07.10.2024 · Fachbeitrag · E-Rechnung

Die E-Rechnung kommt: Akuter Handlungsbedarf für Apotheker?

von Dipl.-Finanzwirt Marvin Gummels, Hage

| Für einen nicht unerheblichen Bereich seiner Umsätze stellt der Apotheker Rechnungen in Papierform aus. Und auch Eingangsrechnungen kommen in der Apotheke meistens in Papierform oder per E-Mail als PDF an. Doch damit ist ab 2025 Schluss, da dann die neu eingeführte E-Rechnung zu nutzen ist. Doch was ist die E-Rechnung überhaupt und welche Rechnungsvorgänge sind konkret betroffen? Gibt es Ausnahmen? Muss sofort ab dem 01.01.2025 gehandelt werden und gibt es Übergangsregelungen? AH geht diesen wichtigen Praxisfragen auf den Grund. |

Bisher: Vorrang für eine Rechnung in Papierform

Bis zum 31.12.2024 bleibt alles beim Alten. Das bedeutet, dass über Ausgangs- und Eingangsumsätze der Apotheke eine Rechnung in Papierform zu erteilen ist. Nur mit Zustimmung des Empfängers kann durch eine elektronische Rechnung, z. B. mit einem als Mail versandten PDF, abgerechnet werden. Der Nachteil der Papierrechnung: ein hoher Kostenfaktor und Bürokratieaufwand.

Neu: E-Rechnung zur Digitalisierung der Unternehmensprozesse

Die ab 01.01.2025 neu eingeführten E-Rechnungen können kostengünstiger versendet werden als Papierrechnungen und ermöglichen eine automatisierte Übernahme der Daten in das Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssystem der Apotheke. Das spart durch die entfallende Datenerfassung Zeit ‒ ganz zu schweigen von den Papier- und stetig steigenden Portokosten. Die neu zu verwendende E-Rechnung besteht nämlich nur aus einem strukturierten elektronischen Format, das gemäß § 14 Abs. 1 Nr. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen (RL 2014/55/EU vom 16.04.2014) entspricht. Beispiele hierfür sind die Rechnungen nach dem XStandard und als hybrides Format die ZUGFeRD-Rechnung ab Version 2.0.1. Auch ausländische Formate entsprechen diesen Standards, wie FatturaPA (Italien) oder Factur-X (Frankreich).