05.01.2009 | Betriebsprüfung

Die neuen Prüfungsmethoden mit Datenzugriff und Software IDEA

Die Prüfungssoftware „IDEA“ der Finanzverwaltung erlaubt Betriebsprüfern heute neben einer betriebswirtschaftlichen Überprüfung auch eine Plausibilitätsprüfung der EDV-gesteuerten Buchführung von Apotheken. Vor allem aber haben die Prüfer inzwischen auch gelernt, die Chancen der modernen EDV immer besser zu nutzen. So können sie mit Hilfe der für sie verfeinerten Computerprogramme viele steuerrelevanten Daten herausfiltern und zu einem Zeitreihenvergleich zusammenstellen, sodass die Prüfungsdauer verkürzt und die Prüfungstiefe bestimmt werden können.  

Die rechtliche Seite

Bereits seit dem Jahr 2002 hat die Finanzverwaltung die rechtliche Möglichkeit zur digitalen Betriebsprüfung („Apotheker Berater“ Nr. 5/2005. S. 2; Nr. 5/2007, S. 12 ff.). Grundsätzlich ist der Datenzugriff durch die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (Urteil vom 26.9.2007, Az: I B 53,54/07) und mehrerer Finanzgerichte (Finanzgericht [FG] Düsseldorf, Urteil vom 5.2.2007, Az: 16 V 3454/06; FG Hamburg, Urteil vom 13.11.2006, Az: 2 K 198/05; FG Thüringen, Urteil vom 20.4.2005, Az: III 46/05) bestätigt worden, weil sich im sachlichen Umfang bei der digitalen Betriebsprüfung gegenüber einer Betriebsprüfung in Papierform nichts geändert hat. Dabei können die Prüfer wählen zwischen:  

• dem mittelbaren Datenzugriff: Hierbei wertet der Apotheker bzw. sein Steuerberater die steuerlich relevanten Daten nach Vorgabe des Prüfers maschinell aus und überlässt sie diesem anschließend im Nur-Lesezugriff. Der Prüfer selbst darf also nur auf die im EDV-System bereits vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten zurückgreifen;

• dem unmittelbaren Datenzugriff: Für den Nur-Lesezugriff wird die EDV-Buchführung dem Prüfer überlassen, der vorhandene Auswertungsprogramme des apothekeneigenen EDV-Systems zum Filtern und Sortieren der steuerlich relevanten Daten verwenden kann. Vorhandene Daten darf er dabei aber nicht verändern;

• der Datenträgerüberlassung: Der Apothekeninhaber überlasst dem Prüfer die steuerlich relevanten Daten auf einem Datenträger (CD-Rom/DVD). Mit dem auf seinem Laptop installierten Analyseprogramms kann der Betriebsprüfer die überlassenen maschinell lesbaren Daten auswerten. Diese Methode hat sich in der Praxis inzwischen eingespielt. Bei den meisten EDV-Buchführungssystemen ist das auch kein Problem mehr.

Die Prüfungsmethoden

Bei der Auswertung der Datenbestände wenden die Betriebsprüfer die eigene Software IDEA an. Mit Hilfe sogenannter Prüfungsroutinen des Programms untersuchen sie die Apotheken-Buchführung auf Plausibilität. Dabei können die Prüfer auch eine statistische Überprüfung von großen Datenmengen vornehmen, die ihnen mit den herkömmlichen Prüfungsmethoden allein vom Zeitaufwand her nicht möglich waren. Außerdem stehen weitere mathematisch-statistische Überprüfungen zur Verfügung. So sind beispielsweise folgende Auswertungen möglich: