· Einkommensteuer
Steuerabzugschancen mit Eigenbelegen wahren
von StB, Dipl.-Finanzwirt, D. A. (USA) Jürgen Schott, Buckow (Märkische Schweiz), jrstax.berlin
| Die Quittung für Briefmarken am Postschalter liegengelassen, den Tankbeleg für den Praxis-Pkw verloren oder am Parkautomaten keine Quittung für die Parkgebühr angefordert ‒ auch bei Zahnärzten und ihren Mitarbeitern kann das schon einmal vorkommen. Doch Praxisausgaben können Sie nur mit ordentlichen Belegen steuerlich geltend machen. Die (Not-)Lösung sind Eigenbelege. Wie Sie diese einsetzen und damit das Finanzamt überzeugen, zeigt dieser Beitrag. |
Der steuerrechtliche Beleg
Steuerrechtliche Belege haben je nach Lebenssachverhalt und Steuerart unterschiedliche Wirkungen. Zu unterscheiden sind:
- Fremdbelege (von Dritten/Geschäftspartnern),
- Eigenbelege und
- Ersatzbelege (Notbelege) als besondere Form der Eigenbelege
Eigenbelege im betrieblichen Sektor
Im betrieblichen Sektor gilt „Keine Buchung ohne Beleg“. Dies gilt v. a. für die Verbuchung laufender Geschäftsvorfälle in Kassenbüchern, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Rechnungen oder Reisekostenabrechnungen von Ihnen und Ihren Angestellten (z. B. nach Fortbildungen).
MERKE | Ein Fremdbeleg geht einem Eigenbeleg immer vor! Betriebsprüfer zitieren gern § 97 Abgabenordnung (AO) und erkennen eine Praxisausgabe nur mit Eigenbeleg steuerlich nicht an, wenn ein Fremdbeleg möglich gewesen wäre. |
Dann muss ein Eigenbeleg erstellt werden
Ist ‒ warum auch immer ‒ kein Fremdbeleg vorhanden, kann dies ggf. durch einen Eigenbeleg geheilt werden. Ob die Eigenbelege vom Praxisinhaber, Mitarbeiter oder vom Steuerberater erstellt werden, spielt keine Rolle.
MERKE | Einen Eigenbeleg müssen Sie erstellen, wenn Fremdbelege gar nicht möglich sind, z. B. für gezahlte Trinkgelder, Parkgebühren, wenn am Automaten die Belegausgabe nicht funktioniert hat, bei Bareinlagen oder -entnahmen aus der Praxiskasse, verlorenem oder unlesbarem Originalbeleg (z. B. Thermobeleg). |
Auch bei Eigenbelegen kommt es auf die Form an
Denken Sie daran, dass auch (manche) Eigenbelege bestimmte formale Vorgaben erfüllen müssen.
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Für den Vorsteuerabzug reichen Eigenbelege (im Prinzip) nicht
Nicht mit Eigenbelegen arbeiten können Sie, wenn es um den Vorsteuerabzug geht (z. B. bei Nebentätigkeiten, Hilfsgeschäften oder im Prothetikbereich). Dies ist der Fall, wenn Sie nicht als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer anerkannt sind. Das Recht auf Vorsteuerabzug können Sie erst ausüben, wenn Sie im Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung, also einer Originalrechnung sind. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) legt die Formerfordernisse, die einen Vorsteuerabzug einschränken, zwar grundsätzlich zugunsten der Unternehmer restriktiv aus (Urteil vom 21.11.2018, Az. C-664/16). Ganz ohne Rechnung geht es in Deutschland aber nicht.
PRAXISTIPP | Als Ersatz für eine Rechnung können Sie dem Finanzamt oder Betriebsprüfer andere Beweise vorlegen, aus denen sich ergibt, dass der Umsatz, auf den sich Ihr Vorsteuerabzug bezieht, tatsächlich stattgefunden hat. Sie müssen nachweisen, dass Sie im Besitz der Originalrechnung waren ‒ auch wenn sie verloren gegangen ist. Dies kann insbesondere eine Fotokopie, ein Scan oder eine vom Geschäftspartner angeforderte „Kopie“ sein. Materiell muss außerdem sicher sein, dass Sie die Leistung tatsächlich bezogen haben. |
Eigenbelege im privaten Sektor
Die o. g. Grundsätze gelten auch für Sie als Privatperson, wenn Sie Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen geltend machen wollen. Hier wird jedoch kein Beweis verlangt bzw. es gibt keine speziellen Formalvorschriften. Entweder arbeitet das Gesetz mit Pauschbeträgen (z. B. bei der Entfernungspauschale und beim Sonderausgaben-Pauschbetrag) oder es genügt, dass Sie Aufwendungen glaubhaft machen.
Wichtig | Ausnahmen bestätigen die Regel. So müssen Sie z. B.
- beim Fahrtenbuch strengere Anforderungen beachten (s. o.),
- Krankheitskosten nach § 64 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung in bestimmten Fällen nachweisen oder
- haushaltsnahe Dienst- bzw. Handwerkerleistungen auf Rechnung auf das Konto des Unternehmers überwiesen haben (§ 35a Abs. 5 Einkommensteuergesetz).
So gehen Sie mit Ihrem Eigenbeleg auf Nummer sicher
Orientieren Sie sich beim Eigenbeleg an den gesetzlichen Vorgaben für Rechnungen nach § 14 Abs. 4 UStG. Demnach sind folgende Angaben zu machen:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
- Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Leistung
- Entgelt
- Soweit möglich: Nachweis der Zahlung (z. B. Überweisungsbeleg)
Das folgende Muster für einen Eigenbeleg im Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis erfüllt die Voraussetzungen an einen Eigenbeleg. Sie finden dieses online unter iww.de/zp, Abruf-Nr. 46357245.
Musterschreiben / Muster für einen Eigenbeleg | ||||||||||||||||||
Eigenbeleg
Name des Arbeitgebers ... Anschrift des Arbeitgebers ...
Name des Mitarbeiters ... Personalnummer ...
Eine Rechnung kann aus folgendem Grund nicht vorgelegt werden: ... (z. B. keine Rechnung erhalten)
Soweit möglich: Beigefügte Anlagen: ... (z. B. Kontoauszug)
Hiermit bestätige ich, dass der Zahlungsempfänger auch keinen Ersatzbeleg ausstellen konnte.
Ich erkläre, dass meine Angaben richtig und vollständig sind.
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FAZIT | Eigenbelege sind als Notlösung für fehlende Nachweise gedacht. Da ein Eigenbeleg nie zum Vorsteuerabzug berechtigt, sollte allein schon deshalb der Eigenbeleg für Praxisinhaber das letzte Mittel sein. Sie sollten Eigenbelege auch stets auf Plausibilität prüfen. Um einer Flut von Eigenbelegen vorzubeugen, können Sie als Praxischef Eigenbelege Ihrer Angestellten betragsmäßig beschränken und bestimmen, dass diese ggf. von ihnen abzuzeichnen sind. So können Sie verhindern, dass derartige Kostenerstattungen ohne Fremdbeleg ausufern. |
