01.01.2006 | Spendenquittung statt Rechnung
Aufwandsspenden haben ihre Tücken
„Stellen Sie mir doch einfach eine Spendenquittung dafür aus!“ Der Satz dürfte Ihnen bekannt vorkommen. Denn es ist in Vereinen an der Tagesordnung, dass jemand auf die Bezahlung einer Leistung verzichtet und stattdessen um eine Zuwendungsbestätigung bittet. Solche Aufwandsspenden sind zwar grundsätzlich zulässig, aber für Spender und Verein mit Tücken behaftet, die nicht selten verkannt werden.
Was ist eine Aufwandsspende?
Aufwandsspenden sind – neben Geld- und Sachspenden – keine dritte Spendenform. Es handelt sich vielmehr um eine abgekürzte Rückspende von Beträgen, die der Verein dem Spender schuldet. Statt zunächst den Betrag auszuzahlen, um ihn dann zurückzuspenden, verzichtet der Spender auf die Auszahlung.
Abgrenzung zur unzulässigen Leistungsspende
Aufpassen sollten Sie, dass der Unterschied zur unzulässigen Leistungsspende nach § 10b Absatz 3 Satz 1 Einkommensteuergesetz (EStG) kenntlich wird. Leistungsspenden können nicht wie eine Sachspende behandelt werden, da dem „Spender“ kein finanzieller Aufwand entsteht. Typische Leistungsspenden sind unentgeltliche Nutzungen (zum Beispiel die kostenlose Überlassung von Räumen) und unentgeltliche Leistungen (zum Beispiel ehrenamtliche Tätigkeit, unbezahlte Arbeitsleistung) zu Gunsten des Vereins.
Der Ausschluss von „Nutzungen und Leistungen“ betrifft aber nur solche Zuwendungen, die keine Wertabgaben aus dem geldwerten Vermögen des Spenders darstellen. Unter bestimmten Voraussetzungen können diese Zuwendungen deshalb wie „echte“ Geldspenden behandelt werden.
Voraussetzungen für den Spendenabzug
Da bei Aufwandsspenden schwer nachzuweisen ist, ob und in welchem Umfang wirklich eine Leistung erbracht wurde und ein Vergütungsanspruch entstand, schaut das Finanzamt hier ganz genau hin. Bevor Ihr Verein eine Zuwendungsbestätigung ausstellen darf, müssen eine Reihe von Voraussetzungen erfüllt sein:
1. Die zeitliche Abfolge muss beachtet werden
Der Vergütungs- oder Ersatzanspruch muss bestanden haben, bevor die Aufwandsspende geleistet wird. Nachträgliche Beschlüsse oder Vereinbarungen genügen nicht. Der Spender muss, nachdem er die entsprechenden Tätigkeiten durchgeführt hat, zeitnah auf die Erstattung verzichten. Die Oberfinanzdirektion (OFD) München hält zum Beispiel einen Verzicht in unmittelbarem Anschluss an die Arbeitsleistung für geboten (Verfügung vom 8.4.1999, Az: S 2223 – 127 St 413).
2. Es muss ein Vergütungsanspruch bestehen
Voraussetzung für die Anerkennung als Spende ist immer, dass
- ein satzungsmäßiger oder schriftlich vereinbarter vertraglicher Vergütungs- und Aufwendungsersatzanspruch besteht oder
- dass ein solcher Anspruch durch einen rechtsgültigen Vorstandsbeschluss eingeräumt worden ist. Dieser Beschluss muss den Mitgliedern in geeigneter Weise bekannt gemacht worden sein.
Beachten Sie: Ein Indiz für die fehlende Ernsthaftigkeit bzw. für einen faktischen Vorab-Verzicht wäre, wenn eine zugesagte Kostenerstattung nicht im Einklang mit Satzungsbestimmungen stünde. Das Gleiche gilt, wenn Mitglieder mit Anträgen auf Auszahlung von Kostenersatz bisher abgewiesen oder dafür mit (auch informellen) Sanktionen überzogen wurden (OFD München, Verrfügung vom 8.4.1999, Az: S 2223 - 127 St 413).
Aufwendungsersatzansprüche von Vorstandsmitgliedern (§§ 27 Absatz 3und 670 BGB) sind keine Ansprüche, die durch Satzung eingeräumt worden sind. Sie rechtfertigen keine Zuwendungsbestätigung als Aufwandsspende. Dagegen werden Ansprüche aus einer in der Satzung verankerten Vereinsordnung (zum Beispiel Reisekostenordnung) anerkannt.
