleinvertretungsberechtigtes Vorstandsmitglied bezeichnet. Diesen Status hat ein „besonderer Vertreter“ nicht.
Einsatzgebiete des „Besonderen Vertreters“
Die Bestellung eines solchen „besonderen Vertreters“ kommt insbesondere in folgenden Fällen in Betracht:
- Leitung einer unselbstständigen Untergliederung eines Vereins (zum Beispiel Leitung einer Tennisabteilung eines großen Sportvereins oder eines nicht selbstständigen Orts- oder Kreisverbands)
- Leitung eines abgeschlossenen Sachgebiets der Vereinsverwaltung (zum Beispiel Mittelakquise und -verwaltung)
- Leitung eines wirtschaftlichen Nebenbetriebs (zum Beispiel der Gastronomie)
Der besondere Vertreter kann aber auch nur für ein einzelnes, zeitlich befristetes Projekt bestimmt werden. Oft tritt er auch als angestellter Geschäftsführer neben den ehrenamtlichen Vorstand.
Bestellung und Abberufung des besonderen Vertreters
Es gibt keine gesetzlichen Regelungen zur Bestellung des besonderen Vertreters. Eine Bestellung ist nur möglich, wenn die Satzung dies vorsieht. Der Beschluss der Mitgliederversammlung oder eine entsprechende Regelung in einer Geschäftsordnung reicht nicht aus. Der besondere Vertreter kann auch optional in der Satzung verankert werden. Er wird als Vereinsorgan dann erst auf einen entsprechenden Beschluss hin eingerichtet und muss nicht – wie der Vorstand – immer zwingend vorhanden sein.
Satzung muss Aufgabenbereiche regeln
In der Satzung muss festgelegt sein, welchen Aufgabenbereich die Tätigkeit des besonderen Vertreters umfasst. Diese Eingrenzung ist erforderlich, weil ein besonderer Vertreter bezüglich seines Aufgabenkreises dem Vorstand nicht völlig gleichgestellt werden kann. Wenn der Aufgabenbereich nicht genau definiert ist, können die Registergerichte die Eintragung verweigern.
Die Satzung muss nicht den Begriff „besonderer Vertreter“ benutzen. Sind neben dem Vorstand Organe mit entsprechender Funktion benannt (zum Beispiel ein Schatzmeister, der nicht Vorstandsmitglied ist), handelt es sich um einen besonderen Vertreter, wenn dieses Organ Vertretungsmacht zugewiesen bekommt. Das gilt nicht für alle Organe. Ein Abteilungsleiter ohne Vertretungsbefugnis ist nicht automatisch ein besonderer Vertreter.
Wer bestellt den besonderen Vertreter?
Wenn die Satzung kein anderes Verfahren vorsieht, wird der besondere Vertreter durch die Mitgliederversammlung bestellt. Es ist aber auch zulässig, wenn die Bestellung per Satzungsregelung dem Vorstand überlassen wird. Der besondere Vertreter kann auch ein Nichtmitglied sein, wenn die Satzung hier keine Einschränkungen macht. Weitere Anforderungen an die Person (zum Beispiel fachliche Kenntnisse) können durch die Satzung bestimmt werden.
Unser Tipp: Die Satzungsregelung zur Einsetzung eines besonderen Vertreters kann auch optional sein. Damit wird man den veränderten Organisationsbedürfnissen bei zunehmender Vereinsgröße gerecht.
Musterklausel
„Die Mitgliederversammlung (oder: der Vorstand) kann einen Geschäftsführer (als besonderen Vertreter im Sinn des § 30 BGB) bestellen. Sein Aufgabenkreis und der Umfang seiner Vertretungsmacht werden bei der Bestellung festgelegt.“ |
Eintrag ins Vereinsregister?
Ob der besondere Vertreter ins Vereinsregister eingetragen werden muss, ist im BGB offengelassen und in der Rechtsprechung nicht abschließend geklärt. Die Registergerichte nehmen in der Regel aber eine Eintragung vor. Beschränkungen der Vertretungsmacht sind dann ebenfalls einzutragen und gelten dann gegen Dritte in gleicher Weise wie beim Vorstand.
Die Abberufung des besonderen Vertreters richtet sich ebenfalls zunächst nach der Satzung. Fehlt hier eine Regelung, ist die Mitgliederversammlung zuständig. Kündigt ein besonderer Vertreter in einem Anstellungsverhältnis seinen Anstellungsvertrag, legt er im Zweifel auch sein Amt nieder.
Die Stellung des besonderen Vertreters
Der besondere Vertreter ist wie der Vorstand oder die Mitgliederversammlung ein Vereinsorgan – wenngleich kein Pflichtorgan. Der grundsätzliche Unterschied zum Vorstand ist, dass der Vertreter nur eingeschränkt zuständig ist. Der Aufgabenkreis des besonderen Vertreters kann mehr oder weniger groß sein – zum Beispiel Abteilungsleitung oder projektbezogene Leitungsfunktion, eventuell mit zeitlicher Begrenzung. Nicht zulässig ist die Bestellung für alle Geschäfte des Vorstands.
Kein Mitglied des Vorstands
Der besondere Vertreter ist folglich kein Vorstandsmitglied, auch wenn er Teile der Vorstandstätigkeit übernehmen kann bzw. in seinem Wirkungskreis mit den gleichen Befugnissen wie der Vorstand ausgestattet ist. Seine Stellung liegt zwischen der von Vorstandsmitgliedern und Vertretern des Vereins mit Einzelbefugnissen (Bevollmächtigte).
