02.07.2009 | Apothekenentwicklung

Wertschöpfungsanalyse - Behalten Sie in Ihrer Apotheke den Überblick!

von Apotheker Dr. Reinhard Herzog, Tübingen

Immer wieder ist zu beobachten, dass viele Kolleginnen und Kollegen gar nicht so richtig wissen, woher ihre Erträge stammen, wie viele Kunden täglich in die Apotheke kommen und wo möglicherweise existenzrelevante Risiken lauern. Teilweise erhebliche Abgrenzungsprobleme und Unklarheiten zeigen sich oft erst, wenn es um den Verkauf der Apotheke und die damit verbundene Due-Diligence-Prüfung (von Daten und Büchern) geht. Für nachträgliche Korrekturen und Erfolg versprechende Chancen ist es dann zu spät. „Ist ja trotzdem gut gegangen“ ist ein schwaches Argument.  

Betriebswirtschaftliche Basics

Erstaunlicherweise sind häufig die einfachsten betriebswirtschaftlichen Daten nicht greifbar oder diese beruhen schlicht auf (oft schlechten) Schätzungen. Dazu gehören:  

• Die Kundenzahlen und zwar die Gesamtkundenzahlen („Bonkunden“): Dazu zählen auch zuzahlungsbefreite Rezepte. Keine Bons sind Nachlieferungen und Nichtverkäufe, das heißt wenn nachgefragt wurde, aber kein Kauf zustande gekommen ist - diese Kunden werden sinnvollerweise separat erfasst. Die tägliche, wöchentlich und monatliche Kundenzahl ist die elementare Information schlechthin. Wer ganz exakt vorgehen möchte, kann die Werte mit den tatsächlichen Öffnungszeiten in Stunden abgleichen, weil sich feiertagsbedingte Schwankungen ergeben.

• Die Erfassung der einzelnen Umsatzsegmente in der Offizin (ohne Spezialsegmente wie Versand, Speziallabor etc.): Es kommt nach wie vor vor, dass sich Privatrezepte unter „Barverkäufen“ wiederfinden, sodass die Abgrenzung zum OTC- und Freiwahlgeschäft schwierig wird. Die Unterteilung in GKV- und Privatrezepte, OTC-Verkauf und Freiwahl sollte das Minimum sein. Das Auseinanderdividieren in verschreibungspflichtig, Non-Rx, Arzneimittel oder Nichtarzneimittel usw. kann mittels der EDV leicht anhand der Kennzeichen des Stammdatensatzes selbst vorgenommen werden, wenn die anfängliche Zuordnung stimmt.

• Die Erfassung des Rohertrages: Sind die Umsatzsegmente ausgewiesen, kann der Rohertrag ermittelt werden. Dabei eventuelle Rabattaktionen oder „aus der freien Hand“ gewährte, spontane Kundenrabatte nicht vergessen! Vorsicht Falle: Auch zeitlich befristete Aktionen und niedrigere Preise sollten zeitnah in der EDV nachgeführt werden.

Damit die Roherträge zutreffend ausgewiesen werden können - einschließlich Stückerträgen, Packungswerten usw. -, müssen die Rabatte und Bezugskonditionen exakt eingepflegt werden. Zumindest diejenigen, die sich in Prozent oder Euro beziffern lassen. Das Gleiche gilt für Retouren und Gutschriften. Vorsicht Falle: Bei der „Durchmischung“ bei Einkauf eines Artikels zu verschiedenen Bezugskonditionen muss zumindest der stückzahlmäßig gewichtete Einkaufswert von der EDV ermittelt werden können.