· Kanzleimanagement
Homeoffice für Kanzleimitarbeiter ‒ digital, aber auch sicher unterwegs?
| Angesichts der Corona-Krise schicken viele Unternehmen und Kanzleien ihre Mitarbeiter ins Homeoffice. Der direkte Austausch im Büro erfolgt dann durch Telefon- und Videoanrufe sowie virtuelle Meetings. Dabei sollten sichere Kommunikationskanäle genutzt werden. Genau dies geschieht oft nicht. Anwälte sollten außerdem spätestens jetzt darauf achten, dass Mitarbeiter eigene beA-Karten erhalten. |
1. Miteinander reden ‒ auf sicheren Kanälen
Das trifft aktuell viele Unternehmen: Mitarbeiter werden in Kurzarbeit geschickt und kurzfristig müssen stabile Lösungen für daheim tätige Mitarbeiter geschaffen werden. Dabei sehen sich Arbeitgeber zusätzlichen organisatorischen Fragen gegenüber. Kein Homeoffice kommt ohne Internet und den fernmündlichen Austausch aus. Die alte Debatte um den Datenschutz, die sich beispielsweise oft am Einsatz von Messenger-Diensten entzündete, erweitert sich nun um den Heimarbeitsplatz. Viele kleinere Büros und Unternehmen hatten bislang überhaupt keine Homeoffice-Kultur und müssen nun rasch entsprechende Arbeitsmodelle konzipieren. Ein regelmäßiger Austausch ist hier notwendig, allein um sich über die täglichen Arbeitsfortschritte und die Entwicklung von gleichzeitig bearbeiteten Projekten abzustimmen. Häufig kommt das Videodienst-Tool Zoom zum Einsatz, was nicht ohne Tücken ist. Kürzlich wurden neue Datenschutz-Vorwürfe gegen den Anbieter laut. Gegenüber dem Handelsblatt sagt der Hamburger Datenschützer Johannes Caspar: „Die Nachrichtenlage um Zoom ist derzeit durchaus beunruhigend. Hier sollte jeder, der Zoom anwendet, sich fragen, ob man dem Unternehmen in punkto Datenschutz und Datensicherheit vertrauen kann“.
Wer sich ins Homeoffice zurückzieht, kann aber auf praktische Alternativen zurückgreifen, die den Datenschutz hoch gewichten. Stashcat oder Jitsi sind z. B. Lösungen, die hier punkten und für den Austausch sensibler mandatsbezogener Dokumente oder die Kommunikation mit Mandanten verfügbar sind. Und auch die auf dem Smartphone beliebten Messenger-Dienste müssen am Bildschirm daheim nicht außen vor bleiben. Mitarbeiter können auf die Desktop-Versionen von Threema und Signal zurückgreifen, die für ihren Datenschutz bekannt sind. Dabei können die bestehenden Kontakte aus dem Smartphone importiert werden und anschließend bequem per Tastatur und großen Bildansichten kommuniziert werden.
PRAXISTIPP | Der Anwaltverein hat eine FAQ-Liste zum Umgang mit der Corona-Krise zusammengestellt, in der sich auch Hinweise für die Organisation des Homeoffice finden. Sofern noch nicht vorhanden, sollten Anwälte jetzt beA-Mitarbeiterkarten für Kanzleimitarbeiter beantragen, damit diese unabhängig vom Anwalt oder anderen Mitarbeitern auf das beA mit den eingeräumten Rechten zugreifen können. |
2. Besondere elektronische Anwaltspostfächer (beA): Der große Auftritt der Mitarbeiterkarten
Auch wenn die besonderen elektronischen Anwaltspostfächer zuletzt wieder mit Störungen von sich reden machten, spielt das beA gerade in der Abwesenheitskultur des Homeoffice seine Stärken aus. Viele Anwälte mögen bislang nicht davon Gebrauch gemacht haben, für ihre Fachkräfte sogenannte Mitarbeiterkarten zu bestellen. In der aktuellen Situation sind diese Karten sinnvoll, denn so können Mitarbeiter auch in der Kanzlei mit dem beA arbeiten, wenn der Anwalt seine Akten im Homeoffice bearbeitet oder erkrankt. Wenn eine große Zahl oder sogar alle Kanzleimitarbeiter über eine Karte verfügen, kann unabhängig voneinander auf das beA zugegriffen werden.
Weiterführende Hinweise
- Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI): Homeoffice? ‒ Aber sicher
