· Kanzleimanagement
Fünf gewinnt: Diese Tools helfen im Kanzleialltag
| Das Befassen mit LegalTech bedeutet nicht nur, sich mit Risiken von Geschäftsmodellen auseinanderzusetzen, die im Anwaltsterritorium „wildern“, oder aufwändige Softwarelösungen anzuschaffen, die die Rechtsberatung revolutionieren. Nein, oft sind es die kleinen Dinge, die LegalTech zu „Anwalts Liebling“ machen können. Fünf davon stellt Ihnen der folgende Beitrag vor. |
1. SyncManager 2018: Kanzleidaten schnell und zuverlässig synchronisieren
Mit der neuen Version des SyncManager 2018 (www.abelssoft.de/de/windows/Helferchen/SyncManager) steht Anwälten eine effiziente und günstige Software zur Verfügung, um Datenträger rasch zu synchronisieren. Ordner werden automatisch abgeglichen und 1:1 von externen Speichermedien wie Digitalkameras, USB-Sticks oder externen Festplatten auf den Kanzlei-PC gespiegelt. So wird wertvolle Arbeitszeit gespart, da sie nicht automatisch einen Abgleich vornehmen und kontrollieren müssen. Wenn Sie Synchronisationsaufträge anlegen, werden diese fortlaufend automatisch durchgeführt, z. B. sobald ein definiertes Gerät an den Computer angeschlossen wird. Dies kann entweder manuell nach Bedarf oder programmiert täglich oder wöchentlich geschehen.
Das Programm eignet sich für Kanzleien, die häufig unterwegs größere Datenbestände auf Speichermedien erhalten und diese nicht in der Cloud oder per E-Mail an ihre Mitarbeiter senden wollen. Kehrt der Anwalt z.B. von einem Termin zurück, kann er seinen USB-Stick an die Angestellten reichen, die dann bequem die auf dem Datenträger neu hinzugekommenen Dateien auf den Kanzlei-PC spiegeln.
Der SyncManager 2018 kann ab Windows 7 verwendet werden kostet 29,90 EUR und enthält sechs Monate lang kostenlose Updates. Das Programm wird auch in einer kostenlosen 30-Tage-Testversion angeboten.
2. Schon jetzt durchsuchbare PDF erstellen (OCR)
Nicht jede Kanzlei hat eine teure PDF-Suite von Adobe oder anderen Anbietern. Zwar sind Anwälte erst ab dem 1.7.19 verpflichtet, ausschließlich durchsuchbare PDF-Dateien zu übermitteln, also Dateien, die im OCR-Standard (Texterkennung) erstellt wurden. Allerdings sollte diese Frist nicht unbedingt ausgeschöpft werden. Denn wer schon jetzt obligatorisch durchsuchbare PDF erzeugt, wird später auch nicht mehr ältere Dateien umwandeln müssen, falls er sie doch bei Gericht einreichen muss.
Es gibt zahlreiche Programme, die durchsuchbare PDF-Dateien erstellen bzw. sie konvertieren können. Und wer sich derzeit oder im kommenden Jahr ein neues Scan- oder Multifunktionsgerät zulegen will, sollte darauf achten, dass die Software die Texterkennung unterstützt und auch ein aktueller USB-Standard (3.0) für eine schnelle Datenübertragung sowie Duplexbetrieb (Vorder- und Rückseite in einem Arbeitsgang einscannen) unterstützt werden.
Wollen Sie eine Word-Datei auch als PDF-Datei speichern, müssen Sie beim Speichern „PDF“ wählen und dann noch einmal unter „Optionen“ das Häkchen bei „PDF/A-kompatibel“ aktivieren.
Entsprechende Software wird z. B. von Nuance und IT-SCom angeboten (www.nuance.de/products/pdf-reader/index.htm, www.convert2pdf.de/index.php). Teure und leistungsstarke Werkzeuge sind ggf. nur sinnvoll, wenn häufig und komplexe Dokumente mit unterschiedlichen Darstellungen erstellt werden müssen.
Adobe bietet übrigens eine kostenlose Scan-App an, mit der mit Smartphone oder Tablet aufgenommene Fotos als durchsuchbare PDF gespeichert werden („Adobe Scan“ für Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.adobe.scan.android, oder iOS: https://itunes.apple.com/de/app/adobe-scan-dokumente-als-pdf-scannen/id1199564834?mt=8)
PRAXISHINWEIS | Problematisch bleibt es bei PDF-Dokumenten, die von Mandanten oder anderen Dritten eingereicht werden. Denn diese sind nicht immer durchsuchbar. Zwar können Sie noch bis zum 30.6.17 auch nicht durchsuchbare Dateien bei Gericht einreichen. Zumindest aber können Sie die Übergangszeit nutzen, um zum einen Mandanten auf die notwendige Form hinzuweisen (PDF-Dateien möglichst nur im PDF/A-Format einreichen). Zum anderen können Sie zum Ablauf der Übergangsfrist organisieren, dass eingehende PDF-Dateien direkt geprüft oder automatisch konvertiert werden. |
3. Firefox unterstützt sicheres digitales Arbeiten im Büro
Die letzten Statistiken zeigen: Der Google-Browser Chrome ist der Platzhirsch unter Internet-Nutzern. Dabei schlummern in alternativen Browsern immer noch leistungsstarke Alternativen, sodass man nicht zwingend mit dem Netznavigator des Datensammlers unterwegs sein muss. Der kürzlich grundlegend überarbeitete Firefox-Browser ist nicht nur schneller geworden, sondern bietet zahlreiche Erweiterungen für Ihren geschützten Aufenthalt im Netz, ob nun auf dem Desktop-PC im Büro oder unterwegs mit dem Smartphone. Eine wichtige Funktion darunter: Firefox Sync (https://support.mozilla.org/de/kb/wie-richte-ich-firefox-sync-ein), mit der Sie Daten und Einstellungen (z.B. Lesezeichen, Passwörter und Chronikverläufe) aller eigener Geräten teilen können. Was Sie unterwegs auf ihren mobilen Geräten für ein Mandant recherchiert haben, können Sie später einfach auch im Browser an Ihrem PC sofort sehen und besuchte Seiten wiederaufrufen.
