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Die BWA als Controllinginstrument nutzen
von Dipl.-Kfm. und StB Andreas Engeln, RST Beratungsgruppe, Essen
Grundlage für ein gutes Controlling ist eine qualitativ hochwertige branchenspezifische Aufbereitung des Zahlenmaterials in der BWA. Nur so kann die betriebswirtschaftliche Situation richtig eingeschätzt, können Entwicklungen frühzeitig erkannt und notwendige Maßnahmen ergriffen werden. Damit die BWA aber tatsächlich ein wirksames Controllinginstrument ist, müssen bei ihrer Erstellung die speziellen Anforderungen der Apothekenbranche berücksichtigt werden.
Umsätze splitten und Kostenträger identifizieren
Es ist entscheidend für die Steuerung der Apotheke zu wissen, wo - also in welchen Bereichen - Geld verdient wird und wo nicht. Dies gilt umso mehr, wenn die Apotheke sich in verschiedenen Versorgungsbereichen bewegt. Wird beispielsweise neben den typischen Offizin-Umsätzen noch eine Heimversorgung durchgeführt, ist es empfehlenswert, den Umsatzbereich in der BWA tiefer zu untergliedern und gesondert darzustellen. Insoweit bietet eine branchenspezialisierte BWA bzw. eine abgeleitete Kostenstellenrechnung einen echten Mehrwert.
Im folgenden Beispiel entfällt rund ein Viertel des Gesamtumsatzes auf die Heimversorgung und der Rest auf die Versorgung mit Rx und OTC. Um die Heimversorgung zu gewährleisten, werden zwei spezialisierte Fachkräfte (Kosten ca. 60.000 Euro) benötigt.
Beispiel: Teilausschnitt Apotheken-BWA | ||||||
Bezeichnung | Summe | % vom Umsatz | Heimversorgung | % vom Umsatz | Rx/OTC | % vom Umsatz |
Umsatz | 1.685.000 | 100,0 % | 400 .000 | 100,0 % | 1.285.000 | 100,0 % |
Wareneinsatz | 1.250.000 | 74,2 % | 336.000 | 84,0 % | 914.000 | 71,1 % |
Rohertrag | 434.000 | 25,8 % | 64.000 | 16,0 % | 371.000 | 28,9 % |
Ohne die Untergliederung der Umsatzbereiche in der BWA wüsste man nicht, dass auf die Heimversorgung lediglich ein Rohertrag von 64.000 Euro entfällt. Dem stehen Personalkosten von 60.000 Euro gegenüber. Der Rohertrag wird damit weitestgehend aufgezehrt.
Merke! |
Durch die Kostenstellenrechnung wird die Möglichkeit eröffnet, zu entscheiden, ob dieser Bereich weiterbetrieben werden soll bzw. welche Versorgungstätigkeit tatsächlich einen Beitrag zum Erfolg der Apotheke beisteuert. |
Jahresüberschuss
In einer BWA werden auch Informationen über die Verwendung des Jahresergebnisses dargestellt. Die (vereinfachte) Liquiditätsbetrachtung gehört zwar originär nicht zu einer BWA, hilft jedoch bei der Steuerung der Apotheke.
Beispiel: Vereinfachte Liquiditätsrechnung | ||
Oktober 2015 | Januar bis Oktober 2015 | |
Vorläufiges Ergebnis | 3.966 Euro | 107.829 Euro |
+ Abschreibungen | 2.200 Euro | 22.003 Euro |
= Liquiditätsbeiträge Betrieb | 6.166 Euro | 129.832 Euro |
| 6.000 Euro
3.000 Euro 0 Euro | 60.000 Euro 40.000 Euro 30.000 Euro 0 Euro |
= Liquiditätsbeiträge Privat | 9.000 Euro | 130.000 Euro |
Liquiditätsüber-/-unterdeckung | -2.834 Euro | -168 Euro |
Durch diese Art der Darstellung wird deutlich, dass keinerlei finanzieller Spielraum für weitere Investitionen oder Zusatzausgaben zur Verfügung steht, ohne den betrieblichen Kontokorrentkredit bemühen zu müssen. Das zeigt nur diese monatliche Zusatzinformation und bietet dem Apothekeninhaber damit die Möglichkeit, rechtzeitig zu reagieren.
Die Qualität der BWA entscheidet
Ein weiterer Schritt zum Aufbau eines Controllings mittels der BWA sind regelmäßige Soll-Ist-Vergleiche, um anhand von Budgets den Erfolg der Apotheke zu überwachen. Das setzt allerdings eine im Vorfeld erstellte Unternehmensplanung voraus, die mit in die BWA einbezogen bzw. mit dieser verglichen wird. Ferner ist ein Benchmark im Sinne eines externen Betriebsvergleichs ein probates Mittel zur Einschätzung der eigenen Situation im Vergleich zur Versorgungsprofilgruppe.
