· Fachbeitrag · Steuergestaltung
Mitarbeiterinnen durch optimale Lohngestaltung motivieren - und zugleich Personalkosten sparen
von StB Björn Ziegler, Kanzlei Lauterbach Zeutschner Seltsam, Würzburg
| „Normale“ Gehaltserhöhungen sind für den Zahnarzt und seine Mitarbeiterinnen unbefriedigend. Einerseits kommt wenig Geld auf dem Konto der Angestellten an, andererseits erhöhen die für Ihre Mitarbeiterinnen unsichtbaren Lohnnebenkosten Ihre Praxisausgaben zusätzlich. Der nachfolgende Beitrag zeigt ausgewählte Gestaltungen, mit denen Sie bei Gehaltserhöhungen und Prämien zugleich Abgaben einsparen und Ihre Mitarbeiterinnen mit einem deutlich höheren Nettogehalt beglücken können. |
Was heißt abgabenbegünstigt?
Gewähren Sie eine reguläre Gehaltserhöhung, bleibt bei der Mitarbeiterin oft netto nicht viel übrig. Beispiel: Das Gehalt Ihrer Zahnmedizinischen Fachangestellten (ZMF) wird von 1.900 auf 2.000 Euro monatlich erhöht, also um 1.200 Euro jährlich. Hierauf fallen jährlich rund 235 Euro Lohnnebenkosten an. Ihr bleiben nach Steuern (313 Euro bei Steuerklasse I) und Sozialabgaben (242 Euro) nur rund 645 Euro von der Gehaltserhöhung übrig.
Begünstigte Bezahlungsform ohne Abzug von Sozialbeiträgen
Nutzen Sie aber begünstigte Bezahlungsformen, fallen Steuern und Abgaben weg: Entweder wird ersatzweise vom Arbeitgeber eine pauschale Lohnsteuer erhoben, zum Beispiel 15 Prozent, oder die Zahlung ist sogar vollständig steuerfrei. In beiden Fällen wird keine Sozialversicherung mehr fällig und die Mitarbeiterin muss den Bezug nicht mehr in der Einkommensteuererklärung angeben (Abgeltungswirkung).
Mitarbeiterin mit höherem Nettogehalt
Für Sie als Arbeitgeber lohnt es sich, da Sie allenfalls die pauschale Lohnsteuer anstelle der Lohnnebenkosten tragen müssen. Zugleich können Sie Ihre Mitarbeiterin durch ein deutliches Gehaltsplus zusätzlich motivieren. Die ZMF kann im Beispielfall statt nur rund 54 Euro monatlich die vollen 100 Euro monatlich auf ihrem Gehaltskonto verbuchen.
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Reguläre?Gehaltserhöhung von 1.200 Euro | Pauschal besteuerte Bezahlungsform (z.B. Fahrtkostenzuschuss) | Steuerfreie Bezahlungsform (z.B. Ersatz der Kita-Gebühren) | |
Gehaltserhöhung | 1.200 | 1.200 | 1.200 |
Abgabenlast Arbeitnehmer | - 555 | 0 | 0 |
Gutschrift beim Arbeitnehmer | 645 | 1.200 | 1.200 |
Im Vergleich zu einer „normalen“ Gehaltserhöhung von 1.200 Euro im Jahr hat die Mitarbeiterin somit 555 Euro mehr im Portemonnaie, wenn sie vom Praxischef zum Beispiel mit einem Fahrtkostenzuschuss oder der Erstattung von Kita-Gebühren belohnt wird (1.200 Euro ./. 645 Euro). Auch die Abgabenlast für den Arbeitgeber sinkt bei den „gestalteten“ Bezahlformen, sodass sich der Gesamtvorteil von Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Falle eines pauschal besteuerten Fahrtkostenzuschusses in unserem Beispiel auf 586 Euro summieren würde. Bei der steuerfreien Erstattung von Kita-Gebühren läge der Gesamtvorteil sogar bei 790 Euro.
Welche Möglichkeiten gibt es?
