Lohnsteuer-Außenprüfung, Teil 1

So prüft das Finanzamt Ihre Lohnsteuerzahlungen

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, die Lohnsteuer einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Ob Sie die Lohnsteuer richtig einbehalten haben, kontrolliert das Finanzamt im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung. Die Lohnsteuer-Außenprüfung zählt zu den besonderen Außenprüfungen, bei denen durchaus auch die Kirchensteuer, der Solidaritätszuschlag und die vermögenswirksamen Leistungen überprüft werden können. Wie eine Lohnsteuer-Außenprüfung abläuft, worauf Sie gefasst sein müssen und welche Unterlagen Sie bereithalten sollten, erfahren Sie in dieser und in der nächsten Ausgabe.

Der Prüfungsturnus

Der Prüfungsturnus richtet sich nach der Zahl Ihrer Arbeitnehmer. Für Zahnarztpraxen mit bis zu 20 Arbeitnehmern beträgt er etwa 25 Jahre, für Praxen mit über 20 Arbeitnehmern etwa 10 Jahre. Beim Prüfungsturnus handelt es sich allerdings um Durchschnittswerte. Ergeben sich auf Grund einer Prüfung hohe Nachzahlungen oder werden besondere Sachverhalte aufgedeckt, kann auch eine Anschlussprüfung stattfinden. Dabei werden alle noch nicht geprüften Zeiträume kontrolliert. In manchen Bundesländern – zum Beispiel in Bayern – finden regelmäßig Anschlussprüfungen statt. Eine Lohnsteuer-Außenprüfung kann auch dann abweichend vom Prüfungsturnus erfolgen, wenn dem Finanzamt Kontrollmitteilungen – zum Beispiel aus Betriebsprüfungen – vorliegen. Selbst anonymen Anzeigen wird nachgegangen. Auch stark schwankende Arbeitnehmerzahlen bzw. Lohnsteuerzahlungen erregen Verdacht.

Ort der Lohnsteuer-Außenprüfung

Die Lohnsteuer-Außenprüfung soll grundsätzlich in Ihrer Praxis stattfinden, da das Finanzamt davon ausgeht, dass dort die gesamten Unterlagen aufbewahrt werden und Zweifelsfragen somit direkt geklärt werden können. Für die Prüfungstage müssen Sie dem Prüfer einen Arbeitsplatz mit Stromanschluss für sein Notebook zur Verfügung stellen. Wenn Sie in der Praxis keinen Platz haben, kann die Prüfung auf schriftlichen bzw. telefonischen Antrag auch in Ihren Privaträumen, im Finanzamt oder im Ausnahmefall bei Ihrem Steuerberater stattfinden.

Der Prüfungszeitraum

Der Prüfungszeitraum ist von vielen Faktoren abhängig. Die einzelnen Bundesländer kochen dabei teilweise ihr „eigenes Süppchen“. Während einige Bundesländer nur die letzten drei Kalenderjahre und das laufende Jahr prüfen, stürzen sich Prüfer anderer Bundesländer auf alle noch nicht verjährten Zeiträume.

Hat der Prüfer die Vermutung, dass aufgedeckte Fehler auch schon vor dem Prüfungszeitraum gemacht wurden, kann er die Prüfung auch auf Vorjahre ausdehnen. Für diese Erweiterung des Prüfungszeitraums muss er Ihnen allerdings eine vom zuständigen Sachgebietsleiter unterschriebene Prüfungsanordnung vorlegen.

Die Pflichten des Prüfers

Die Prüfung muss nicht nur zu Gunsten, sondern kann auch zu Ungunsten des Finanzamts erfolgen. Zu viel einbehaltene Steuerbeträge werden Ihnen in diesem Fall erstattet. Während der Prüfung soll der Prüfer Sie laufend über eventuelle Beanstandungen informieren. Das ermöglicht es Ihnen, direkt zu einzelnen Punkten Stellung zu nehmen.

Der Ablauf einer Lohnsteuer-Außenprüfung

Die Prüfungsanordnung

Vor Prüfungsbeginn erhalten Sie eine Prüfungsanordnung, aus der Sie die zu prüfenden Steuerarten und Zeiträume sowie den voraussichtlichen Prüfungsbeginn und den Namen des Lohnsteuer-Außenprüfers ersehen können. Die Prüfungsanordnung wird Ihnen etwa zwei Wochen vor Prüfungsbeginn zugeschickt. Sie können gegen die Prüfungsanordnung Einspruch einlegen. In diesem Fall müssen Sie dem Finanzamt aber den Grund des Einspruchs mitteilen.

Der Prüfer wird sich vor der Prüfung mit Ihnen in Verbindung setzen und einen Termin vereinbaren. Dieser Termin lässt sich durchaus verschieben, wenn ein wichtiger Grund dafür vorliegt (zum Beispiel wenn Sie selbst oder der Mitarbeiter, der bei Ihnen die Lohnabrechnungen erstellt, oder der Steuerberater erkrankt ist oder Sie im Urlaub sind).

