· Fachbeitrag · Wenn das Finanzamt kommt
Betriebsprüfung ‒ kein Grund zur Sorge bei guter Vorbereitung
von Bernhard Fuchs, Steuerberater, Kanzlei Fuchs & Martin,Würzburg/Volkach, www.fuchsundmartin.de
| Gut organisierte und steuerehrliche Zahnärzte haben bei Betriebsprüfungen nichts zu befürchten. Jedoch sind viele steuerliche Vorschriften zu beachten, die bei Betriebsprüfungen regelmäßig auf dem Prüfstand stehen. Hier ist die Expertise eines spezialisierten Steuerberaters unerlässlich. In Abstimmung mit dem Zahnarzt wird dieser die steuerlichen Gestaltungsmöglichkeiten ausschöpfen, ohne die Grenze des Legalen zu überschreiten. Lesen Sie, was Sie dazu beitragen können, um schadlos aus einer Betriebsprüfung zu kommen. |
Persönliches Verhalten in einer Betriebsprüfung
Die Betriebsprüfung heißt so, weil die Prüfung im Betrieb ‒ also in der Praxis ‒ stattfinden soll. Dies ist jedoch regelmäßig nicht möglich, da in den Praxen kein Zimmer vorhanden ist, das für den Prüfer geeignet wäre. Einer Prüfung in Ihrem Privathaus brauchen und sollten Sie nicht zustimmen. Deshalb lassen sich die Prüfer meistens darauf ein, dass die Prüfung entweder im Finanzamt oder in den Räumen des Steuerberaters stattfindet. Das hat für Sie den unschätzbaren Vorteil, dass Sie dem Prüfer nicht ständig über den Weg laufen und Sie nicht mit überraschenden Fragen konfrontiert werden.
Bei persönlichen Begegnungen oder Telefonaten mit dem Prüfer sollten Sie stets freundlich und sachlich bleiben. Der Prüfer hat nichts gegen Sie! Er macht lediglich seine Arbeit, für die er bezahlt wird. Natürlich wird die meisten Praxisinhaber eine Betriebsprüfung dennoch emotional berühren. Daher ist es sinnvoll, möglichst wenig mit dem Prüfer direkt zu sprechen, sondern ihn an den Steuerberater zu verweisen. Lediglich bei der obligatorischen Praxisbesichtigung müssen Sie anwesend sein und Fragen des Prüfers beantworten. Es empfiehlt sich, zu diesem Termin den Steuerberater hinzuzuziehen, damit dieser rechtzeitig einschreitet und das Gespräch leiten kann.
Benötigte Unterlagen
Zunächst benötigt der Prüfer die Belege zur Finanzbuchhaltung. Das sind die Ordner, die Sie dem Steuerberater früher zur Erstellung der Finanzbuchhaltung gegeben haben, also die Eingangsrechnungen und Kontoauszüge sowie die Kassenbelege und das Kassenbuch. Diese müssen Sie bereitstellen.
Vom Steuerberater erhält der Prüfer einen USB-Stick mit den elektronischen Daten Ihrer Finanzbuchhaltung bzw. Ihres elektronischen Kassenbuchs. Erst auf Anforderung werden dem Prüfer folgende Unterlagen zur Verfügung gestellt:
- Quartalsabrechnungen der KZV
- Fahrtenbücher
- Darlehensverträge, Leasingverträge, Kaufverträge
- Miet- und Pachtverträge
- Verträge mit Angehörigen
- Arbeitsverträge mit den Mitarbeitern
- bei Kooperationen Gesellschaftsverträge sowie Protokolle der Gesellschafterversammlungen
Prüfungsschwerpunkt Praxiseinnahmen
Der Prüfer wird anhand der KZV-Abrechnungen und der Abrechnungen der Verrechnungsstelle die verbuchten Praxiseinnahmen prüfen. Das wird er auch stichprobenweise mit der Verprobung von Fremdlaborrechnungen für größere ZE-Arbeiten mit den Eigenanteilen der Patienten machen. Hierbei haben manche Prüfer ein besonderes Augenmerk auf die Behandlung von nahen Angehörigen, z. B. der Schwiegermutter. Hierzu müssen Sie wissen: Falls Sie z. B. Ihre Schwiegermutter ohne Entgelt behandeln, ist das steuerlich in Ordnung. Sie dürfen dann aber die Kosten hierfür ‒ insbesondere für das Fremdlabor ‒ steuerlich nicht geltend machen.
Ein neuer Trend ist, dass die Prüfer den Datenzugriff auf die Abrechnungssysteme der Praxen verlangen, damit sie bessere Kontrollmöglichkeiten haben. Die Prüfer sind auch mit einem eigenen EDV-Programm namens IDEA ausgestattet. Dieses hilft ihnen dabei, Plausibilitätsprüfungen usw. vorzunehmen.
