01.06.2006 | Bilanzierung
Kosten zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen sind rückstellungsfähig
Nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung ist ein Kaufmann verpflichtet, Geschäftsunterlagen sechs bzw. zehn Jahre lang aufzubewahren (Einzelheiten dazu: „Apotheker Berater“ Nr. 1/2006, S. 12, und Arbeitshilfe unter www.iww.de, Online-Service). Diese Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Eintragungen gemacht wurden oder Belege entstanden sind. In Höhe der zu erwartenden Kosten für die Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen ist im Jahresabschluss eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Für die Bewertung sind sämtliche Einzelkosten sowie ein angemessener Teil der Gemeinkosten maßgebend.
Rückstellungsfähig sind beispielsweise anteilige Grundstücksaufwendungen wie AfA, Miete, Reinigung und Instandhaltung; Gebäudeversicherung, Grundsteuer, Schuldzinsen; Betriebsausgaben und AfA für die Einrichtungen im Archiv; anteilige Personalkosten für Aufbewahrungsräume und interne und externe Kosten für Archivierung, Sicherung und Lesbarmachung der Datenbestände.
Nicht rückstellungsfähig sind dagegen erst künftig anfallende Aufwendungen wie eine Archiverweiterung, der Kauf weiterer Ordner und Regale oder die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Gleiches gilt für Dokumente, die grundsätzlich nicht oder wegen Zeitablauf nicht mehr aufbewahrungspflichtig sind, aber weiter vorrätig gehalten werden sollen. Insoweit müssen die Kosten aufgeteilt werden.
Hinweis: Die Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist nicht abzuzinsen, da die Verpflichtung zur Archivierung mit dem Entstehen der Belege beginnt.