Im Einkommensteuergesetz gibt es Möglichkeiten, mit denen Sie von den oben genannten Begünstigungen profitieren können. Die wichtigsten sind:
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Gehaltsbestandteil | Pauschale Steuerpflicht | Steuerbefreiung |
Warengutscheine (z.B. Tank-?gutscheine) bis 44 Euro mtl. | Steuerfrei ?(§ 8 Abs. 2 S. 9 EStG) | |
Erstattung von Gesundheitsleistungen bis 500 Euro p.a. | Steuerfrei?(§ 3 Nr. 34 EStG) | |
Übernahme von Kinderbetreuungskosten | Steuerfrei?(§ 3 Nr. 33 EStG) | |
Überlassung von Handys oder Computern zur Nutzung | Steuerfrei?(§ 3 Nr. 45 EStG) | |
Reisekostenerstattung ?(z.B. für Berufsschulfahrten) | Steuerfrei?(§ 3 Nr. 16 EStG) | |
Fahrtkostenzuschuss | 15 % Pauschalsteuer | |
Erholungsbeihilfen | 25 % Pauschalsteuer | |
Übereignung von „Datenverarbeitungsgeräten“ (Tablet-PCs) | 25 % Pauschalsteuer | |
Zuschüsse zu privaten Internetkosten | 25 % Pauschalsteuer | |
Beispiele für steuerlich sinnvolle Zuwendungen
Die nachfolgenden Zuwendungen sind Beispiele für eine mögliche Steuergestaltung, die sich für Ihre Mitarbeiterin und Sie günstig auswirken können.
Warengutscheine
Warengutscheine können bis zu einem Betrag von 44 Euro monatlich an die Mitarbeiterinnen ausgegeben werden. Früher war die Finanzverwaltung streng und versagte die Steuerfreiheit, wenn der Gutschein eine Euroangabe enthielt. Das ist zwischenzeitlich höchstrichterlich zugunsten der Steuerzahler geklärt. Wichtig ist, dass der Gutschein vorab einen Sachleistungsanspruch vermittelt, der dann eingelöst wird. Klassiker sind die Tankgutscheine, beispielsweise über „Super Bleifrei bei Tankstelle XY im Wert von höchstens 44 Euro, einzulösen im September“. Gegen Vorlage einer korrekten Tankquittung und des zuvor ausgehändigten Gutscheins können Sie Ihrer Mitarbeiterin das verauslagte Geld sogar bar erstatten.
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Maximale Zahlung p.a. | Abgaben Arbeitgeber (statt Lohnnebenkosten) | Abgaben Arbeitnehmer |
528 | 0 | 0 |
PRAXISHINWEIS | Die Gutscheine dürfen nur monatlich ausgestellt und eingelöst werden. Die 44 Euro sollten nicht vollständig ausgeschöpft werden, da gegebenenfalls andere Kleinigkeiten auf die Grenze angerechnet werden.
Kinderbetreuungskosten
Für nicht schulpflichtige Kinder Ihrer Angestellten können Sie einen Barzuschuss zu den Kinderbetreuungskosten - etwa im Kindergarten - leisten. Dieser ist vollständig steuer- und abgabenfrei. Kostet die Unterbringung in der Kindertagesstätte beispielsweise monatlich 125 Euro, können Sie diese zum Teil oder auch komplett übernehmen.
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Zahlung p.a. im Beispielfall | Abgaben Arbeitgeber (statt Lohnnebenkosten) | Abgaben Arbeitnehmer |
1.500 | 0 | 0 |
Fahrtkostenzuschuss
Der Fahrtkostenzuschuss ist ein weit verbreitetes Gestaltungsmittel; er kommt vor allem den Mitarbeiterinnen mit einem weiten Arbeitsweg zugute. Sie können arbeitstäglich 30 Cent je Entfernungskilometer auszahlen. Das entspricht der Entfernungspauschale, die Ihre Angestellten sonst in ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen könnten. Die Auszahlung bringt ihnen ein Mehrfaches dessen, was sie über die Steuerersparnis erhalten würde. Bei 15 km einfachem Arbeitsweg können Sie monatlich beispielsweise (15 km x 0,30 Euro/km x 18 Tage =) 81 Euro auszahlen. Sie können den Zuschuss auch sammeln und am Jahresende als eine Art Prämie auszahlen.
