26.05.2015 · Fachbeitrag · Buchführung

Zugriff auf Kassendaten einer Apotheke im Rahmen einer Außenprüfung

von RA und FA StrafR Prof. Dr. Carsten Wegner, Kanzlei Krause & Kollegen, Berlin

| Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) verpflichten Einzelhändler wie zum Beispiel Apotheker, im Rahmen der Zumutbarkeit sämtliche Geschäftsvorfälle einschließlich der über die Kasse bar vereinnahmten Umsätze einzeln aufzuzeichnen. Verwendet ein Apotheker eine PC-Kasse, die detaillierte Informationen zu den einzelnen Verkäufen aufzeichnet und eine dauerhafte Speicherung ermöglicht, so sind die damit bewirkten Einzelaufzeichnungen auch zumutbar (Bundesfinanzhof [BFH], Urteil vom 16.12.2014, Az. X R 42/13, Abruf-Nr. 176203 ). |

Sachverhalt

Die Klägerin erzielte in den Streitjahren 2007 bis 2009 gewerbliche Einkünfte aus dem Betrieb einer Apotheke. Sie war nach §§ 238 ff. Handelsgesetzbuch (HGB) buchführungspflichtig und verwendete ein speziell für Apotheken entwickeltes PC-gestütztes Erlöserfassungssystem mit integrierter Warenwirtschaftsverwaltung. Die Tageseinnahmen wurden über modulare PC-Registrierkassen erfasst, dann durch Tagesendsummenbons (Z-Bons) mit anschließender Nullstellung ausgewertet und als Summe in ein manuell geführtes Kassenbuch eingetragen.

Das Finanzamt ordnete für die Streitjahre eine Außenprüfung bei der Apothekerin an. Zusammen mit der Prüfungsanordnung bat es um die Vorlage der gegebenenfalls in elektronischer Form gefertigten Buchhaltung auf einem maschinell verwertbaren Datenträger. Zur Prüfungsvorbereitung forderte der Prüfer zudem, bestimmte Daten aus dem Warenwirtschaftssystem - unter anderem die „Einzeldaten der Registrierkasse (Journal der EDV-Kasse sowie Daten der Z-Bons)“ und die „Einzeldaten des Warenverkaufs“ - in elektronisch verwertbarer Form vorzulegen. Die Apothekerin übersandte daraufhin eine CD mit Daten des Kassensystems. Die Datei mit der Einzeldokumentation der Verkäufe hatte sie zuvor entfernt, da sie der Ansicht war, das Finanzamt habe kein entsprechendes Zugriffsrecht.