· Fachbeitrag · Digitalisierung
Die digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ‒ eine gute Option?
von Steuerberater Michael Laufenberg und Steuerberater Marcel Nehlsen, Kanzlei Laufenberg Michels und Partner mbB, Köln, www.laufmich.de
| Schnell mal eben online Praxisbedarf nachbestellen, die nächste Fortbildung und den dazugehörigen Flug online buchen und alles bequem per Smartphone bezahlen. Für viele Zahnärzte sind dies heutzutage Vorgänge, die kaum mehr aus dem Berufsalltag wegzudenken sind. Die Digitalisierung ist aber noch längst nicht überall im Berufsleben eingenommen ‒ z. B. bei der Bereitstellung von Unterlagen für den Steuerberater. Dabei gibt es inzwischen gute Möglichkeiten, digital mit dem Steuerberater zusammenzuarbeiten. Diese werden nachfolgend vorgestellt. |
Der konventionelle Weg: Sammeln und per Post verschicken
Schauen wir uns zunächst einmal den monatlichen Ablauf in vielen Praxen an. Es wird z. B. Kunststoff bestellt: Das bestellte Material geht in der Praxis ein und wird vom Praxisinhaber oder vom verantwortlichen Personal geprüft. Sollte die Bestellung in Ordnung sein, dann wird die Rechnung entweder sofort bezahlt oder aber auf einem Stapel „zu zahlender Rechnungen“ geparkt. Nach kurzer Zeit sollte dann auch dieser Stapel abgearbeitet und die offenen Rechnungen bezahlt werden.
Eine gut aufbereitete Finanzbuchhaltung sieht vor, die bezahlten Rechnungen hinter dem dazugehörigen Kontoauszug zu sortieren. Möglicherweise liegt der Kontoauszug jedoch noch nicht vor und es muss gewartet werden, bis die eigentliche Aufbereitung der Finanzbuchhaltungsunterlagen beginnen kann.
Wenn sämtliche Kontoauszüge des Monats vorhanden sind, werden alle Rechnungen chronologisch sortiert und die fertigen Unterlagen an den Steuerberater geschickt. Dieser verbucht nun die einzelnen Kontenbewegungen und erstellt die monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung. Letztere wird dann zusammen mit den Unterlagen wieder zurück an die Praxis geschickt ‒ und dort müssen die Unterlagen in einem Ablagesystem nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert werden.
Insgesamt wird ein einzelner Beleg nach diesem Schema in der Regel mindestens fünfmal „in die Hand genommen“. Hinzu können z. B. noch Probleme kommen wie:
- Was gilt, wenn gar kein Papierbeleg vorhanden ist? Ausdrucken und denselben Prozess durchleben lassen?
- Und wie sieht es aus, wenn eine Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung ansteht? Alle Belege müssen wieder aus dem Archiv geholt werden und wieder zum Amt oder zum Steuerberater geschickt werden. Nicht selten gehen dabei Unterlagen verloren.
Der bessere Weg: digitale Zustellung der Unterlagen
Mit der heutigen Technik ist es kein Problem, dem Steuerberater die Unterlagen elektronisch zukommen zu lassen. Der Ablauf ist dabei wie folgt:
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Bei dieser Vorgehensweise wird der Beleg im Idealfall nur einmal „in die Hand genommen“. Sollten der Praxis elektronische Belege vorliegen, können diese direkt in die Software eingespielt werden, sodass kein Ausdruck mehr notwendig ist.
Zudem besteht auch die Möglichkeit, dass die für den Scanvorgang verantwortlichen Mitarbeiter bereits im Vorfeld eine Zuordnung des Belegs zu den Kostenstellen vornehmen. Dies kann bei komplexen Praxisstrukturen sehr vorteilhaft sein. Die korrekte Zuordnung der Belege z. B. zu den Bereichen „Praxis“, „Labor“, „kosmetische Behandlung“ oder „Praxis und Labor“ ist zum einen wichtig, um die Umsatzsteuer und die Vorsteuer korrekt zu verbuchen, und zum anderen, um eine detaillierte Kostenstrukturanalyse zu gewährleisten.
