· Praxisorganisation
Von der Karteikarte zur digitalen Praxis, Teil 1: Grundsätzliches und die ersten Schritte
von Lutz Schmidt, Fa. dentisratio, Potsdam
| Der Anteil der karteikartenbasiert arbeitenden Praxen ist nach wie vor hoch. Viele schrecken vor der Digitalisierung des Praxissystems zurück, obwohl digitales Röntgen, funktionsanalytische Leistungen und computergestützte Navigation beim Implantieren auch in den Karteikarten-Praxen bereits zum Alltag gehören. Die Gründe sind: Angst vor Datenverlust und die Frage, was zu tun ist, wenn das System ausfällt. Beides lässt sich durch technische Lösungen widerlegen. Aber wie ist der Weg von der Karteikarte zur digitalen Zahnarztpraxis? Welche Hürden müssen genommen werden und wer könnte neben dem laufenden Praxisbetrieb die anfallenden Arbeiten erledigen? |
Was ist die „digitale Praxis“?
Zunächst sollte klar sein, was der Begriff „digitale Praxis“ konkret bedeutet. Eine gültige Definition ist: „Sämtliche Arbeitsabläufe und verschiedene Geräte kommunizieren über ein serverbasiertes Netzwerk“. Deutlich wird diese Definition in der folgenden Grafik:
Die Aufgaben des Projektmanagers
Bei der Anzahl der Aufgaben und der Komplexität des Themas wird schnell deutlich, dass ein Projekt in der Größenordnung nicht nur durch die Praxisführung und das Team bewältigt werden kann. Eine Lösung kann daher ein externer Projektmanager sein. Er hat die Aufgabe, das Projekt zu führen, zu koordinieren, zu steuern und zu kontrollieren P‒ und zwar innerhalb der vereinbarten Leistungsziele für Zeit, Kosten, Qualität, Nutzen und Umfang. Zum Umfang gehören auch die mit dem Projekt verbundenen Risiken. Der Projektleiter ist das Bindeglied zwischen Praxisleitung und allen anderen am Projekt beteiligten Firmen. Er berichtet an den Praxisinhaber und dieser unterrichtet sein Team.
Die Vorgehensweise oder der Projektplan wird vom Projektleiter gemeinsam mit der Praxisleitung erarbeitet und abgestimmt. Wichtig ist, dass der Projektplan eine realistische Zeitplanung enthält. Zwar muss Zeit für einige Unwägbarkeiten und Schulungen für das Team eingeplant werden, aber das Projekt darf auch nicht zur „never ending Story“ werden. Es macht Sinn, in die Diskussion und Planung neuer Arbeitsabläufe (Dokumentation, Abrechnung, Neuaufnahmen, Dokumenten-Management) die ZMV und langjährige Mitarbeiter mit einzubeziehen, da diese alle Arbeitsabläufe kennen und auch genau wissen, warum diese sich so im Laufe der Jahre manifestiert haben.
Die Aufstellung eines Projektplans und das „Kick-off-Meeting“
Die wichtigsten Punkte eines Projektplans sind: Projektziel; Dokumentation bzw. Änderungsdokumentation; Schulungskonzept; Dauer; Kosten; Nutzen; Ist-Soll-Analyse; involvierte Mitarbeiter; involvierte Firmen bzw. Lieferanten; Aufgabenverteilung und Berichtslinien. Ist der Plan verabschiedet und von der Praxisleitung genehmigt, wird anschließend das Praxisteam im „Kick-off-Meeting“ über die wichtigsten Parameter informiert und auf das zu erreichende Ziel eingeschworen. Zu diesem Zeitpunkt können auch die meisten Fragen der Mitarbeiter nach geplanten Arbeitsabläufen, Schulungen und der Dauer der Umstellung beantwortet werden. Danach geht es dann los: Termine koordinieren, Firmen anschreiben, Angebote einholen und regelmäßige Treffen mit der Praxisleitung vereinbaren, um Zwischenergebnisse und Entscheidungen abzustimmen. In der Regel führt der Projektleiter das Protokoll und moderiert die Meetings.
Achtung: Der Aufwand wird meistens unterschätzt!
Erlaubt ist die Frage, ob diese Vorgehensweise in einer Zahnarztpraxis nicht überdimensioniert erscheint. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass der Abschied von der Karteikarte oft unterschätzt wird. Häufig versucht das Praxisteam, diese Aufgabe mit dem Systemhersteller zu lösen. Hier fehlt dann ein professioneller Ansprechpartner, der die Wünsche der Praxis so formuliert, dass der Systemlieferant die Software nach den Kundenwünschen anpassen kann. Krankheits- und urlaubsbedingte Ausfälle im Praxisteam bringen das gesamte Projekt oft in Zeitverzug und um den gewünschten Erfolg.
Häufig werden nach Projektende neue Anforderungen an das System und die Arbeitsabläufe gestellt, weil im Vorfeld nicht ausreichend Zeit für die Planung verwendet wurde. Beispiel: Der Einsatz von Dokumentenscannern und das Einführen der zeitnahen Dokumentation im Zimmer durch die Assistentin oder den Zahnarzt erfordert in vielen Praxen neue Arbeitsprozesse, die für jede Praxis individuell gestaltet werden müssen. Für die Übergangsphase müssen Zeitpuffer im Terminbuch vorgesehen werden.
FAZIT | Nur mit genügend Zeit für intensive Vorgespräche und Planung sowie einem auf die Praxis abgestimmten Schulungskonzept lassen sich teure Fehler vermeiden, die hinterher im laufenden Praxisbetrieb korrigiert werden müssen. |
Weiterführender Hinweis
- Im zweiten Teil befassen wir uns mit der Beantwortung der Frage, „Wie die Tausenden von Karteikarten aus den Schränken und Kellern in das neue System kommen sollen?“.