Ihr Internetauftritt ist auch für Betriebsprüfer interessant. In diesem bewerben Sie in der Regel Ihr attraktives Leistungsangebot. Das interessiert auch die Prüfer: Die wollen wissen, ob und wo die entsprechenden Einnahmen erfasst wurden.
Prüfungsschwerpunkt Praxisausgaben
Bei den Praxisausgaben schauen die Prüfer insbesondere auf folgende Posten:
- Fortbildungs- und Reisekosten: Solche Kosten können privat mitveranlasst sein. Hier wird der Prüfer entsprechende Unterlagen verlangen, aus denen zu ersehen ist, ob die Kosten wirklich betrieblich veranlasst sind. Sie sollten deshalb Informationsmaterial über die Veranstaltungen, Teilnehmerverzeichnisse sowie die Bescheinigungen über Ihre Anwesenheit aufbewahren. Erfreulicherweise können seit einigen Jahren gemischte Reisekosten in einen betrieblich veranlassten und in einen privaten Anteil aufgeteilt werden, sodass dieses Thema etwas entschärft ist.
- Gegenstände, die auch privat genutzt werden können: Ebenfalls näher betrachtet werden häufig Betriebsausgaben für Gegenstände, die auch im privaten Wohnhaus gebraucht werden können. Insbesondere handelt es sich hierbei z. B. um Teppiche, Bilder, Lampen sowie IT-Geräte. Bei einer Prüfung müssen Sie dem Prüfer diese Gegenstände in der Praxis vorzeigen und erläutern können, wie diese betrieblich verwendet werden.
- Kfz-Kosten: Ein Punkt, der praktisch bei jeder Betriebsprüfung diskutiert wird, ist die Ermittlung des betrieblichen bzw. des privaten Kostenanteils für betrieblich genutzte Pkw. Hier gilt es, rechtzeitig entsprechende Aufzeichnungen zu führen, anhand derer man argumentieren kann.
Prüfungsschwerpunkt Umsatzsteuer
Insbesondere bei Praxen mit Eigenlabor und CEREC-Gerät ist die Umsatzsteuer ein großes Betätigungsfeld für die Prüfer. Hier wird geprüft, ob die Ausgangsrechnungen für den selbst hergestellten Zahnersatz und die entsprechenden Leistungsziffern vollständig als umsatzsteuerpflichtig erfasst sind. Gleiches gilt für einen Prophylaxeshop. Neben dem Eigenlabor bzw. CEREC und dem Prophylaxeshop suchen die Prüfer auch nach weiteren umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen ‒ z. B. für Gutachtertätigkeiten, für Goldbeistellung usw.
Auch wird geprüft, ob sogenannte Ästhetikleistungen vorliegen, die nicht der Heilbehandlung dienen und somit umsatzsteuerpflichtig sind. Dies kann z. B. beim Einkauf von Veneers und von Bleachingmaterialien gegeben sein.
Prüfungsschwerpunkt Verträge mit nahen Angehörigen
Verträge mit nahen Angehörigen nehmen die Prüfer gern unter die Lupe, z. B. Anstellungsverträge, Darlehensverträge und den Mietvertrag für die dem Ehegatten gehörenden Praxisräume. Geprüft wird insbesondere, ob das, was in den Verträgen vereinbart ist, auch tatsächlich eingehalten wurde.
Änderungen des Prüfers
Kommt es zu Nachzahlungen, beachten Sie bitte, dass hier noch erhebliche Zinszahlungen hinzukommen können. Die Nachzahlungen werden aktuell mit 6 Prozent Zinsen p. a. verzinst. Diese Zinsen sind darüber hinaus leider steuerlich nicht abzugsfähig.
PRAXISHINWEIS | Zeichnet sich ab, dass sich für die Vergangenheit höhere Nachzahlungen ergeben, können Sie Nachzahlungszinsen teilweise vermeiden, indem Sie die zu erwartenden Nachzahlungen umgehend freiwillig bezahlen. Bis nämlich der Betriebsprüfungsbericht und die Änderungsbescheide ergehen, können einige Monate verstreichen, für die dann pro Monat ebenfalls 0,5 Prozent Zinsen anfallen würden. |
Selbstanzeige ‒ Regelungen dramatisch verschärft
Ausgelöst durch den Fall Hoeneß wurden die Regelungen hinsichtlich der steuerlichen Selbstanzeige dramatisch verschärft. So ist es jetzt nicht mehr möglich, Selbstanzeige zu erstellen, nachdem Sie von der bevorstehenden Prüfung Kenntnis erhalten haben ‒ sei es durch einen Anruf des Prüfer oder durch das Ergehen der Prüfungsanordnung.
Weiterführender Hinweis
- Weitere Informationen zur Betriebsprüfung und vieles mehr finden Sie in dem Buch „Steueroptimierung für Zahnärzte“ (Näheres unter www.fuchsundmartin.de/buch)