3. Der Verein muss zahlungsfähig sein
Die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit ist ein wichtiges Kriterium dafür, dass es Ihr Verein mit den Aufwendungsersatzansprüchen ernst meint. Sie müssen in der Lage sein, den geschuldeten Aufwendungsersatz zu leisten. Überschreiten die vereinbarten Vergütungen das Budget Ihres Vereins, bezweifelt das Finanzamt, dass ein Erstattungsanspruch bestand.
4. Ein Vorab-Verzicht ist schädlich
Der Erstattungsanspruch darf nicht unter der Bedingung eingeräumt sein, dass der Spender auf eine Vergütung verzichten wird. Der Spender muss frei entscheiden können, ob er auf der Auszahlung seines Anspruchs besteht oder zu Gunsten des Vereins darauf verzichtet. Im Zweifel – der Spender besteht auf Auszahlung der Vergütung – muss Ihr Verein also zahlen (können).
5. Der Ersatzanspruch muss angemessen sein
Um die Gemeinnützigkeit nicht zu gefährden, dürfen nur angemessene Ersatzansprüche eingeräumt werden. Kriterium ist der Drittvergleich: Die Vergütung muss sich an ortsüblichen oder tariflichen Sätzen orientieren.
Bei Fahrten mit dem eigenen Pkw im Auftrag eines Vereins kann der Aufwendungsersatzanspruch pro gefahrenem Kilometer mit dem Pauschbetrag für Dienstreisen (derzeit 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer) angesetzt werden. Wird für die Fahrten ein Pkw genutzt, der sich im Betriebsvermögen befindet und dessen private Nutzung mit der „Ein-Prozent-Regelung“ abgegolten wird, kann als Aufwand höchstens der Anteil des Entnahmewerts berücksichtigt werden, der sich aus dem Verhältnis der ehrenamtlichen Fahrten zu den übrigen Privatfahrten ergibt (OFD München, Verfügung vom 8.4.1999, Az: S 2223 - 127 St 413).
Aufwandsspenden von Mitgliedern
Grundsätzlich können auch die Leistungen ehrenamtlich tätiger Mitglieder und Förderer des Vereins Gegenstand einer Aufwandsspende sein. Die Finanzbehörden unterstellen aber regelmäßig, dass solche Leistungen ohne Aufwendungsersatzanspruch erbracht werden. Deshalb sollte Ihr Verein hier besonders auf die oben genannten Nachweise achten.
Bei natürlichen Personen ist die (von vornherein so vereinbarte) unentgeltliche Bereitstellung der Arbeitskraft keine Spende. Dagegen kann der Verzicht auf eine durch Vertrag oder Satzung vereinbarte Lohnzahlung eine abzugsfähige Spende begründen. Erbringt ein Mitglied Arbeitsleistungen freiwillig oder auf Grund einer satzungsmäßigen Verpflichtung, stellt die Arbeitsleistung keine Spende dar. Das gilt zum Beispiel, wenn die Satzung neben Mitgliedsbeiträgen in Geldform auch Arbeitsleistungen vorsieht.
Aufwandsspende und pauschaler Aufwandsersatz
Nach § 10b Absatz 3 Satz 4 EStG kann auch der Verzicht auf einen pauschalen Aufwendungsersatz als Spende anerkannt werden, wenn dieser angemessen ist. Neben dem Kilometerpauschbetrag für Dienstreisen (= 0,30 Euro/km) kommt hier vor allem ein pauschaler Ersatz für Unterkunft und Verpflegung nach der Sachbezugsverordnung in Betracht. Werden die Pauschalen überschritten, ist ein Einzelnachweis erforderlich.
Ist ein pauschaler Aufwendungsersatz vereinbart, werden Spendenbescheinigungen steuerlich nur anerkannt, wenn der pauschale Aufwendungsersatz die Beträge der Sachbezugsverordnung nicht überschreitet (OFD Kiel, Verfügung vom 14.10.1998, Az: S 2223 A – St 142).