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Zahlung p.a. im Beispielfall | Abgaben Arbeitgeber (statt Lohnnebenkosten) | Abgaben Arbeitnehmer |
972 | 165 | 0 |
Erholungsbeihilfe
In zeitlicher Nähe zum Urlaub dürfen Sie Ihrer Angestellten Erholungsbeihilfe auszahlen. Diese sollten bestätigen, dass die Zahlung zu Erholungszwecken eingesetzt wurde. Die zulässige Erholungsbeihilfe hängt vom Familienstand ab: Eine verheiratete ZMF mit zwei Kindern kann 156 Euro für sich, 104 Euro für ihren Ehemann und 52 Euro je Kind steuerbegünstigt erhalten.
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Zahlung p.a. im Beispielfall | Abgaben Arbeitgeber (statt Lohnnebenkosten) | Abgaben Arbeitnehmer |
364 | 103 | 0 |
Gesundheitsleistungen
Mit bis zu 500 Euro pro Jahr können Sie Ihren Angestellten Gesundheitsleistungen oder Barzuschüsse hierzu steuerfrei zukommen lassen. Die unterstützte Leistung muss dem „Leitfaden Prävention“ des Spitzenverbands der gesetzlichen Krankenversicherung entsprechen. Eine Leistung ist nur förderfähig, wenn der Behandler bzw. Kursleiter die darin geforderte Qualifikation hat. Fragen Sie vor der Erstattung nach, ob die Leistung förderfähig ist! Fitnessstudios und Sportvereine fallen leider nicht unter diese Regelung.
Leistungen sind Ergänzungen zum Arbeitslohn
Die meisten der genannten Leistungen sind nur steuerbegünstigt, wenn Sie „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ erbracht werden. Das ist nach derzeit herrschender Meinung der Fall, wenn Sie sie anstelle einer Gehaltserhöhung oder als einmalige Prämie gewähren. Die Leistungen sollten in der Regel nicht im Arbeitsvertrag stehen. Auch eine Gehaltsumwandlung ist selten zulässig. Im Detail berät Sie hierzu Ihr Steuerberater. Wann eine Leistung „zusätzlich“ erbracht wird, hat der Bundesfinanzhof im Herbst 2012 eng ausgelegt (BFH-Urteil vom 19. September 2012, Az. VI R 54/11). Die Finanzverwaltung ist hier zum Glück bislang noch großzügiger.
PRAXISHINWEIS | Für Sonderleistungen wie Prämien und freiwilliges Weihnachtsgeld sollten Sie sich von Ihren Mitarbeiterinnen immer einen Freiwilligkeitsvorbehalt unterschreiben lassen. So vermeiden Sie eine sogenannte betriebliche Übung und haben auch im kommenden Jahr wieder die Möglichkeit, eine begünstigte Bezahlungsform zu wählen.
Auch für geringfügig Beschäftigte möglich
Die genannten Gestaltungen können Sie auch bei geringfügig Beschäftigten einsetzen. So können auch Ihre 450 Euro-Kräfte Prämien von Ihnen erhalten, ohne dadurch sozialversicherungspflichtig zu werden.
FAZIT | Mit den begünstigten Vergütungsformen können Sie für sich als Arbeitgeber und für Ihre Mitarbeiterinnen deutliche Vorteile erzielen. Für Ihre Angestellten zählt in der Regel das, was auf dem Konto ankommt. Teilen Sie sich den Vorteil mit den Mitarbeiterinnen und erzielen Sie dadurch zugleich eine Personalkostenersparnis.
In unserem Eingangsbeispiel würde die Mitarbeiterin von der „normalen“ Gehaltserhöhung von 1.200 Euro nur 645 Euro netto mehr erhalten. Wenn Sie ihr aber zum Beispiel steuerfreie Zuschüsse zu Kinderbetreuungskosten in Höhe von 1.000 Euro anstelle der 1.200 Euro zahlen, hat Ihre Mitarbeiterin ein deutlich höheres Netto. Gleichzeitig haben Sie im Jahr nur 1.000 statt 1.435 Euro zusätzliche Personalkosten (1.200 Euro Bruttogehalt + 235 Euro Lohnnebenkosten = 1.435 Euro). Eine echte Win-win-Situation für Sie und Ihre Mitarbeiterin! |
