· Fachbeitrag · Umsatzsteuer
Bei der Erstattung von Umsatzsteuern: So vermeiden Sie teure Formfehler!
von Steuerberater Björn Ziegler, Kanzlei Lauterbach Zeutschner Seltsam, Würzburg
| Viele Zahnärzte müssen sich mit Fragen der Umsatzsteuer befassen, beispielsweise wegen ihres Praxislabors. In ihrer Leistungsabrechnung sind sie hierauf zwar eingerichtet. Was viele aber nicht wissen: Auch bei den Einkäufen ist erhöhte Sorgfalt geboten - schon der kleinste Formfehler in der Lieferantenrechnung kann den Zahnarzt bares Geld kosten! Dieser Beitrag zeigt Ihnen anhand nachvollziehbarer Beispiele, wie Sie Ihre Eingangsrechnungen prüfen sollten, um die Rückzahlung der darin enthaltenen Umsatzsteuer durch das Finanzamt sicherzustellen. |
Hintergrund: So funktioniert die Umsatzsteuer
Formfehler sind deshalb so brisant, weil der Fiskus Umsatzsteuer immer auf Ihren vollen Ausgangsumsatz erhebt, also beispielsweise auf den Nettopreis einer im Eigenlabor gefertigten Krone. Zur Herstellung der Krone benötigen Sie Materialien und Geräte, die Sie einkaufen. Sie zahlen dem Lieferanten den Warenwert zuzüglich der in Rechnung gestellten Umsatzsteuer - sie wird hierbei „Vorsteuer“ genannt. Die Vorsteuer aus dem Einkauf können Sie sich anschließend vom Finanzamt erstatten lassen. Ist die Lieferantenrechnung aber nur geringfügig falsch, entfällt die Erstattung der Vorsteuer. Die Umsatzsteuer auf die Krone müssen Sie hingegen trotzdem abführen.
Vor allem Einkäufe für das Labor sind betroffen
Die Vorsteuer können Sie aus allen Leistungsbezügen geltend machen, die unmittelbar oder mittelbar mit Ihren umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen zusammenhängen. Ein Beispiel verdeutlicht dies:
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Zahnarzt Dr. Mai lässt vom Schreiner neue Möbel für sein Labor anfertigen. Der Preis beträgt 10.000 Euro netto zuzüglich 1.900 Euro Vorsteuer. Außerdem kauft er beim Dentaldepot ein CEREC-Gerät mit Zubehör für 50.000 Euro netto zuzüglich 5.950 Euro Vorsteuer. Diese Leistungen betreffen ausschließlich das umsatzsteuerpflichtige Eigenlabor, weshalb Dr. Mai beim Finanzamt die Erstattung der 7.850 Euro Vorsteuer beantragen kann. |
Manche Leistungen lassen sich nicht direkt dem Labor zuordnen, zum Beispiel Strom, Büromaterial oder Steuerberater. Hier können Sie sich zumindest einen Teil der Vorsteuern erstatten lassen. Wie hoch der Anteil ist, hängt davon ab, in welchem Verhältnis umsatzsteuerpflichtige Laborumsätze zu den umsatzsteuerfreien zahnärztlichen Umsätzen stehen.
- Beispiel: Teilweise Erstattung der Vorsteuer
Dr. Stark erzielt im Jahr 400.000 Euro steuerfreie Zahnarzthonorare und 100.000 Euro steuerpflichtige Laborumsätze. Die steuerpflichtigen Umsätze machen also 20 Prozent seines Gesamtumsatzes aus. Er kann sich daher in der Jahressteuererklärung 20 Prozent der für die Praxis allgemein gezahlten Vorsteuern vom Finanzamt erstatten lassen.
Erstattung nur mit fehlerfreier Rechnung
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Dr. Stark erzielt im Jahr 400.000 Euro steuerfreie Zahnarzthonorare und 100.000 Euro steuerpflichtige Laborumsätze. Die steuerpflichtigen Umsätze machen also 20 Prozent seines Gesamtumsatzes aus. Er kann sich daher in der Jahressteuererklärung 20 Prozent der für die Praxis allgemein gezahlten Vorsteuern vom Finanzamt erstatten lassen. |
Die Vorsteuer wird nur erstattet, wenn dem Zahnarzt eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Was auf der Rechnung stehen muss, ergibt sich aus § 14 des Umsatzsteuergesetzes.
Kleine Fehler mit großen Folgen
Jede noch so kleine Abweichung vom Gesetz berechtigt das Finanzamt, die Steuererstattung zu verweigern. Die Rechtsprechung zu solchen Formfragen ist leider sehr rigide und hilft nicht weiter. Erleichterungen gibt es nur für Kleinbetragsrechnungen bis zu 150 Euro brutto - sie müssen in etwa die Anforderungen eines klassischen Kassenbons erfüllen.
Korrekturen sind möglich
Fehlerhafte Rechnungen können Sie nachträglich korrigieren lassen - sofern Ihr Lieferant, Handwerker oder Baumarkt noch existiert. Vor allem bei Betriebsprüfungen kommt es dann aber zur Rückforderung der Vorsteuer für das damalige Steuerjahr - teuer verzinst mit 6 Prozent Zuschlag per annum.