Die Zuwendungsbestätigung
Auch Aufwandsspenden sind steuerlich nur abzugsfähig, wenn die Zuwendungsbestätigung („Spendenbescheinigung“) ordnungsgemäß ist. Das setzt unter anderem voraus, dass aus der Bescheinigung alle Berechnungsgrundlagen für den behaupteten Aufwand so ersichtlich sind, wie es für die Überprüfung eines Erstattungsanspruchs erforderlich wäre (Bundesfinanzhof, Urteil vom 17.2.1993, Az: X R 119/90).
Unser Tipp: Seit dem 1. Januar 2000 müssen Sie für Zuwendungsbestätigungen den amtliche Mustertext verwenden. Für Aufwandsspenden benutzen Sie bitte den Vordruck für Geldzuwendungen. Auf der Zuwendungsbestätigung müssen Sie angeben, dass es sich bei der Zuwendung um den Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen handelt. Dazu müssen Sie unter der Betragsangabe vermerken: „Es handelt sich um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen.“ Das heißt: Sie müssen das Wort „nicht“ im Mustertext streichen.
Für das Datum der Zuwendungsbestätigung gilt: Zeitpunkt der Spende ist der Zeitpunkt des Verzichts.
Wann lohnt sich eine Aufwandsspende?
Bei Aufwandsspenden wird oft verkannt, dass der Spendenabzug einen Vermögensabfluss beim Spender voraussetzt. Wird also auf eine Vergütung (das heißt auf den Vermögenszufluss) verzichtet, kann das steuerlich nur als Spende geltend gemacht werden, wenn der Vermögenszufluss wiederum als Einnahme behandelt wird.
Handwerker hat von Aufwandsspende in der Regel nichts
Ein Handwerker, der darauf verzichtet, dass der Verein seine Rechnung zahlt, muss also die Rechnung dennoch als Betriebseinnahme verbuchen. Damit neutralisiert die Spende lediglich die Einnahme. Die Spende wirkt sich bei ihm nicht Steuer mindernd aus.
Ja, es kommt noch schlimmer. Denn der Spender muss auch die ausgewiesene Umsatzsteuer abführen. Ist der Spender umsatzsteuerpflichtig, hat er also nicht nur keinen steuerlichen Vorteil, sondern durch die abzuführende Umsatzsteuer einen zusätzlichen finanziellen Aufwand. Die Aufwandsspende wird steuerlich zum „Eigentor“!
Voraussetzung für Steuerwirkung
Steuer mindernd wirkt eine Aufwandsspende also nur, wenn
- der Aufwand aus dem Privatvermögen stammt (zum Beispiel beim Verzicht auf die Fahrtkostenerstattung bei Nutzung des privaten Pkw)
- oder es sich um den Verzicht auf eine steuerfreie Vergütung handelt. Das gilt vor allem für den Übungsleiterfreibetrag (§ 3 Nummer 26 EStG)
Spendenhaftung und Mittelverwendung
Nach § 10b Absatz 4 EStG haftet der Verein für die entgangene Steuer, wenn er vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unrichtige Spendenbestätigung ausstellt. Gerade bei Aufwandsspenden sollten Sie darauf achten, dass die Zuwendungsbestätigung korrekt ist. Achten Sie vor allem darauf, dass der Vergütungsanspruch durch Verträge oder Rechnungen genau dokumentiert ist. Vermeiden Sie „Gefälligkeitsbescheinigungen“.
Natürlich gilt auch für Aufwandsspenden der Mittelbindungsgrundsatz: Eine Zuwendungsbestätigung dürfen Sie nur erteilen, wenn sich der Ersatzanspruch auf Aufwendungen bezieht, die zur Erfüllung der satzungsmäßigen Zwecke Ihres Vereins erforderlich waren. Für einen Aufwandsverzicht, der sich auf einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb bezieht, dürfen Sie folglich keine Zuwendungsbestätigung ausstellen.
Buchhalterische Erfassung
Auch wenn weder Sach- noch Geldmittel fließen, muss die Aufwandsspende in der Buchhaltung erfasst werden. Der eingeräumte Erstattungsanspruch wird zunächst als Aufwand verbucht, bevor er durch die Verzichtserklärung erlischt und ausgebucht werden kann (OFD Koblenz, Verfügung vom 15.4.2005, Az: S 2223/S 2751 A G 1425 – St). Verzichtet also zum Beispiel ein Übungsleiter auf seine Vergütung, lautet Ihre Buchung „Übungsleitervergütungen“ (im Soll) an „Spenden“ (im Haben).
