· Fachbeitrag · Arzneimittelsicherheit
securPharm ‒ ein System, das eine ganze Reihe an Vorteilen bietet
von Geschäftsführer Alexander Mörsheim, easyApotheke Eschweiler
| Der Start von securPharm am 09.02.2019 war sicherlich eines der meistdiskutierten Logistikthemen in der Fachpresse der letzten Zeit. Es steht außer Frage, dass diese neue Technologie zu Investitionen und einem Mehraufwand in den Apotheken führt. Es stellt sich jedoch auch die Frage, inwieweit Apotheken ‒ bei Nutzung aller technischen Möglichkeiten ‒ die Technologie verwenden können, um die eigenen Prozesse zu optimieren. AH hat die Antwort. |
Hintergrund
Nachdem die EU-Fälschungsschutzrichtlinie bereits vor mehreren Jahren beschlossen wurde, sind seit dem 09.02.2019 nun auch die dort beschriebenen Sicherheitsmerkmale verpflichtend für die Hersteller. Alle Packungen verschreibungspflichtiger Medikamente (zzgl. weniger Ausnahmen im OTC- Segment), die seit diesem Datum in den Verkehr gebracht werden, müssen neben einem 2D-Barcode ebenfalls ein Siegel tragen, das die Unversehrtheit der Packung nachweist.
§ 21 Apothekenbetriebsordnung regelt seit dem 09.02.2019 den Umgang mit Arzneimittelrisiken und die Behandlung nicht verkehrsfähiger Arzneimittel. Somit ist der Apotheker verpflichtet, vor Abgabe des Arzneimittels zu prüfen, ob dieses gefälscht ist. Dies geschieht durch Gegenscannen des QR-Barcodes auf der Packung und hat zwingend vor der Abgabe an den Patienten zu erfolgen. Die Warenwirtschaftssystemanbieter haben diese Vorgabe in den Kassiervorgang eingebettet, sodass in diesem Schritt die Packung aus dem EU-Hub ausgebucht werden kann. Somit ist zwingend der Prozess der Warenabgabe betroffen. Zu prüfen wäre, inwieweit auch der Wareneingang tangiert wird.
Wareneingang
Grundsätzlich sollte im Rahmen des Wareneingangs zwischen Apotheken, die einen Kommissionierautomaten haben, und denjenigen, die noch mit Schubladen arbeiten, unterschieden werden.
Kommissioniererapotheken
Bei der Betrachtung der Kommissioniererapotheken gibt es verschiedene Möglichkeiten der Wareneingangsprüfung:
- Zum einen kann die Wareneingangsprüfung am Automaten direkt stattfinden. Hier wird die Ware über eine Speedbox o. Ä. bzw. manuell eingelagert, der Verfall wird händisch eingegeben und anschließend lagert der Automat ein. Über die Verknüpfung der Aufträge im Automaten und in der Warenwirtschaft kann eine korrekte Bestandsprüfung der Lieferung erfolgen.
- Zum anderen kann der Wareneingang in der Warenwirtschaft vorgenommen werden. Hier wird eine Wareneingangsprüfung mit oder ohne Verfallkontrolle in der Warenwirtschaft durchgeführt. Abschließend werden die Packungen in den Automaten eingelagert.
Fehlerquelle 1 ‒ manuelle Eingabe von Verfallsdaten: Schaut man sich den Prozess an, ist vor allem die manuelle Eingabe von Verfallsdaten aufwendig und zudem immer wieder eine Fehlerquelle. Das gilt besonders dann, wenn mehrere Packungen eines Produkts auf einmal geliefert werden und man nicht sicher sein kann, dass alle Packungen den gleichen Verfall haben. Zudem können bei der manuellen Eingabe der Verfallsdaten Tippfehler zu Problemen führen. Hier bietet securPharm den Vorteil, dass Verfallsdaten durch die Implementierung in den QR-Code maschinenlesbar und somit automatisch verarbeitbar sind. Also kann hier eine Prozessoptimierung identifiziert und zudem eine Fehlerquelle ausgeschlossen werden.
Fehlerquelle 2 ‒ Einlagerung in den Automaten: Anschließend kann die nächste Fehlerquelle bei der Einlagerung in den Automaten entstehen. Kommissionierautomaten arbeiten nach dem FIFO-Prinzip. Dies bedeutet, dass die Packung, die zuerst eingelagert wurde (First In), auch zuerst ausgeworfen wird (First Out). Derzeit kommt es in der Praxis allerdings vermehrt dazu, dass Apotheken von ihren Lieferanten Ware erhalten, die nicht unbedingt eine längere Restlaufzeit als die Ware haben muss, die sie einige Zeit vorher bezogen haben. Würde das FIFO-Prinzip hier nun konsequent verfolgt, würde zuerst die Ware abgegeben, die zwar zuerst eingelagert wurde, die aber den längeren Verfall trägt. Deswegen ist hier ein Umdenken notwendig: Es muss die Ware abgegeben werden, die eine kürzere Restlaufzeit trägt.
