· Fachbeitrag · Steuertipps
Steuern sparen mit Telefon, Internet und IT
von Dipl.-Volkswirt Klaus Linke, Brietlingen
| Viele Steuerzahler - darunter auch Apotheker und ihre Arbeitnehmer - nutzen das privat angeschaffte Festnetz- oder Mobiltelefon sowie IT-Geräte und telefonieren bzw. surfen im Internet von zuhause aus auch für berufliche Zwecke. Sofern das „in erheblichem Umfang“ geschieht, können die anteiligen Kosten für die berufliche Nutzung als Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden. Sie müssen dem Finanzamt allerdings nachweisen, dass Sie den heimischen Computer, Telefone und andere Geräte nicht nur zu Ihrem Privatvergnügen nutzen. |
Telefon, Handy und Internet
Unter die Telefon-, Handy- und Internetkosten fallen Gesprächsgebühren, Gebühren des Anschlusses, Instandhaltungskosten und Reparaturen sowie Anschaffungskosten der Geräte und von notwendigen Ergänzungen (zum Beispiel Router). Was häufig nicht bekannt ist: Absetzbar sind auch der berufliche Anteil der Grundgebühr und der Flatrategebühr sowie die Gebühren für das berufliche Versenden von Telefaxen, die Mietkosten bzw. der gegebenenfalls abzuschreibende Kaufpreis für eine beruflich genutzte Telefonanlage, anteilige Anschluss- und Bereitstellungskosten und beruflich bedingte Reparaturkosten.
Wird der Anschluss für Telefon und Internet ausschließlich beruflich genutzt, können die dafür aufzuwendenden Kosten steuerlich voll als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Die Kosten müssen aber in Ihrem Büro oder Lager anfallen, nicht etwa im privaten Haushalt. Sie sind in die Buchhaltung aufzunehmen und werden als betriebliche Kosten dargestellt. Häufig ist auch die darauf entfallende Umsatzsteuer absetzbar.
Achtung | Für den Fall der ausschließlich beruflichen Nutzung müssen die Internetkosten des privaten Anschlusses separat auf der Rechnung aufgeführt sein. Es sollte deshalb ein Tarif gesucht werden, der die Kosten für Telefon und Internet getrennt aufführt.
Geltendmachung in der Steuererklärung
Überwiegend werden Telefon, Handy und Internet privat und geschäftlich genutzt. Hier gibt es zwei Möglichkeiten, die berufsbedingten Telekommunikationskosten in Ihrer Steuererklärung geltend zu machen: die Pauschalrechnung und die Abrechnung mit Aufzeichnungen.
Pauschale Abrechnung
Will oder kann man einen ausführlichen und detaillierten Kostennachweis nicht erbringen, können die angefallenen Telefonkosten nur pauschal von der Steuer abgesetzt werden. Hier werden dann aber nur maximal 20 Prozent der Gesamtkosten und maximal ein Betrag von 20 Euro monatlich anerkannt. Der Höchstbetrag bezieht sich auf den monatlichen Rechnungsbetrag der Telefongesellschaft. Einmalige Aufwendungen, die nicht in Ihrer Monatsrechnung auftauchen (zum Beispiel Reparatur- oder Anschaffungskosten), gehören nicht zur Höchstbetragspauschale. Es muss jeder Monat getrennt mit dem Finanzamt abgerechnet werden.
Wenn man den privaten Internetanschluss auch beruflich nutzt, kann man zusätzlich zu den Telefonkosten in jedem Fall 50 Prozent der Kosten steuerlich geltend machen. Man muss hier nur nachweisen, dass man den Privatanschluss überhaupt beruflich nutzt - Aufzeichnungen der Arbeitsstunden im Terminkalender genügen.
PRAXISHINWEIS | Wenn das Finanzamt beruflich bedingte Internetkosten nicht anerkennen will, sollte auf das Urteil des Niedersächsischen Finanzgerichts vom 17. Dezember 2009 (Az. 14 K 125/08, Urteil unter www.dejure.org) verwiesen werden. Hier wurde entschieden, dass Internetkosten zusätzlich zu den Telefonkosten abzugsfähig sind, wenn die Aufwendungen in der Rechnung getrennt ausgewiesen werden. |
Einzelverbindungsnachweis
Betreibt der Apotheker zum Beispiel ein Home Office und/oder wird der Anschluss auch von Familienmitgliedern privat genutzt, kann er durch einen Einzelverbindungsnachweis - eine Art Gebühren-Fahrtenbuch - steuerlich noch mehr absetzen. Er muss hier die beruflich bedingten Kosten mit Datum, Zielperson (Name und Nummer des Empfängers - auch bei Faxen), Grund des Gesprächs bzw. Faxes, Dauer und Kosten aufzeichnen und in Relation zur Gesamtsumme stellen. Es genügt, wenn er hier einen Zeitraum von drei zusammenhängenden Monaten darstellt. Den Zeitraum kann er frei wählen.
MERKE | Der Aufwand eines Einzelverbindungsnachweises lohnt sich nur, wenn die beruflichen Gesprächskosten die 20-Euro-Pauschale deutlich überschreiten. |
Hinweis | Eine Einzelverbindungsaufstellung erhält man von seiner Telefongesellschaft.
IT-Kosten
Wer den privat angeschafften Computer, Drucker, Monitor, das Modem, die Videokamera und andere Geräte der Informationstechnologie in erheblichem Umfang für seine berufliche Tätigkeit nutzt, kann auch diese Anschaffungskosten inklusive der Umsatzsteuer steuerlich geltend machen. Sind die Anschaffungskosten höher als 410 Euro, müssen sie über drei Jahre verteilt abgeschrieben werden. Für Faxgeräte beträgt der Abschreibungszeitraum sechs Jahre. Auch Verbrauchsmaterial - zum Beispiel Papier, Toner - ist abzugsfähig. Hier ist für die Anerkennung ebenfalls eine dreimonatige Aufzeichnung der beruflichen Kosten hilfreich. Ist der Nachweis nicht möglich, akzeptieren die Finanzämter - sofern das Berufsbild im Prinzip zur Computerarbeit passt - eine Aufteilung von 50 Prozent beruflich und 50 Prozent privat.