PRAXISHINWEIS | Der Praxisinhaber sollte sich nicht allein auf die Verarbeitung der Belege durch den Steuerberater verlassen. In der Regel können die Mitarbeiter die Belege den einzelnen Bereichen wesentlich besser zuordnen. |
In der Praxis sieht es dann so aus, dass die Belege nach dem Scannen den verschiedenen Bereichen zugeordnet werden. Zusammen mit dem Steuerberater werden im Vorfeld einer digitalen Zusammenarbeit diverse Kostenstellen vorbelegt und der verantwortliche Mitarbeiter wählt dann nur noch über ein Drop-down-Menü den entsprechenden Bereich aus. Der Steuerberater weiß somit bei der Verbuchung der Belege genau, welcher Beleg mit und welcher ohne Vorsteuer zu buchen ist und welchen Kostenstellen die einzelnen Rechnungen zugeordnet sind.
Wie geht es nach dem Scannen weiter?
Der Steuerberater hat Zugriff auf den gescannten Beleg. Zusammen mit den Kontenbewegungen, die jetzt exakt auf die Belege abgestimmt sind, verbucht er das monatliche Praxisergebnis. Anschließend wird wieder eine betriebswirtschaftliche Auswertung erstellt und dem Mandanten alternativ per E-Mail zugeschickt oder in einem gemeinsamen Online-Zugang hinterlegt.
PRAXISHINWEIS | Und hier geht noch mehr: Mit spezialisierten Softwareanbietern (z. B. fibu-doc) können die Buchhaltungsergebnisse per Schnittstelle in eine individuelle und grafisch angepasste Auswertung eingespielt werden. Der Steuerberater kann dann gemeinsam mit dem Mandanten per Online-Meeting die Ergebnisse am Computer besprechen. Dies erspart Zeit und ermöglicht es, dem Zahnarzt genau die Zahlen zu zeigen, die für ihn wichtig sind und die ihn interessieren. |
Auch Betriebsprüfungen bereiten zukünftig keine große Vorarbeit mehr: Die gesamten Belege sind elektronisch hinter jedem Buchungssatz gespeichert. Der Steuerberater kann sich zu jeder Zeit und zu jeder Buchung den entsprechenden Beleg am PC anzeigen lassen. Auf diese Art und Weise können die elektronischen Belege auch der Finanzverwaltung bei Bedarf im Rahmen einer Prüfung zur Verfügung gestellt werden.
Selbstverständlich werden nicht nur Rechnungen an den Steuerberater geschickt. KZV-Abrechnungen sowie neue Leasing- oder Mitarbeiterverträge sind auch Bestandteil der Unterlagen, die bislang in der Regel monatlich per Post an den Berater geschickt werden. Auch diese Unterlagen können via Scanner in zuvor eingerichteten Ordnern per Knopfdruck abgelegt und dem Steuerberater zur Verfügung gestellt werden. In den meisten Steuerkanzleien werden etwaige Unterlagen ohnehin digital archiviert.
Vorarbeiten für eine „digitale Finanzbuchhaltung“
Die Einführung einer „digitalen Finanzbuchhaltung“ bedarf selbstverständlich einer strukturierten Vorbereitung. Im Idealfall wird zusammen mit Ihrem Berater die notwendige Software eingerichtet und auf Ihre persönlichen Bedürfnisse abgestimmt.
So ist es beispielsweise möglich, dass verantwortliche Mitarbeiter die Belege „nur“ scannen und zur Zahlung vorbereiten. Der Praxisinhaber kann dann mit einem eigenen Zugang die Zahlungen z. B. täglich oder wöchentlich als Sammelüberweisungen freigeben. Konteneinsichten und Befugnisse können personenbezogen eingerichtet und beschränkt werden.
FAZIT | Jeder Praxisinhaber sollte sich die Frage stellen, wie viele Rechnungen heute schon auf digitalem Wege eingehen. Diese Tendenz wird zukünftig sicherlich zunehmen. In einem digitalen Zeitalter empfiehlt es sich, die alten Strukturen der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater zu hinterfragen und über den Wechsel zur digitalen Zusammenarbeit nachzudenken. Sie sparen sich nicht nur Zeit und Arbeit, sondern sind auch gewappnet für die deutlich papierfreiere Zukunft. |
