· Fachbeitrag · Leserforum
Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen für (Heimbelieferungs-)Unterlagen?
| FRAGE: „Wie sind die steuerrechtlichen Fristen für die Aufbewahrung von Unterlagen im Rahmen der Heimbelieferung?“ |
ANTWORT: Jedes Unternehmen - egal, ob Einzelunternehmen, Genossenschaft, Aktiengesellschaft, GmbH, Stiftung oder Verein etc. - ist verpflichtet, bestimmte Geschäftsunterlagen eine bestimmte Zeit lang aufzubewahren. Für Heime kommen Sondervorschriften hinzu. Im Einzelnen gilt:
Steuerliche Fristen
Nach § 147 Abs. 1 Abgabenordnung (AO) müssen Bücher (Handelsbücher) und Aufzeichnungen, Inventare, Kassenberichte, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Buchungsbelege zehn Jahre aufbewahrt werden.
Für empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe gilt eine Frist von sechs Jahren.
Die Laufzeit der Frist beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung oder Änderung in diesen Unterlagen erfolgt ist bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt wurden. Das heißt zum Beispiel in 2016:
- Wurden Unterlagen mit einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren in 2005 oder früher erstellt, können sie in 2016 vernichtet werden.
- Unterlagen mit einer Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren können vernichtet werden, sofern sie in 2009 oder früher erstellt wurden.
Wichtig | Vor der Entsorgung ist unbedingt zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit und solange die Unterlagen für noch nicht verjährte Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind. Das gilt, wenn die Unterlagen noch für eine begonnene Außenprüfung, eine vorläufige Steuerfestsetzung, anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen, die an das Finanzamt gerichtet sind, benötigt werden könnten.
Besondere Dokumente
Manche Unternehmen oder Berufsgruppen müssen darüber hinaus noch zusätzliche gesetzliche Regelungen zur Aufbewahrung bestimmter Unterlagen erfüllen. So bestehen für Apotheken, Arztpraxen und Pflegeheime weitere Vorgaben zum Beispiel nach der Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO), dem Betäubungsmittelgesetz (BtMG), der Medizinprodukte-Betreiberverordnung (MPBetreibV) oder dem Heimgesetz (HeimG).
Betäubungsmittel
Zugang, Abgang und aktueller Bestand von Betäubungsmitteln sind sofort nach der Bestandsänderung nach amtlichem Formblatt - in Form von Karteikarten oder Betäubungsmittelbüchern mit fortlaufender Nummer - zu dokumentieren. Die Betäubungsmittel-Kartei wird verschlossen gelagert und muss ab der letzten Eintragung mindestens drei Jahre im Heim bzw. in der Apotheke oder der Arztpraxis aufbewahrt werden. Einmal im Monat sollte die Stationsleitung des Heimes den tatsächlichen Bestand an Betäubungsmitteln mit der Dokumentation abgleichen.
Wichtig | Über die Vernichtung von Betäubungsmitteln ist - unter Anwesenheit von zwei Zeugen - ein Protokoll zu führen. Auch dieses ist mindestens drei Jahre lang aufzubewahren.
Arzneimittelversorgung von Pflegeheimen
In der Apotheke sind alle Aufzeichnungen über die Herstellung, die Prüfung, die Lagerung und die Überprüfung der Arzneimittelvorräte im Heim vollständig und mindestens fünf Jahre lang aufzuheben. Auch im Heim müssen die Unterlagen zum Erhalt, zur Aufbewahrung, zur Verabreichung, Bestandsprüfung und der Unterweisung der Mitarbeiter zum sachgerechten Umgang mit den Arzneimitteln fünf Jahre lang archiviert werden.
Pflegedokumentation
In der Regel wäre eine zehnjährige Aufbewahrung der Pflegedokumentation durchaus ausreichend. Für den Fall, dass ein Bewohner, dessen Erben oder dessen Krankenkasse irgendwelche Schadenersatzansprüche gegen die Pflegeeinrichtung oder gegen eine einzelne Pflegekraft geltend machen wollen, ist aber eine Archivierung der Pflegedokumentation im Heim für eine Dauer von 30 Jahren angezeigt. Sind diese Unterlagen nicht mehr vorhanden, wird es für das Heim fast unmöglich zu beweisen, dass die Versorgung, die Pflege oder die Aufklärung des Bewohners ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Besonders für den Fall, dass die Todesursache bei einem Bewohner unklar ist, müssen dessen Pflegedokumente 30 Jahre aufbewahrt werden.
Wichtig | Nach § 199 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) verjähren Schadenersatzansprüche, die auf der Verletzung des Lebens, des Körpers, der Gesundheit oder der Freiheit beruhen, in 30 Jahren von der Begehung der Handlung, der Pflichtverletzung oder dem sonstigen, den Schaden auslösenden Ereignis an. Diese 30-jährige Verjährungsfrist gilt nach § 197 BGB ebenso für rechtskräftig gestellte Ansprüche.
Die folgende Tabelle zeigt eine Übersicht darüber, welche Dokumente im Heim wie lange aufzubewahren sind:
| |
Art des Dokuments | Aufbewahrungsfrist |
Dokumentationsunterlagen:
Personal: z.B. persönliche Daten, Qualifikationen, Art der Tätigkeit, Arbeitszeiten, Dienstpläne, Schulung der Mitarbeiter Bewohner: Name und Geburtsdatum, Pflegestufe, Pflegeplanung, Verwahrung von Eigentum Arzneimittelversorgung: Erhalt, Lagerung, Verabreichung der Arzneimittel Unterlagen zum ordnungsgemäßen Heimbetrieb | 5 Jahre |
Medizinproduktebücher: nach der Außerbetriebnahme des Medizinprodukts | 5 Jahre |
Handels- oder Geschäftsbriefe: Briefe, die zur Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Geschäfts dienen | 6 Jahre |
Handels- oder Geschäftsbriefe: Briefe, die zur Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Geschäfts dienen | 6 Jahre |
Schriftverkehr mit den Kranken- und Pflegekassen, Heimverträge, Mahnbescheide, Versicherungspolicen etc. | 6 Jahre |
Bücher (Handelsbücher) und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz, Buchungsbelege etc. | 6 Jahre |
Bankbelege, Unterlagen zu Vermögenswirksamen Leistungen, Überstundenlisten, Quittungen, Rechnungen, Gutschriften, Gehaltslisten, Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger | 10 Jahre |
Unterlagen zur Steuererhebung für das Finanzamt | 10 Jahre |
Abrechnungsunterlagen mit Heimbewohnern, Pflege- und Krankenkassen | 10 Jahre |
Pflegedokumentation | 30 Jahre |
Wichtig | Diese Zusammenfassung enthält Hinweise zur Aufbewahrung von Dokumenten. Der Inhalt wurde mit größter Sorgfalt zusammengetragen, erhebt aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
(Pressemitteilung von „AH Apotheke heute“ vom 21. Dezember 2015)