PRAXISHINWEIS | Der Firefox bietet weiterhin umfangreiche Sicherheits- und Schutzfunktionen, die Sie unter Einstellungen => Datenschutz finden und kann mit zahlreichen Erweiterungen ein abgeschirmtes Surfen im Internet noch verbessern (Übersichten: https://addons.mozilla.org/de/firefox/extensions/privacy-security, https://support.mozilla.org/de/products/firefox/protect-your-privacy). |
4. Mavora: Mächtiges Anwaltstool für sichere Kommunikation
Die kürzlich von der SOLE Software GmbH vorgestellte Web-Plattform MavoRA („Mail vom Rechtsanwalt) wurde speziell für Rechtsanwälte entwickelt, die allein mit dem Browser genutzt wird (https://mavora.de). Eine Software muss gar nicht erst installiert werden.
Einfach zu bedienen, regelmäßig aktualisiert und mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ermöglicht das Tool einen zuverlässigen Datenaustausch mit Mandanten. Die Akten werden auf der Plattform online verwaltet und Nachrichten, Dokumente oder sonstige Dateiformate mit Mandanten ausgetauscht, indem sie beispielsweise via Drag & Drop hochgeladen werden. Bereits im Browser werden die Daten verschlüsselt. Per E-Mail wird der empfangende Mandant benachrichtigt, der dann mit eigenen Zugangsdaten zugreifen und dem Anwalt direkt antworten kann. Neben einem kostenlosen Testtarif wird ein Standardtarif angeboten (50 Akten, 5 GB Speicherplatz, 22,50 EUR/ Monat inkl. MwSt.). Ein Zusatzpaket mit jeweils 50 Akten kostet jeweils zusätzlich 5,90 EUR/Monat inkl. USt. Sofern nicht individuell anders vereinbart, sind die Angebote mit einer Frist von sechs Wochen zum jeweiligen Quartalsende kündbar.
5. Wieder da: Facebook-Umfragen als Tool für Mandantenbindung
Früher gab es sie schon einmal, dann waren sie verschwunden, nun sind sie wieder da: Facebook hat das Umfrage-Tool wieder zurückgebracht. Wenn Sie für Ihre Kanzlei eine Facebook-Seite pflegen, erfahren Sie über Interessen und Wünsche der Mandanten mehr und stärken die Bindung an die Kanzlei.
Eine kostenlose Umfrage auf Facebook können Sie mit wenigen Klicks erstellen: https://apps.facebook.com/meine-umfragen/start. Sie geben der Umfrage einen Titel, formulieren einen kurzen Text und bieten vorformulierte Antworten zum Anklicken an. Die Umfrage kann mit verschiedenen Fragetypen ausgestattet werden. Auch mittels einer Skala (von 1 bis 5), einer Sternebewertung oder einer Rangliste können die Teilnehmer abstimmen. Achten Sie darauf, am Ende (Schritt 3) auch Ihre Kanzlei-Seite auszuwählen, auf der die Umfrage erscheinen soll. Die Vorschau-Ansicht erlaubt Ihnen, Fehler zu korrigieren, bevor Sie die Umfrage endgültig freischalten.
PRAXISHINWEIS | Es müssen keine Umfragebögen mehr im Büro erstellt, ausgedruckt und ausgelegt oder verschickt werden. Es wird Ihnen sogar Arbeit abgenommen: Die Umfrage wird automatisch optimiert für mobile Geräte angezeigt, falls Mandanten sie auf dem Smartphone oder Tablet aufrufen und ausfüllen. |
Das Umfrage-Tool gibt Ihnen eine praktische Möglichkeit, auf digitalem Weg an wichtige Informationen zu gelangen: Welche Themen interessieren Ihre Mandanten? Würden sie es z. B. schätzen, wenn die Anwälte Hausbesuche anbieten oder Webinare bzw. eine Video-Beratung anbieten, falls Mandanten körperlich eingeschränkt sind. Sie können auch auf Ihrer Website oder in einem Newsletter auf die Umfrage hinweisen und damit auch die Fan-Zahl Ihrer Facebook-Seite erhöhen.