Eine Vorbesprechung kann schon einiges klären

Zu Beginn der Prüfung sollten Sie mit dem Lohnsteuer-Außenprüfer ein Gespräch führen, um die Aufgaben Ihrer Arbeitnehmer darzustellen und auf Besonderheiten hinzuweisen. Dabei können Sie auch Einzelheiten der Prüfung absprechen und abstimmen.

Sie müssen alle erforderlichen Unterlagen vorlegen

Für jeden Ihrer Arbeitnehmer müssen Sie ein Lohnkonto führen und bei der Lohnsteuer-Außenprüfung vorlegen. Seit dem 1. April 1999 gilt dies auch für Aushilfskräfte. Im Lohnkonto müssen Sie eintragen:

• die persönlichen Daten des Arbeitnehmers;
• die Gemeinde, von der die Lohnsteuerkarte ausgestellt wurde;
• die Höhe der Freibeträge und des Jahreshinzurechnungsbetrages;
• den Zeitraum, für den der Freibetrag und der Jahreshinzurechnungsbetrag gilt;
• bei einer Freistellungsbescheinigung den Tag der Ausstellung, die Gültigkeit und das Finanzamt, das die Bescheinigung ausgestellt hat.

Bei der Lohnabrechnung müssen im Lohnkonto eingetragen werden:

• der Tag der Lohnzahlung und der Lohnzahlungszeitraum;
• die Höhe des Arbeitslohns (getrennt nach Barlohn und Sachbezügen);
• einbehaltene Abzugsbeträge;
• die steuerfreien Bezüge und Arbeitslohn, der pauschal besteuert wird;
• sonstige praxisspezifische Bezüge und Entschädigungen.

Die gesamten Daten aus dem Lohnkonto können auch in der EDV oder auf einem Mikrofilm gespeichert werden. Jedoch müssen sie umgehend wieder lesbar gemacht und ab dem 1. Januar 2002 auch maschinell ausgewertet werden können.

Neben den Lohnkonten und den weiteren Unterlagen der Lohnsteuer (Lohnsteuerkarten, Lohnbücher, Lohnjournale, Arbeitsverträge und sonstige Aufzeichnungen) müssen Sie auch die gesamte Buchführung mit den Belegen vorlegen. Vielfach werden Zahlungen an Arbeitnehmer nämlich nur dort erfasst. Aus diesem Grund wird sich der Prüfer auch mit den Konten der Buchführung und den Belegen beschäftigen. Hierdurch können geldwerte Vorteile und eventuell nicht versteuerte Sachverhalte ans Tageslicht kommen, zum Beispiel:

• die private Nutzung von Praxis-Fahrzeugen durch Arbeitnehmer;
• die Anschaffung von Gegenständen für den Privatgebrauch der Arbeitnehmer (zum Beispiel Haushaltsgegenstände);
• verdeckte Lohnzahlungen und Geschenke an Arbeitnehmer;
• zinslose oder zinsgünstige Darlehen an die Arbeitnehmer;
• die kostenlose oder verbilligte Überlassung von Leistungen an Arbeitnehmer (zum Beispiel zahnmedizinische Behandlung, Überlassung von Zahnersatz, Brücken, Prothesen);
• nicht herkömmliche Betriebsveranstaltungen (zum Beispiel mit Kosten von mehr als 110 E pro Person/mehrtägige Veranstaltungen bis 2001).   

Wenn Sie für Ihre Arbeitnehmer Personalakten führen, kann der Prüfer auch diese einsehen. Sie können dies nicht mit der Begründung ablehnen, dass in den Personalakten interne Vermerke über den Arbeitnehmer angebracht sind. Unter Umständen muss der Prüfer aber in Kauf nehmen, dass die Akteneinsicht unter Ihrer Aufsicht erfolgt.

Wer muss Auskunft erteilen?

Als Arbeitgeber müssen Sie Auskünfte über alle derzeitigen und ausgeschiedenen Arbeitnehmer erteilen. Diese Aufgaben kann aber auch eine andere Person für Sie wahrnehmen (zum Beispiel eine Angestellte, falls diese die Löhne abrechnet). Können Sie oder die beauftragten Personen keine Auskünfte erteilen oder kann der Sachverhalt nicht aufgeklärt werden, ist der Lohnsteuer-Außenprüfer berechtigt, auch Ihre Angestellten zu befragen. Der Prüfer braucht Sie hierüber nicht zu informieren.

Eine Zwischenbesprechung klärt strittige Punkte

Ergeben sich Beanstandungen, muss der Prüfer Ihnen dies während der Prüfung mitteilen. Durch eine Zwischenbesprechung lassen sich bereits Zweifelsfragen und Unklarheiten aus dem Weg räumen.

