01.11.2007 | Organisation

Fünf-Punkte-Plan für Verwaltungsarbeiten, um unbelastet ins neue Jahr zu starten

Am Jahresende sollte jede Praxis eine „interne Revision“ durchführen, die sich auf das Rechnungswesen und zentrale Verwaltungsaufgaben bezieht. Solche Kontrollen oder Erhebungen dienen unter anderem dazu, Verluste etwa durch nicht abgerechnete Leistungen zu vermeiden. Auch können betriebswirtschaftliche Kalkulationen auf eine solidere Basis gestellt werden. Der folgende Fünf-Punkte-Plan beschreibt daher besonders wichtige Maßnahmen im Bereich der Verwaltungstätigkeit, die sich besonders auf die Einnahmen- und/oder Kostenseite auswirken. Je nach individuellem Bedarf können natürlich weitere Maßnahmen sinnvoll sein.  

Punkt 1: Wurden alle Rechnungen versandt?

Ein Jahreswechsel ist eine gute Gelegenheit, um zu kontrollieren, ob tatsächlich alle erbrachten Leistungen abgerechnet wurden, vor allem, wenn dies nicht regelmäßig im laufenden Jahr überprüft wird. Dazu verfügen die meisten Softwareprogramme über hilfreiche Möglichkeiten, zum Beispiel durch das Erstellen von so genannten Kontrolllisten. Diese Prüfungen sollten vor allem für durchgeführte und nicht abgerechnete private Leistungen sowie für nicht abgerechnete und durchgeführte Heil- und Kostenpläne erfolgen.  

Oft vergessen werden im Laufe des Jahres auch Behandlungen, die über Unfallversicherungen berechnet werden müssen, weil zum aktuellen Zeitpunkt die Unterlagen bzw. die Aktenzeichen der Fälle fehlten. Diese können dann je nach Praxissoftware über so genannte nicht abgerechnete Bema-Leistungen selektiert werden.  

Punkt 2: Auslagerung alter Karteikarten