Gleiches kann passieren, wenn Rückläufer ‒ Packungen, die zwar aus dem Automaten ausgelagert, aber nicht an den Patienten abgeben worden sind ‒ wieder in den Automaten eingelagert werden. Wenn diese bei der Einlagerung nicht korrekt gekennzeichnet werden, werden sie als „neue“ Packungen gesehen und erst später wieder ausgelagert. Somit kann auch in diesem Fall eine Abgabe auf Basis der Verfallsdaten ‒ die durch den Automaten maschinenlesbar sind ‒ zu einem Schutz vor Abschreibungen aufgrund von Verfall führen.
Apotheken mit Schubladen
In den Apotheken, die noch nicht mit einem Kommissionierautomaten arbeiten, ist das Problem nicht gegeben, dass der Automat eine Packung zum „falschen“ Zeitpunkt auswirft. Aber auch hier kann die automatische Verfallsdatenerfassung zu Einsparungen in den Prozesskosten bei einer Wareneingangsprüfung führen. Gleichzeitig werden Erfassungsfehler ausgeschlossen.
PRAXISTIPP | Grundsätzlich sollte in beiden Apothekenformen direkt beim Wareneingang mittels eines Checks über die securPharm-Server überprüft werden, ob die gelieferten Arzneimittel verkehrsfähig sind. Sollte hier bereits eine Fehlermeldung auftreten, muss die Ware direkt separiert und entsprechend der durch die Kammer und Verbände aufgezeigten Richtlinien weiter bearbeitet werden. |
Warenabgabe
Neben dem Wareneingang ist vor allem die Warenabgabe maßgeblich von securPharm betroffen. Durch die Implementierung des Prozesses in den Kassiervorgang wird jede Packung bei Abgabe an den Patienten auf ihre Verkehrsfähigkeit überprüft. Nur wenn es unbedenklich ist, kann das Medikament an den Kunden abgegeben werden. Neben der Überprüfung der einzelnen Packung führt die securPharm-Logik nun dazu, dass auch die Sicherheit steigt, das Richtige abzugeben. Betrachtet man die weiteren Vorteile von securPharm, können auch hier wieder Automatenapotheken und Apotheken, die noch mit Schubladen arbeiten, unterschieden werden.
Kommissioniererapotheken
Automatenapotheken haben bereits ohne securPharm den Vorteil, dass sie ‒ für Automatenware ‒ sicher sein können, dass das Medikament abgegeben wird, das im Beratungsprozess in der Warenwirtschaft ausgewählt wurde. Der Automat wirft nur die Packungen aus, die in der Kasse hinterlegt worden sind. Somit sind Fehlabgaben aufgrund von falschen Einsortierungen oder Fehlgriffen der Mitarbeiter nahezu ausgeschlossen. Diese Apotheken haben den Vorteil, dass jetzt auch alle anderen Medikamente, die nicht im Automaten gelagert werden ‒ kühlpflichtige Medikamente, BtM, Sondergrößen etc. ‒, ebenfalls auf die Übereinstimmung zwischen Auswahl in der Kasse und Abgabe des Medikaments geprüft werden.
Apotheken mit Schubladen
Apotheken, die noch mit Schubladen arbeiten, mussten einen solchen Gegenscanprozess bisher manuell aktivieren, damit sie immer sicher sein konnten, dass auch das abgegeben wurde, was in der Kasse ausgewählt worden war. Sie waren technisch nicht davor geschützt, dass es zu einer Fehlabgabe kam, die erst bei einer Inventur entdeckt wurde. Nun können auch solche Apotheken sicher sein, dass das richtige Medikament abgegeben wird.
Weitere Optimierungen möglich
Trotz allem können die Optimierungen aktuell noch nicht voll ausgeschöpft werden, da noch nicht jede Packung einen QR-Code trägt (Bestandsware, d. h. Medikamente, die vor dem 09.02.2019 in den Umlauf gebracht wurden, benötigen noch keinen QR-Code). Hinzu kommt, dass sowohl die Systeme der Warenwirtschaftsanbieter als auch die der Kommissionierautomaten noch nicht alle neuen Dateninhalte verarbeiten. Erst wenn die neue Schnittstelle zwischen Automat und Warenwirtschaft (WWKS2) durchgängig implementiert wurde, kann der maximale Nutzen erzielt werden.
FAZIT | Neben der deutlichen finanziellen und kapazitären Belastung durch die Einführung von securPharm sind auch Prozessoptimierungen möglich. Gerade im Wareneingang kann es zu Verbesserungen kommen, die gleichbedeutend mit geringeren Kosten sind. Die Arzneimittelsicherheit wird nicht nur dahin gehend erhöht, dass Fälschungen entdeckt werden, sondern auch „Falschabgaben“ werden ausgeschlossen. |