Das Vorliegen einer Steuerstraftat oder -ordnungswidrigkeit

Während der Prüfung kann der Prüfer auf Anhaltspunkte stoßen, dass von Ihnen, Ihrem Lohnbuchhalter oder dem Steuerberater beim Abzug der Lohnsteuer, Kirchensteuer, dem Solidaritätszuschlag oder den vermögenswirksamen Leistungen eine Steuerstraftat oder eine Steuerordnungswidrigkeit begangen wurde.

Steuerstraftaten sind:

• die Steuerhinterziehung, wenn Sie in eigener oder fremder Sache vorsätzlich (mit Wissen und Wollen) unrichtige oder unvollständige Angaben machen und dadurch Steuern verkürzt oder ungerechtfertigte Steuervorteile erlangt wurden;
• der Versuch der Steuerhinterziehung;
• die Anstiftung und die Beihilfe zur Steuerhinterziehung und
• die Begünstigung (wenn Sie einem anderen Hilfe leisten, um ihm die Vorteile der Tat zu sichern).

Steuerordnungswidrigkeiten sind:

• die leichtfertige Steuerverkürzung, wenn Sie Steuerhinterziehung leichtfertig (grob fahrlässig) begangen haben und
• die Steuergefährdung bzw. Gefährdung von Abzugssteuern.

Eine Steuerordnungswidrigkeit liegt zum Beispiel vor, wenn durch Nachlässigkeit falsche Zahlen in die Lohnsteuer-Anmeldung übernommen werden.

Die Finanzämter sind auch für die Verfolgung von Steuerstraftaten und -ordnungswidrigkeiten zuständig. Falls der Verdacht einer Steuerstraftat oder einer -ordnungswidrigkeit vorliegt, dürfen die Ermittlungen bei Ihnen erst fortgesetzt werden, wenn Ihnen die Einleitung des Straf- oder Bußgeldverfahrens mitgeteilt wurde. In diesem Fall haben Sie das Recht, jede Aussage zur Sache zu verweigern. Nach Einleitung des Verfahrens ist eine strafbefreiende Selbstanzeige oder die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Angaben nicht mehr möglich.

Die Schlussbesprechung

Nach jeder Außenprüfung muss eine Schlussbesprechung durchgeführt werden. Dabei können beide Seiten ihre Meinung zu strittigen Punkten darlegen. Eine Schlussbesprechung ist nur dann nicht erforderlich, wenn keine Beanstandungen vorliegen oder wenn alle Punkte bereits während der Prüfung geklärt wurden. Es reicht aus, wenn Sie sich bei der Schlussbesprechung durch Ihren Steuerberater vertreten lassen.

Das Finanzamt ist zwar verpflichtet, die Steuern auf Grund geltender Gesetze festzusetzen und zu erheben. In Ausnahmefällen können Sie sich aber auch mit dem Finanzamt über einen bestimmten Sachverhalt, der nur mit überdurchschnittlichem Zeit- und Arbeitsaufwand zu ermitteln ist, verbindlich einigen. Man spricht dann von einer „tatsächlichen Verständigung“. Diese ist allerdings nicht möglich, wenn Zweifel und Unklarheiten bezüglich der Rechtsfolgen vorliegen.

Abschlussmitteilung bzw. Prüfungsbericht

Wenn Sie beim Lohnsteuerabzug alles richtig gemacht haben und der Prüfer keine Beanstandungen hatte, erhalten Sie vom Finanzamt lediglich die Mitteilung: „Die Lohnsteuer-Außenprüfung hat zu keiner Änderung der Besteuerungsgrundlagen geführt“. Gleichzeitig sollte es den Vorbehalt der Nachprüfung für die Lohnsteuer-Anmeldungen des Prüfungszeitraums aufheben. Wird dies vergessen, kann das Finanzamt die Lohnsteuerabzugsbeträge weiterhin ändern. Der Vorbehalt der Nachprüfung entfällt jedoch spätestens mit Ablauf der Festsetzungsfrist. Diese beginnt mit Ablauf des Jahres in dem die Lohnsteueranmeldung beim Finanzamt eingeht und dauert vier Jahre.

Ergeben sich Beanstandungen, erhalten Sie nach der Schlussbesprechung einen Prüfungsbericht. Darin werden alle Feststellungen sowie die Besteuerungsgrundlagen und die Berechnung der Lohnsteuer dargestellt. Sie können auch schon in der Schlussbesprechung beantragen, dass Ihnen der Prüfungsbericht „vorab“ zugeschickt wird. Dann haben Sie noch einmal Gelegenheit, sich innerhalb von vier Wochen zu den einzelnen Punkten zu äußern.

Ausblick: In der nächsten Ausgabe zeigen wir unter anderem auf, welche Unterlagen Sie für eine Außenprüfung bereitlegen sollten.

Quelle: Zahnärzte-Wirtschaftsdienst - Ausgabe 01/2002, Seite 20

Quelle: Ausgabe 01 / 2002 | Seite 20 | ID 108910