· Praxisorganisation
Von der Karteikarte zur digitalen Praxis, Teil 2: Konzept und Struktur
von Lutz Schmidt, Fa. dentisratio, Potsdam
| Eine der am häufigsten gestellten Fragen von Praxisinhabern beim Umstieg von Karteikarten auf ein serverbasiertes Praxisnetzwerk lautet: „Wie sollen die Tausenden von Karteikarten aus den Schränken und Kellern in das neue System kommen?“ Diese Frage mit der damit verbundenen Sorge vor Informationsverlust sollte gleich zu Beginn des Projekts beantwortet werden. Aus der Antwort ergibt sich die Strategie, und aus dieser folgt das weitere Konzept zur praktischen Umsetzung. Teil 2 der Beitragsserie beleuchtet dieses Konzept sowie die dahinterstehende Struktur. |
Welche Arbeiten fallen bei der Umstellung an?
Eines vorweg: Für die Umstellung auf eine digitale Zahnarztpraxis muss ein gewisser zeitlicher Zusatzaufwand eingeplant werden. Daher sollte bei solchen Arbeitsschritten, bei denen das Praxisteam einbezogen wird, mit dem Team über eine eventuelle Mehrarbeit und einen damit verbundenen Freizeitausgleich oder eine entsprechende finanzielle Entschädigung gesprochen werden ‒ am besten bei Projektbeginn.
Erforderliche Arbeiten koordinieren
Bevor jedoch neue Daten in das System eingegeben werden können, muss festgelegt werden, wie die tägliche Arbeit der Praxis in der Übergangszeit organisiert wird. Zu beachten ist, dass zum Teil Umbauarbeiten koordiniert werden müssen, damit in allen Behandlungszimmern, dem Arztzimmer sowie im Empfangsbereich die Computer aufgestellt und die notwendigen Netzwerkkabel verlegt werden können. Es ist Aufgabe des Projektleiters, diese Arbeiten mit der Mitarbeiterin im Empfangsbereich ‒ sie führt das Terminbuch ‒, der Computer- bzw. Netzwerkfirma und der Praxisleitung zu koordinieren.
Nutzerkonzept parallel erstellen
Parallel zu diesen Arbeiten wird das Nutzerkonzept erstellt. Hierbei sind die folgenden Fragen zu klären:
- Wer wird als Behandler, Assistenz und Verwaltung angelegt?
- Wer hat welche Rechte in dem neuen System?
- Wie werden die unterschiedlichen Drucker angesteuert?
- Wie wird die Datensicherung angelegt?
Dieses Konzept muss nicht für jede Praxis neu erfunden werden. Jeder erfahrene Projektleiter und Systemanbieter hat ein fast fertiges Nutzerkonzept für unterschiedliche Praxisgrößen parat, das für das aktuelle Projekt angepasst und vervollständigt werden kann.
Der inhaltliche Aufbau des Systems
Sind alle Hard- und Software-Komponenten installiert und getestet, kann damit begonnen werden, das System inhaltlich aufzubauen. Es muss festgelegt werden, welche Leistungsketten und Behandlungskomplexe angelegt werden und wie das Team die Leistungen dokumentiert. Diese Fragen sollten schon zu diesem Zeitpunkt endgültig entschieden werden, weil davon auch die inhaltliche Ausgestaltung der Mitarbeiterschulungen abhängt.
Folgende Herausforderungen, die in diesem Zusammenhang auftauchen, sollten geklärt werden:
- Trägt grundsätzlich der Zahnarzt alle Leistungen ein oder diktiert er sie seiner Assistenz während oder nach der Behandlung?
- Wie wird sichergestellt, dass alle Leistungen eingetragen werden und keine Behandlung vergessen wird?
- Welche Kontrollen baut ein Praxisinhaber ein, damit es keine fehlerhaften oder fehlenden Dokumentationen gibt?
Dokumentation und Schulung
Vergessen werden sollten nicht die Punkte Qualitätsmanagement, Hygienemanagement und Warenwirtschaft. Alle modernen Praxissysteme bieten hierfür Lösungen an. Für den weiteren Erfolg ist es entscheidend, dass der Projektleiter alle Schritte genau dokumentiert. Entsprechende Aufzeichnungen sind die Grundlage für eine auf die Praxisabläufe abgestimmte Schulung. Als Schulungstermine bieten sich vor allem Samstage an. Damit alle Mitarbeiter Kinderbetreuung und persönliche Angelegenheiten koordinieren können, sollten die Termine rechtzeitig geplant werden.
Probelauf starten ‒ „Kinderkrankheiten“ erkennen
Sind alle Komplexe, Leistungsketten und Materiallisten eingetragen, sollte ein Probebetrieb gestartet werden. Hierfür werden maximal 20 Patienten (laufende Fälle) in das System eingegeben; anschließend spielen der Zahnarzt und seine Assistenz die Arbeitsprozesse durch: neue Patienten aufnehmen, Dokumente scannen, Patieten behandeln, Rezepte erstellen, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ausdrucken und neue Termine vergeben. In diesem Probebetrieb, der höchstens zwei Wochen dauern sollte, zeigen sich schnell die „Kinderkrankheiten“, die noch zu überwinden sind.
PRAXISTIPP | Projekte scheitern oft daran, dass versucht wird, im ersten Schritt alles auf einmal umzusetzen, weil man glaubt, damit weitere Kosten vermeiden zu können. Das Resultat ist häufig ein überfordertes Team und ein Zeitplan, der allzu oft verändert wird. Bleiben Sie also gelassen und sehen Sie es als ganz normal an, dass nicht von Anfang an alles so gelingt wie geplant. |
Weiterführender Hinweis
- Der dritte Teil befasst sich ausführlich mit der Schulung der Mitarbeiter.
