· Fachbeitrag · Terminmanagement
Online-Terminvergabe: Entlastung für die ZFA und sinnvoll für die Gewinnung neuer Patienten
von Mirko Gründer, Medienbüro Medizin (MbMed), Hamburg
| Wenn in der Zahnarztpraxis mal wieder das Telefon vor Terminanfragen nicht stillstehen will, träumt die ZFA von einer einfacheren Lösung. Doch nicht nur für die Nerven des Praxispersonals, sondern auch für das Zeitbudget der Praxis insgesamt ist die Terminvereinbarung einer der größten Zeitfresser. Dabei gibt es längst neue Möglichkeiten, wie der Beitrag zeigt. |
Großes Potenzial
Schon 2010 kannten laut einer Studie der Stiftung Gesundheit 77 Prozent der Zahnärzte und Ärzte die Möglichkeit, Termine online zu vergeben. Mehr als zwei Drittel von ihnen gab jedoch an, vorerst abwarten zu wollen. Sie hatten vor allem Bedenken, dass es durch die parallele Nutzung von Online-Terminvergabe und klassischem Terminbuch zu Verwirrung und Doppelbuchungen kommen könnte. Mittlerweile zeigt eine Pilotstudie der Techniker Krankenkasse (TK) aus dem Jahr 2013 ein anderes Bild: Mit 800 Versicherten und 90 Berliner Medizinern wurde die Online-Terminvergabe getestet - mit gutem Ergebnis: 85 Prozent der Ärzte empfanden das Verfahren als Arbeitserleichterung. Unter Zahnärzten dürfte das Bild vergleichbar sein.
Welche Lösung ist die richtige für unsere Praxis?
Für die einzelne Zahnarztpraxis ist es zunächst entscheidend, sich über die eigenen Bedürfnisse und Ansprüche klar zu werden. Fragen Sie sich also zuerst, was Sie von dem System erwarten:
- Soll das System direkt mit der Terminverwaltung in der Praxissoftware verbunden sein, um gebuchte Termine in Echtzeit abzugleichen?
- Muss es mehrere behandelnde Zahnärzte unterscheiden können?
- Muss es mehrere Arten von Terminen unterscheiden können?
- Soll es an das Corporate Design der Praxis angepasst sein?
Wichtig ist vor allem, dass Sie sich über das Ziel klar werden: Wollen Sie mit der Online-Terminvereinbarung einfach nur einen günstigen modernen Service für die Patienten anbieten oder soll sie eine echte Entlastung für das Praxisteam werden? Momentan bietet wohl noch keines der Systeme am Markt die optimale Lösung. Es gilt also, den Anbieter zu finden, der zu Ihnen passt.
Die „große“ Lösung: Vernetzte Terminverwaltungssoftware
Die momentan wohl leistungsstärkste Lösung bei der Online-Terminvergabe bietet der Praxissoftware-Hersteller CompuGroup mit seinen „eServices“ an. Hier ist die Vernetzung mit der Terminverwaltung in der herstellereigenen Praxissoftware vorbildlich umgesetzt.
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Ihr Webdesigner bindet auf Ihrer Website ein Modul von CompuGroup ein, das als Popup aufgerufen wird. Es kommuniziert direkt mit Ihrer Praxissoftware. Patienten können dort also in Echtzeit sehen, welche Termine tatsächlich noch frei sind, und daraus wählen. Bucht ein Patient einen Termin, wird dieser sofort als vergeben markiert. Verwirrung wegen Doppelbuchungen sind so praktisch ausgeschlossen. Für die ZFA ist dieses System eine echte Entlastung. Es ist auch als App für das Smartphone erhältlich. So können sich Patienten bequem von zuhause oder unterwegs Ihren Termin für die Behandlung reservieren. |
Kritische Punkte einer solchen Lösung sind vor allem der hohe Preis sowie Sicherheitsbedenken gegen die tiefe Integration von „eServices“ in die Praxissoftware. Auch die Hürde für Patienten, das System zu nutzen, ist hoch: Sie müssen sich online registrieren und damit persönliche Daten preisgeben.
Terminvergabe über Online-Terminportale
Terminportale schossen in den letzten Jahren wie Pilze aus dem Boden: Eines der bekanntesten für Zahnärzte und Ärzte ist doxter.de. Es ist im Kern ein (Zahn-)Arztsuchverzeichnis, das einen Schwerpunkt auf die Online-Terminbuchung legt.
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Online-Terminportale kommunizieren nicht direkt mit der Praxissoftware, können also keine Termine in Echtzeit abfragen oder übertragen. Eine einfache Lösung, um Doppelbuchungen zu vermeiden, ist zum Beispiel die Festlegung von fixen Zeiträumen für „Online-Patienten“. Nur in diesen Zeitfenstern können dann online Termine gebucht werden. Die Praxis wird per E-Mail informiert und kann den Termin bestätigen. Alle Anbieter bieten auch Schnittstellen, die in unterschiedlichem Umfang Daten an die Praxissoftware übergeben können. |
Der Vorteil der Terminportale liegt in der Gewinnung von Neupatienten: Internetnutzer können bei doxter.de und ähnlichen Portalen speziell nach Zahnärzten mit Online-Terminvergabe suchen, etwa nach dem Implantologen mit dem nächsten freien Termin. Die Chancen, neue Patienten anzusprechen, sind hier viel größer als bei den nur auf der eigenen Website integrierten Systemen. Online-Portale können Sie sogar ohne eine eigene Website nutzen. Viele Portale bieten zudem eine Reihe von Servicefunktionen wie zum Beispiel Smartphone-Apps oder Termin-Erinnerungen.
Die „kleine“ Lösung: Das gute, alte Mail-Formular
Für Zahnarztpraxen mit eigener Website bietet sich auch ein simples Formular zur Terminanforderung an. Hier kann der Patient seinen Terminwunsch eintragen, die Praxis wird per Mail informiert und kann bestätigen oder zurückrufen. Vorteile: Praktisch keine Zusatzkosten und keine Sicherheitsprobleme mit der Praxissoftware. Eine echte Entlastung für die ZFA ist dieses Vorgehen allerdings nicht, da es nicht selbsttätig arbeitet.
