· Fachbeitrag · Aufbewahrungspflichten
„Frühjahrsputz“: Diese Unterlagen können 2012 vernichtet werden
| Nach Handels- und Steuerrecht müssen Apotheker/innen wie alle Kaufleute bzw. Unternehmer, die nach Steuer- oder anderen Gesetzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre lang geordnet aufbewahren. Welche betrieblichen Unterlagen der Apotheke im Jahr 2012 entsorgt werden dürfen, zeigt der folgende Überblick. |
Die Frist von zehn Jahren gilt zum Beispiel für Kassenberichte, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Inventare und Buchungsbelege. Wurden die Unterlagen in 2001 oder früher erstellt, können sie in 2012 vernichtet werden. Die Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt für Lohnkonten, Handels- oder Geschäftsbriefe und sonstige für die Besteuerung bedeutsame Belege wie Ein- und Ausfuhrlieferunterlagen, Preisauszeichnungen, Mahnvorgänge sowie Grund- und Handelsregisterauszüge. Die Unterlagen können vernichtet werden, sofern sie in 2005 oder früher erstellt wurden.
PRAXISHINWEIS | Vor der Entsorgung ist unbedingt zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit und solange die Unterlagen für noch nicht verjährte Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind. Das gilt, wenn die Unterlagen noch für eine begonnene Außenprüfung, eine vorläufige Steuerfestsetzung, anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen, die an das Finanzamt gerichtet sind, benötigt werden könnten. |
Weiterführender Hinweis
- Eine aktuelle Übersicht, welche Unterlagen Sie seit dem 1. Januar 2012 entsorgen dürfen, finden Sie unter ab.iww.de in der Rubrik „Arbeitshilfen“.
