· Praxisentwicklung
Von der Karteikarte zur digitalen Praxis, Teil 3: Die Schulung der Mitarbeiter
von Lutz Schmidt, Fa. dentisratio, Potsdam
| Ein wesentlicher Faktor für die erfolgreiche Umstellung von Karteikarten auf ein digitalisiertes Praxissystem ist die Schulung der Mitarbeiter. Ihre Planung sowie die inhaltliche Ausgestaltung liegen daher in der Verantwortung des Praxisinhabers und seines Projektleiters. Was Sie hierbei konkret beachten sollten, wird in diesem dritten Teil der Beitragsserie beleuchtet. |
Die Planung der Schulungstage
In der Regel bieten sich die Samstage für die Mitarbeiterschulungen an. Die Schulungstage sollten Sie frühzeitig bekanntgeben, um allen Mitarbeitern ausreichend Zeit zu geben, im privaten Bereich entsprechend zu disponieren, also z. B. die Kinderbetreuung zu organisieren, Familieneinkäufe auf einen anderen Tag zu legen oder einen Ausflug zu verschieben.
Bei der Bekanntgabe sollte auch der Freizeitausgleich für den Schulungstag besprochen werden. Allen betroffenen Mitarbeitern sollte vor Augen geführt werden, dass ihre Teilnahme fest eingeplant wird und die Schulung eine Pflicht- und Präsenzveranstaltung darstellt.
PRAXISTIPP | Achten Sie darauf, dass an den betreffenden Samstagen die Praxisräume zur Verfügung stehen. Eventuelle Reinigungsarbeiten müssen frühzeitig verlegt werden. Für die kalten Monate muss zudem überprüft werden, ob die Heizung auch am Wochenende für eine ausreichende Raumtemperatur sorgt bzw. wie sich der Sparmodus ausschalten lässt. |
Die Durchführung der Schulungen
Zu Beginn der Schulung ist es wichtig, dass der Praxisinhaber ein paar Worte an sein Team richtet und sich für die Mitarbeit und Unterstützung bedankt. Er sollte noch einmal auf die Wichtigkeit des Projekts hinweisen und allen Mitarbeitern einen erfolgreichen Schulungsverlauf wünschen.
Wenn die Vorträge länger als vier Stunden dauern, ist eine Pause sinnvoll, um die Aufnahmefähigkeit der Mitarbeiter aufrecht zu erhalten. Während der Schulung sollten zudem Getränke und Verpflegung bereitstehen. Stellen Sie auch sicher, dass Beamer mit Laptop (Leinwand, Kabel) bzw. die geeigneten Schulungsmittel wie Stifte, Marker und Notizblöcke zur Verfügung stehen.
PRAXISTIPP | Gestalten Sie die einzelnen Folien übersichtlich und überfrachten Sie nicht die einzelnen Seiten mit zu vielen Informationen. Lassen Sie Platz, damit die Mitarbeiter sich auch Notizen machen können. |
Power-Point-Präsentation vorbereiten
Bei fast allen Schulungen wird mit einer Power-Point-Präsentation gearbeitet. Die Folien stellen dann die Schulungsunterlagen dar. Wer noch nie eine solche Präsentation erarbeitet hat, sollte hierfür genug Zeit einplanen. Wichtig ist die Betrachtung Ihres neuen Systems aus verschiedenen Blickwinkeln: Ein Zahnarzt hat andere Anforderungen an seine Schulung als die Abrechnungshelferin, die ZFA oder die Mitarbeiterin an der Rezeption. Entsprechend sind die Schulungsmaterialien unterschiedlich anzulegen. Erstellen Sie am besten für jeden Mitarbeiter einen eigenen Satz der Unterlagen.
Der Ablauf der Schulungsveranstaltung ist in der Regel so, dass zuerst das neue System im Vortrag vorgestellt wird und dann alle Mitarbeiter an den Computern üben können. Der Projektleiter sollte dafür sorgen, dass genug Test- und Übungsdaten zur Verfügung stehen. Für unterschiedliche Praxisgrößen sollten verschiedene Schulungskonzepte betrachtet werden.
Kleine und mittlere Praxen
Bei einer Praxisgröße von bis zu zwei Zahnärzten und vier ZFA kann die Schulung und der Einstieg in die digitale Welt an einem einzigen Wochenende erfolgen. Der Projektleiter organisiert die Schulung und erstellt in Absprache mit dem Praxisinhaber die Unterlagen. Die Schulungsveranstaltung kann der Zahnarzt entweder selbst oder der Projektleiter durchführen.
PRAXISTIPP | Der Projektleiter sollte in der ersten Woche nach der Umstellung persönlich in der Praxis anwesend sein, um eventuelle „Kinderkrankheiten“ zu beseitigen bzw. notwendige Nachbesserungen zu besprechen. |
Große Praxen und Zahnkliniken
In großen Mehrbehandlerpraxen ist die Durchführung der Schulung mitunter eine logistische Herausforderung, insbesondere wenn die Praxis samstags geöffnet hat. Hierbei stellt sich zwar selten die Aufgabe, ein neues System einzuführen, da solche Praxen regelmäßig digitalisiert arbeiten. Allerdings müssen oft neue Praxissysteme eingeführt ‒ etwa für das Qualitätsmanagement oder die Warenwirtschaft ‒ oder bestehende ausgetauscht werden.
Bei einer solchen großen Zahnarztpraxis, die in Unternehmensgrößen mit mehr als 30 Mitarbeitern arbeitet, sollte das Schulungskonzept „Train the Trainer“ zum Einsatz kommen: Hierbei schult die Projektleitung eine Anzahl von Trainern, die aus dem Praxisteam hierfür zur Verfügung gestellt werden. In der Regel sind dies mindestens ein Zahnarzt sowie eine leitende Mitarbeiterin aus der Verwaltung und/oder die Praxismanagerin. Die so geschulten Trainer schulen dann ihrerseits die Mitarbeiter der Fachabteilungen.
Weiterführender Hinweis:
- Im nächsten und letzten Teil der Beitragsserie wird erläutert, auf welche Aspekte des Datenschutzes der Zahnarzt bei einem digitalisierten Praxissystem achten sollte.