Fehlt in der Satzung eine Regelung zur Vertretungsmacht des besonderen Vertreters, erstreckt sie sich im Zweifel auf alle Rechtsgeschäfte, die der ihm zugewiesene Geschäftskreis gewöhnlich mit sich bringt. In der Regel hat der besondere Vertreter in diesem Wirkungskreis dann auch Vertretungsmacht (nach außen). Unbedingt notwendig ist die eigenständige rechtsgeschäftliche Vertretungsmacht für einen besonderen Vertreter jedoch nicht. Es genügt, wenn ihm ein bestimmtes Aufgabengebiet übertragen wird, in dem er nach außen hin selbstständig handeln kann.
Weisungsgebundenheit?
Es schadet auch nicht, wenn der besondere Vertreter im Innenverhältnis weisungsgebunden ist. Die eigenständige Vertretungsmacht kann vollständig ausgeschlossen oder auch (nur) beschränkt werden. So kann die Satzung vorsehen, dass der besondere Vertreter nur zusammen mit einem Vorstandsmitglied ermächtigt ist, den Verein zu vertreten.
Die Vertretungsberechtigung kann auf bestimmte Sachgebiete beschränkt sein oder einzelne Arten von Rechtsgeschäften ausschließen und /oder zustimmungspflichtig machen. Eine vollständige Beschränkung der Vertretungsmacht ist aber unzulässig. In gewissem Umfang muss der besondere Vertreter den Verein also nach außen vertreten dürfen.
Eine Beschränkung der Vertretungsmacht (zum Beispiel bei Verfügungen in bestimmter Höhe oder beim Abschluss von Dauerschuldverhältnissen wie etwa Mietverträgen) muss in der Satzung verankert sein. Wie die Bestellung des besonderen Vertreters kann sie ins Vereinsregister eingetragen werden. Sie ist dann auch gegenüber Dritten wirksam.
Dass umgekehrt der Vorstand bei der Vertretung des Vereins immer an die Mitwirkung eines besonderen Vertreters gebunden ist, ist nicht zulässig, weil sonst der besondere Vertreter Vorstandsfunktion übernehmen würde. Möglich ist aber eine Beschränkung der Vertretungsmacht des Einzelvorstands in der Form, dass bei bestimmten Rechtsgeschäften die Zustimmung des Geschäftsführers erforderlich ist.
Wie für den Vorstand gilt auch für den besonderen Vertreter das Prinzip der Organhaftung: Die vertragliche Haftung aus Rechtsgeschäften trägt der Verein.
Aufgabenverteilung zwischen Vorstand und besonderem Vertreter
Die Aufgabengebiete von Vorstand und besonderem Vertreter werden sich in der Praxis häufig überschneiden. Der Vorstand darf durchaus im Aufgabenkreis des Geschäftsführers tätig werden, wenn die Satzung seine Zuständigkeit hier nicht beschränkt.
Sinnvoll ist es aber, die Aufgaben klar zu verteilen und dies auch festzuschreiben. Das sollte am besten über eine Geschäftsordnung erfolgen. Regeln Sie das Verhältnis besonderer Vertreter – Vorstand nicht durch die Satzung, weil Satzungsänderungen andere Mehrheiten erfordern und zum Vereinsregister angemeldet werden müssen.
Besonderer Vertreter als hauptamptlicher Angestellter
Der besondere Vertreter des Vereins nach § 30 BGB kann auch hauptamtlich angestellt sein. Um seine Befugnisse im Verhältnis zum Vorstand und anderen besonderen Vertretern eindeutig zu regeln, sollten Sie seinen Tätigkeits- und Verantwortungsbereich durch eine Stellenbeschreibung definieren (auch für den Anstellungsvertrag).
Um den besonderen Vertreter einstellen zu können, bedarf es auf jeden Fall eines Vorstandsbeschlusses. Ob die Mitgliederversammlung zustimmen muss, hängt von der Satzung ab. Soweit hier keine Vorgaben über das Verfahren gemacht werden, sollten Sie auf jeden Fall einen Beschluss der Mitgliederversammlung einholen. In der Regel wird es sich dabei um einen Grundsatzbeschluss handeln und die Personalauswahl Ihrem Vorstand überlassen bleiben. Die Mitgliederversammlung kann aber auch beschließen, dass eine bestimmte Person eingestellt wird.
Hauptamtliche Vorstände und besondere Vertreter sind in aller Regel sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer, da es sich um ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis mit Weisungsbefugnis des Vereins handelt. Ihr Verein hat dann alle Pflichten eines „gewöhnlichen“ Arbeitgebers. Dazu gehören vor allem die Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer und der Sozialversicherungsbeiträge.
Beachten Sie, dass bei hauptamtlichen Vorständen und hauptamtlichen besonderen Vertretern sowohl ein organschaftliches Rechtsverhältnis als auch ein Dienstverhältnis besteht. Die Abberufung eines hauptamtlichen Vorstands bedeutet nicht gleichzeitig seine Kündigung. Das Arbeitsverhältnis kann insbesondere wegen der Kündigungsvorschriften noch andauern, während die Amtszeit dagegen beendet ist.