Rechnungen besser gleich prüfen
Die Vorsteuer erhalten Sie zwar im Jahr der Rechnungskorrektur wieder zurück, auf den Zinsen bleiben Sie jedoch sitzen. Rechnungen für Langzeitverträge - wie beispielsweise Telefonrechnungen - und Rechnungen über besonders teure Einkäufe sollten Sie beim Erhalt sorgfältig prüfen, um Fehler gleich beseitigen lassen zu können.
PRAXISHINWEIS | Oft stellt man auf der Rechnung einen (kleinen) Fehler fest, der dann rasch mit dem Kugelschreiber korrigiert wird. Doch Vorsicht: Selbst kleine Fehler dürfen Sie keinesfalls selbst korrigieren! Wenn es nämlich zu einer Rechnungsprüfung kommt, kann die eigenmächtige Korrektur der Rechnung sogar strafrechtlich - als Urkundenfälschung - verfolgt werden.
Die 6 häufigsten Fehler
PRAXISHINWEIS | Oft stellt man auf der Rechnung einen (kleinen) Fehler fest, der dann rasch mit dem Kugelschreiber korrigiert wird. Doch Vorsicht: Selbst kleine Fehler dürfen Sie keinesfalls selbst korrigieren! Wenn es nämlich zu einer Rechnungsprüfung kommt, kann die eigenmächtige Korrektur der Rechnung sogar strafrechtlich - als Urkundenfälschung - verfolgt werden. |
In der Praxis sind die nachfolgenden 6 Fehler am häufigsten anzutreffen. In all diesen Fällen ist die Rechnung aus Sicht der Umsatzsteuer formal fehlerhaft - und die Erstattung der Vorsteuer damit gefährdet:
- Angaben zum Leistungszeitpunkt fehlen.
- Die Steuernummer des leistenden Unternehmers fehlt.
- In einer Gemeinschaftspraxis wird auf den Namen nur eines Zahnarztes bestellt.
- Die Bestellung erfolgt auf die Privatadresse statt auf die Praxisadresse - zum Beispiel weil der Zahnarzt Urlaub hat.
- Der Name des Zahnarztes wurde unvollständig oder falsch geschrieben.
- Die Straße oder die Hausnummer stimmen in der Adresse nicht.
- Es gibt nur einen Kassenbon anstelle einer vollständigen Rechnung, obwohl zum Beispiel im Möbelhaus für über 150 Euro eingekauft wurde.
PRAXISHINWEIS | Gemeinschaftspraxen sollten auf Folgendes achten: Für den Anspruch auf Erstattung der Vorsteuer kommt es allein darauf an, wer den Auftrag erteilt, also in wessen Namen beispielsweise beim Dentaldepot oder beim Schreiner bestellt wird. Die Rechnung ist dabei nur der Papierbeleg für den vollzogenen Kaufvertrag. Achten Sie daher unbedingt schon bei der Bestellung darauf, die Gemeinschaftspraxis als Kunden zu benennen! Ein Fehler bei diesen Angaben kann später nicht mehr durch eine Änderung der Rechnung geheilt werden! |
Bestellt der Zahnarzt bzw. Gesellschafter auf seinen eigenen Namen und lässt er erst später die Rechnung auf die Gemeinschaftspraxis - also die Gesellschaft - abändern, kann das Finanzamt die Vorsteuer verweigern - und zwar endgültig. Der Grund: Die Rechnung an den einzelnen Gesellschafter entspricht der Vertragslage. Sie war richtig und konnte daher nicht wirksam korrigiert werden. Gesellschaft und Gesellschafter sind umsatzsteuerlich zwei verschiedene Personen. Nicht nur in dieser Konstellation hat der Zahnarzt das Finanzamt und die Richter des Bundesfinanzhofs gegen sich.
Nachstehend finden Sie eine Liste mit Angaben, die zwingend auf einer Rechnung enthalten sein müssen.
Pflichtangabe in der Rechnung | geprüft |
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Musterrechnung
Das folgende Dokument zeigt eine Musterrechnung. Die in Klammern gesetzten Ziffern beziehen sich auf die Reihenfolge in der Prüfliste der vorherigen Seite. Wenn Sie Liste und Musterrechnung auf ein Blatt kopieren, haben Sie für Ihre Eingangsrechnungen stets eine zuverlässige Prüfhilfe zur Hand.
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Rechnung
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Eine Rechnung muss übrigens nicht auf einem einzigen Blatt Papier stehen, sondern kann sich aus mehreren Dokumenten zusammensetzen.
So kann Ihr Lieferant zum Beispiel in der Rechnung auf einen genau mit Nummer und Datum benannten Lieferschein hinweisen, aus dem sich Leistungsdatum oder weitere Angaben ergeben. Der Lieferschein wird so Teil der Rechnung. Haben Sie eine besondere Bonus-Vereinbarung mit Ihrem Lieferanten, muss diese in der Rechnung ebenfalls genau bezeichnet werden.
